Wie verwalte ich eine Reisekostenabrechnung?

Was macht eine gute Spesenabrechnung aus?

Eine Reisekostenabrechnung ist ein Dokument, welches vom Arbeitnehmer ausgefüllt und seinem Arbeitgeber ausgehändigt wird. Sie gibt eine Ausgabe an, die er mit seinen persönlichen Mitteln im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit getätigt hat und die er anschließend durch das Unternehmen erstattet haben möchte. Spesenabrechnungen sind dabei weder Einkommensteuer- noch Sozialversicherungspflichtig.

Bevor man auch nur über die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen im engeren Sinne nachdenkt, ist es wichtig, sich mit der Art und Weise zu befassen, wie sie zu erstellen sind, und mit dem rechtlichen Rahmen, in den sie fallen. Indem Sie unsere Tipps zum Schreiben einer guten Spesenabrechnung befolgen, machen Sie bereits einen ersten Schritt zur Optimierung dieses Prozesses.

Erstellen Sie eine Reisekostenrichtlinie

Vor dem Kauf muss der Mitarbeiter in der Lage sein eindeutig zu bestimmen:

• ob dieser Aufwand im Interesse der Gesellschaft erfolgt;
• ob er die in der Reise- bzw. Spesen- und Einkaufsrichtlinie des Unternehmens festgelegten Kriterien erfüllt. Dieser zweite Punkt impliziert, dass das Unternehmen eine klare Reise-, Spesen- und Einkaufsrichtlinie erstellt haben muss. In dieser muss jedes Element aufgeführt werden und klar sein, unter welchen Bedingungen es Anspruch auf Erstattung gibt.

Dies mag selbstverständlich erscheinen, doch kommt es nicht selten zu Konflikten zwischen Mitarbeitern und dem CFO (kaufmännischen Geschäftsführer) aufgrund einer schlecht durchdachten oder schriftlich festgehaltenen Reise-, Spesen- und Einkaufsrichtlinie.

Ebenso muss das Unternehmen sicherstellen, dass dieses Dokument für die Mitarbeiter leicht zugänglich ist, damit sie es schnellstmöglich lesen können. Dabei sollte es für mehr Transparenz in verständlicher Sprache verfasst sein. Alle Aktualisierungen dieses Dokuments müssen den Mitarbeitern mitgeteilt werden.

Identifizieren Sie die Art der Ausgaben

Es ist wichtig, die Art der Ausgaben klar zu identifizieren, um sie am besten kategorisieren zu können und die Erstattung der entstandenen Kosten möglicherweise zu antizipieren oder sogar einen Vorsteuerabzug zu nutzen.

Man kann 5 Arten von Ausgaben unterscheiden:

• Verpflegungskosten: Aufwendungen für den Verpflegungsmehraufwand, die dem Mitarbeiter für das Essen im Rahmen seiner Aufgaben entstehen (persönliche Verpflegung oder geschäftliche Mittag-/Abendessen); dabei können auch Verpflegungspauschalen genutzt werden.
• Fahrtkosten: Tickets, Rechnungen für Mietwagen usw.
• Kilometerpauschalen: Wenn der Mitarbeiter sein privates Fahrzeug für die Dienstreise nutzt.
• Übernachtungskosten: Hotelübernachtungen werden nur akzeptiert, wenn der Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Entstehung der Kosten mehr als 50 km oder mehr als 1,5 Stunden vom Wohnort entfernt ist.
• Sonstige Kosten: Sonstige Reisenebenkosten im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit, die nicht in die vorstehenden Kategorien fallen.

Erbringen Sie einen Nachweis

Folgende Belege sind für die einzelnen Ausgabenarten einzureichen:

• Verpflegungskosten: Rechnung für Mittag- oder Abendessen;
• Reisekosten: gekaufte Fahrkarten (Zug, Flugzeug usw.), Rechnung, wenn es sich um ein Mietfahrzeug oder ein Taxi handelt;
• Kilometerpauschalen: Kopie des Fahrtenbuches mit Angaben zur zurückgelegten Fahrt;
• Übernachtungskosten: Rechnung für das Hotel oder die gemietete Unterkunft;
• Sonstige Ausgaben: Alle Ausgaben, die nicht von den vorherigen Abschnitten abgedeckt sind, aber von einer Erstattung betroffen sind, müssen nachgewiesen werden. Dies kann beispielsweise durch eine Quittung oder Rechnung erfolgen.

Bitte beachten Sie: Bei Tickets und Rechnungen sind die Originale einzureichen. Diese müssen mindestens 10 Jahre archiviert werden.

Aus buchhalterischer Sicht sollte eine Spesenabrechnung ohne Nachweis nicht erstattet werden. Dies ist allerdings ärgerlich für den Arbeitnehmer und zwar insbesonders, wenn die von ihm verauslagten Beträge erheblich sind, natürlich keine zufriedenstellende Lösung. Dann gibt es mehrere Möglichkeiten: 

• Wenden Sie sich an die betreffenden Einrichtungen bzw. Dienstleister, um Duplikate der an ihrem Standort angefallenen Ausgaben anzufordern. Zwar können diese das ablehnen, nicht antworten oder erst nach einer sehr langen Verzögerung Duplikate senden, aber es ist eine Lösung, die im Bedarfsfall einen Versuch wert ist.
• Entscheiden Sie sich in Bezug auf entstandene Reisekosten für Pauschalen und nicht für eine tatsächliche Erstattung. Doch seien Sie vorsichtig, denn in diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass der erstattete Betrag mit der Spesenrichtlinie des Unternehmens übereinstimmt, auch wenn dies bedeutet, dass der Mitarbeiter auf seinen Kosten sitzen bleibt. Denken Sie daran, dass es hier darum geht, einen Kompromiss zu finden, um den Arbeitnehmer nicht zu sehr zu belasten, aber im Falle einer Kontrolle innerhalb der Grenzen der Legalität zu bleiben.
• Bitten Sie den Mitarbeiter, eine eidesstattliche Erklärung zu verfassen. Darin sollten die Art der Ausgabe, ihre Höhe und ihr Zusammenhang so genau wie möglich angegeben werden. Diese Lösung muss die Ausnahme bleiben und eine wiederholte Erklärung darf vom Unternehmen nicht akzeptiert werden!
• Führen Sie die Erstattung durch, indem Sie sie als Sachleistung um klassifizieren. Allerdings ist auch dies keine optimale Lösung und muss die Ausnahme bleiben.

Um solche Situationen zu vermeiden, ist es am einfachsten, sich für eine automatisierte Reisekostenabrechnung, wie sie von Mooncard angeboten wird, zu entscheiden. Die Spesenabrechnungen erfolgen in Echtzeit und die Belege werden sofort digital erfasst. So sparen Sie Zeit bei der Verwaltung von Spesenabrechnungen. Die digitale Archivierung mit Beweiswert stellt die Übereinstimmung mit den Originaldokumenten sicher.

Bei einigen Lösungen kann dieses Tool für noch mehr Effizienz sogar mit einer speziellen Zahlungskarte gekoppelt werden.

Halten Sie eine angemessene Frist ein

Die Mitarbeiter müssen ihre Spesenabrechnungen innerhalb einer angemessenen Frist einreichen, und das Unternehmen muss sich verpflichten, die Erstattungen zu einem ebenfalls akzeptablen Datum (in der Regel innerhalb von 30 Tagen) zu leisten.

Zu beachten ist, dass eine fehlerhaft ausgefüllte Spesenabrechnung oder fehlende Belege den gesamten Bearbeitungs- und Erstattungsprozess verzögern können. Es ist daher wichtig, die Mitarbeiter im eigenen Interesse darauf aufmerksam zu machen und so die Arbeitszeit des Buchhalters zu optimieren.

Wählen Sie eine gute Reisekostenabrechnungsvorlage

Sie haben die Wahl zwischen mehreren Lösungen, manuell oder digital. Dass ein digitaler Prozess eine einfachere und schnellere Abwicklung ermöglicht, versteht sich von selbst.

Eine gute Reisekostenabrechnungsvorlage muss es ermöglichen, alle Informationen zu erfassen, die sowohl für die Bearbeitung der Spesenabrechnung als auch für die Angabe des Kontextes notwendig sind, also: Datum, Ort, Art und Höhe der Spesen, aber je nach Fall auch Name und Funktion der eingeladenen Personen oder die Art der Mission.

Die Standardisierung des Modells in Ihrem Unternehmen erleichtert die Bearbeitung. Erfahren Sie hier: Wie sieht eine Reisekostenabrechnung aus?

Welche Punkte gilt es bei der Reisekostenabrechnung noch zu beachten?

Die staatliche Kontrolle ist streng in Bezug auf Spesenabrechnungen. Hier sind einige Dinge, auf die Sie unbedingt achten sollten:

• Bestimmte Personen können nicht von einer festen Vergütung profitieren.
• Die übermäßige Erhöhung der tatsächlichen Spesenabrechnungen muss vom Buchhalter mit wachem Auge behandelt werden. Wenn die Finanzverwaltung (in gewissem Umfang) höhere Ausgaben tolerieren kann, müssen diese begründet werden, andernfalls kann man den Verdacht eines Betrugsversuchs riskieren.

Die Betrugsbekämpfung ist komplex: Auch bei größter Sorgfalt kommt es nicht selten vor, dass Mitarbeiter in gutem Glauben oder bei kleineren Beträgen betrügen oder dies zumindest versuchen. Daher sollten CFO sehr aufmerksam sein, aber es ist auch notwendig, die Mitarbeiter ordnungsgemäß über die von ihnen eingegangenen Risiken zu informieren und bei nachgewiesenem Betrug oder Betrugsversuch Sanktionen zu verhängen.

Befolgen Sie diese Tipps, um potenziellen Betrug einzuschränken:

• Definieren Sie die zu verwendende Zahlungsmethode im Voraus eindeutig.
• Achten Sie darauf, den Mitarbeitern nicht zu viel Freiheit zu lassen: Schreiben Sie möglichst klare und vollständige Spesen- und Reiserichtlinien, indem Sie alle Fragen oder Konflikte antizipieren.
• Spesenabrechnungen ohne Belege dürfen nur in Ausnahmefällen erstattet werden.
• Richten Sie klare Prozesse zur Kontrolle und Validierung von Spesenabrechnungen ein.

Welche Konten sollten verwendet werden, um eine Spesenabrechnung zu verbuchen?

Mooncard erlaubt eine effiziente und papierlose Reisekostenabrechnung. Die klare Struktur der Software erleichtert die Buchhaltung innerhalb des Unternehmens.

Hier einige wichtige Konten, auf die die Reisekosten entsprechend ihrer Art gebucht werden sollten:

• Reisen und Transport: Konto 6251
• Missionen: Konto 6256
• Empfänge: Konto 6257
• Post- und Telekommunikationskosten: Konto 626
• Geschenke für Kunden: Konto 6234
• Allgemeine Dokumentation: Konto 618
• Technische Dokumentation: Konto 6183
• Pflegeprodukte und Kleinmaterial: Konto 6063
• Verwaltungsbedarf: Konto 6064

Um Reisekosten zu erstatten, wird empfohlen, das Konto 467 „Andere Soll- oder Habenkonten“ zu verwenden. Es ist jedoch üblich, dass sich Buchhalter stattdessen für das Konto 421 „Personal - Fällige Vergütungen“ entscheiden, um die den Mitarbeitern entstandenen Ausgaben zu erstatten. 

Sie können auch das Konto 425 „Personal - Vorschüsse und Raten“ verwenden, wenn das Unternehmen Raten auf diese Spesenabrechnungen gezahlt hat.

Wie buche ich eine Spesenabrechnung?

Nachdem Sie wissen, wie Sie Reisekosten abrechnen, welche Belege damit verbunden sein sollten (und wie Sie bei fehlendem Beleg reagieren), wie Sie Spesen richtig kategorisieren und welche Konten je nach Spesen zu verwenden sind, können Sie unsere Reisekostenabrechnungs-Software effizient nutzen. Diese Schritte sind wichtig, um eine Spesenabrechnung zu buchen:

1. Erfassen der Spesenabrechnung und Belastung der entsprechenden Spesenkonten
2. Gegebenenfalls Belastung des Kontos für abzugsfähige Umsatzsteuer
3. Gutschrift auf dem Konto des Mitarbeiters (467 oder 421)

Digitalisierung von Spesenabrechnungen

Bei der Abrechnung einer Spesenabrechnung können schnell Fehler passieren. Eine falsche Reisekostenabrechnung hat aber viele Konsequenzen für das Unternehmen und die Mitarbeiter. Daher ist bei diesem langwierigen und komplexen Prozess viel Aufmerksamkeit gefragt – oder das richtige Tool. Mit einer intelligenten Software können Sie die Verwaltung der Spesenabrechnung optimieren und so Zeit sparen sowie Probleme vermeiden.

Buchhalter haben also ein großes Interesse daran, ihr Unternehmen mit digitalen Tools auszustatten, sei es für das Markenimage oder für die Effizienz bei ihrer täglichen Arbeit. Die Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen und Daten, kollaborative Tools und Software sind notwendig, um eine effektivere Kundenbeziehung aufzubauen und angesichts des zunehmenden Wettbewerbs einen Unterschied zu machen. Mit Mooncard haben Sie dafür einen zuverlässigen Partner an Ihrer Seite.

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