Warum eine Reisekostenabrechnungs-Software verwenden?
Für einen CFO oder einen Büroleiter kann die Verwaltung der Spesenabrechnungen seiner Teams schnell sehr zeitaufwändig und damit kostenintensiv werden. Mit der Reisekostenabrechnungs-Software können Sie dieses Problem effektiv lösen und von diesen Vorteilen profitieren:
- Vereinfachung Ihrer Verwaltungsverfahren: weniger Schritte, weniger menschliche Eingriffe und direktere Prozesse, daher eine schnellere und einfachere Reduzierung versteckter Kosten;
- Vermeidung von falschen Reisekostenabrechnungen und Datenverlusten, die exponentielle Kosten verursachen können. Tatsächlich führt die manuelle Verwaltung von Spesenabrechnungen sehr oft zu Fehlern bei der Dateneingabe und der Berechnung der Fahrtkosten, zum Verlust von Spesennachweisen usw.;
- Papierlose Reisekostenabrechnung: Einsparung von Papier und Platz für die Aufbewahrung von Belegen;
- Die neuen Verwaltungslösungen ermöglichen es, die meisten Phasen des Verarbeitungsprozesses zu automatisieren: Erfassung, automatischer Rechnungsversand, automatische Erinnerung an fehlende Belege, automatische Umrechnung von Fremdwährungen, automatische Berechnung der Mehrwertsteuer und abzugsfähigen Mehrwertsteuer, automatische Berechnung der Kilometerpauschalen, Automatisierung der Buchungen usw.;
- Mehr Flexibilität: Die Software verfügt über den SaaS-Modus, d. h. sie ist zu 100 % online, was die Abfrage und Änderung von Daten überall und jederzeit auf jedem Medium ermöglicht;
- Bessere Überwachung von Spesenabrechnungen: Über Berichte und Dashboards haben Sie jederzeit einen klaren Überblick über die angefallenen Ausgaben, was zu einer besseren Verwaltung Ihres Budgets führt;
- Verknüpfung Ihrer täglichen Tools zur Kontrolle Ihrer Daten: Die Verbindung mit Ihrer Buchhaltungssoftware und Ihrem Informationssystem (IS) ermöglicht durch die Zentralisierung von Informationen eine sofortige Aktualisierung der Daten mit allen Ihren Abteilungen und auch die Verbindung mit Ihrem Terminkalender und Ihren externen Anwendungen führt zu einer Zentralisierung aller Informationen;
- Besseres Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter und Steigerung ihrer Produktivität: Ihre Mitarbeiter verschwenden weniger Zeit mit dieser administrativen Aufgabe, die sie neben ihren Hauptaufgaben durchführen müssen, und durch die Automatisierung von Spesenabrechnungen werden sie von diesem Stress befreit.
Zusammengefasst: Sie sparen Zeit und Geld und befreien sich und Ihre Mitarbeiter von einem zeitraubenden sowie nervenaufreibenden administrativen und mentalen Aufwand, wenn sie Reisekosten abrechnen.
Automatisierung von Spesenabrechnungen: Die Mooncard-Lösung
Bei der Auswahl der richtigen Software für Ihre automatisierte Reisekostenabrechnung stellt Ihnen Mooncard eine umfassende Lösung zur Verfügung. Im Gegensatz zu anderen Anbietern stellt sie nicht nur Software oder eine mobile App bereit, um die Verwaltung von Spesenabrechnungen zu erleichtern, sondern bietet eine All-in-One-Lösung. Hierbei werden Zahlungskarte und SaaS vereint, um die Buchhaltung zu optimieren:
Der Benutzer bezahlt direkt mit dieser Karte und Spesen werden somit in Echtzeit erfasst. Die durch diese Spesen generierten Spesenabrechnungen werden sofort nach erfolgter Zahlung automatisch vorausgefüllt und Belege automatisch in die Ausgaben integriert. Daher müssen sie sich keine Gedanken über den Verlust von Belegen oder falsch eingegebenen Daten machen und der Verantwortliche für die Verwaltung der Spesenabrechnungen erhält automatisch und in Echtzeit vollständige Informationen über alle angefallenen Ausgaben.
Gleichzeitig ist die mit der Corporate card verknüpfte Software auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten und bietet nicht weniger als 40 Funktionen, um die Kontrolle über die Verwaltung von Spesenabrechnungen zurückzugewinnen und den gesamten Support zu verbessern.
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