Welche Vorschriften und Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen gibt es?
Mitarbeiter, die im Auftrag des Unternehmens eine Dienstreise außerhalb der eigenen Stadt machen, müssen ihre Reisekosten abrechnen, wenn sie eine Rückerstattung der Kosten erwarten. Dabei ist die zuvor festgesetzte Frist für die Einreichung der Buchungsbelege und Rechnungen einzuhalten. Schließlich muss die Buchhaltung die Unterlagen nicht nur überprüfen und fristgerecht zurückerstatten, sondern sie muss auch eine korrekte Buchführung durchführen, um die Kosten bei der Steuererklärung steuerlich absetzen zu können. Neben lückenlosen Aufzeichnungen ist dabei auch die vom deutschen Steuerrecht für Geschäftsunterlagen vorgesehene Aufbewahrungspflicht zu beachten.
Die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen beginnen mit Ende des Kalenderjahres. In der Regel müssen die Dokumente laut §147 AO zehn Jahre aufbewahrt werden, es kann aber sein, dass in anderen Steuergesetzen eine kürzere Aufbewahrungsfrist für bestimmte Rechnungen gilt.
Die langen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen dienen nicht nur zur Vorlage beim Finanzamt, sondern können auch dem Arbeitgeber selbst bei späteren internen Kontrollen nützlich sein.
Alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente für die Reisekostenabrechnung können auch in digitaler Form archiviert werden. Dabei ist das Unternehmen allerdings verpflichtet, die Daten so zu speichern, dass sie selbst nach mehreren Jahren noch abrufbar und lesbar sind. Die elektronische Archivierung der Unterlagen kann beispielsweise auf externen Festplatten bzw. in der Cloud erfolgen.
Die Herausforderungen von Belegen in Papierform
Die Aufbewahrung von Belegen in Papierform ist mit mühsamer und kostspieliger Arbeit verbunden. Tatsächlich müssen auch Dokumente ausgedruckt werden, die ursprünglich papierlos waren (z. B. Buchungsbelege von Flug- oder Bahntickets). Die Archivierung einer großen Anzahl von Geschäftsunterlagen erfordert zudem ausreichend Platz, was in einigen Städten erhebliche Kosten verursachen kann. Hinzu kommt das ökologische Argument: Warum papierlose Buchungsbelege ausdrucken?
Eine Kontrolle von Papierdokumenten ist zudem sehr mühsam, selbst wenn die Dokumente vom Buchhalter des Unternehmens korrekt archiviert werden. Die von den Unternehmen vorzulegenden Dokumente sind nicht nur zahlreich, sondern auch in verschiedenen Größen und Farben vorhanden, was die Arbeit zusätzlich erschwert.
Dadurch kann die Verwaltung der Belege in Papierform leicht zu einer fehlerhaften Reisekostenabrechnung führen und sich damit auf die tatsächlichen Kosten von Spesenabrechnungen auswirken, denn schließlich müssen die Unterlagen in diesem Fall erneut geprüft werden. Insbesondere für eine auf den Euro genau zu begründende tatsächliche Erstattung müssen alle Belege korrekt sein, aber auch bei einer Pauschalvergütung ist der Einsatznachweis (ohne Belege) von den Unternehmen 10 Jahre lang aufzubewahren, denn das Finanzamt kann die Unterlagen sogar nach Jahren noch zur Vorlage anfordern.
Die elektronische Buchhaltung und ihre Vorteile
Der deutsche Gesetzgeber erlaubt eine elektronische Archivierung von Rechnungen. Allerdings müssen digitalisierte Unterlagen einer internen Kontrolle unterliegen, um ihre Verfügbarkeit und Integrität sicherzustellen. Hier kann eine Reisekostenabrechnungs-Software helfen, dem Benutzer die elektronische Buchführung zu vereinfachen.
Wenn Sie die Buchführung von Spesenabrechnungen automatisieren, können Sie von zahlreichen Vorteilen profitieren:
- Beschleunigung der Buchführung und Vereinfachung der Steuererklärung;
- Rückverfolgbarkeit der Dokumente aus buchhalterischer Sicht;
- Beseitigung des Problems der manuellen Archivierung von Unterlagen;
- Absicherung gegen den Verlust von Rechnungen.
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