Betrügerische Spesenabrechnungen: Um was geht es?
Es gibt viele, die es mit gefälschten Restaurant-Spesenabrechnungen versuchen, aber auch bei den Fahrtkosten werden schnell ein paar mehr Kilometer angegeben als gefahren worden sind. Doch wer mit einem oder mehreren Freunden zum Mittagessen geht und dies anschließend als Geschäftsessen ausgibt, um eine Rückerstattung von der Firma zu verlangen, handelt betrügerisch und kann zum Angeklagten werden. Aber Restaurants und höhere Reisekosten sind nicht die einzige Quelle für Spesenabrechnungsbetrug. Einige Mitarbeiter beschenken beispielsweise ihre Lieben, indem sie die Gaben als „Kundengeschenke“ ausgeben.
Kurz gesagt, viele Betrugsmethoden sind möglich und die einzige bestehende Grenze scheint die Vorstellungskraft ihrer Erfinder zu sein.
Welche Auswirkungen hat dies für das Unternehmen?
Laut einer Studie zu Reisekostenabrechnungen des Marktforschungsinstituts Opinium Research hatte über die Hälfte der Deutschen (53 %) kein Problem mit einer falschen Reisekostenabrechnung und fand im Durchschnitt eine wissentlich falsche Abrechnung mit einem Betrag von bis zu 106 Euro akzeptabel.
Dies bedeutet für Unternehmen erhebliche Kosten, auf die sie gemäß des Arbeitsrechts mit einer Abmahnung oder gar einer fristlosen Kündigung reagieren können. Abgesehen davon, dass diese Betrügereien das Unternehmen Geld und Zeit kosten und die Arbeitnehmer bereichern, gibt es andere Risiken und Probleme, die es zu berücksichtigen gilt.
Betrügerische Spesenabrechnungen in den Konten des Unternehmens können im Rahmen einer Steuerprüfung strafbar sein. Selbst falsche Kilometerangaben in der Steuererklärung können als Steuerhinterziehung gelten und strafrechtliche Folgen in Form von Geldbußen oder -strafen nach sich ziehen.
Welche Lösungen gibt es zur Betrugsbekämpfung?
Hier sind einige Lösungen, um Sie in Ihrem Unternehmen vor dieser Art von Verhalten zu schützen:
- Augen auf: Achten Sie beispielsweise auf zeitliche Ungereimtheiten (Mahlzeiten am Wochenende usw.), verdächtige Werte (starke Überschreitung der genehmigten Obergrenze, Inkonsistenz auf den Belegen) u. Ä. und überprüfen Sie diese.
- Definieren Sie eine Geschäftsausgabenrichtlinie: Definieren Sie, was internen Betrug darstellt, und bestehen Sie darauf, dass sich jeder, der von diesen Regeln abweicht, strafbar macht.
- Nutzen Sie Bankkarten mit Obergrenzen, die das einzig zulässige Zahlungsmittel für Ihre Mitarbeiter sind.
Mooncard: die 3-in-1-Lösung gegen Spesenabrechnungsbetrug
Mooncard bietet eine zuverlässige und vollständig konfigurierbare Lösung, bestehend aus einer Corporate card, die sich um alle Ihre beruflichen Ausgaben kümmert, einer Verwaltungsanwendung zum Verwalten und Verfolgen Ihrer Ausgaben sowie einer Software für die automatisierte Reisekostenabrechnung und deren Integration in die restliche Buchhaltung.
- Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit einer Mooncard aus und konfigurieren Sie diese nach ihren Bedürfnissen. Die Karte ist ideal, um sogenannte „verdächtige“ Aktivitäten zu kontrollieren und dadurch die Möglichkeit von Betrug zu verringern.
- Legen Sie ein Ausgabenlimit, die Nutzungstage und viele weitere Einschränkungen fest, um betrügerische Ausgaben zu vermeiden. Mit mehr als 60 Kriterien können Sie die Rechte und den Zugriff Ihrer Mitarbeiter vollständig konfigurieren.
- Aktivieren Sie den Modus der Genehmigung oder Ablehnung von Ausgaben.
- Erhalten Sie Benachrichtigungen, sobald ein Mitarbeiter das festgelegte Ausgabenlimit überschreitet oder Ausgaben kontrolliert werden müssen.
- Konsultieren Sie die Ausgaben aller Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit: Betrag, Art der Ausgaben, Verwendungsdatum.
- Die papierlose Reisekostenabrechnung wird automatisch mit Informationen aus der Banktransaktion vorausgefüllt: Sie sind daher 100 % zuverlässig und fälschungssicher.
Übrigens: Der deutsche Gesetzgeber erlaubt eine digitale Aufbewahrung von Reisekostenabrechnungen und erleichtert so die effiziente Verwaltung von Abrechnungen.
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