Spesenvermerk auf der Lohnabrechnung: die gesetzlichen Bestimmungen
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, ihren Arbeitnehmern Auslagen zu erstatten, die ihnen im Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit entstehen. Erstattet das Unternehmen die Kosten nicht, kann der Arbeitnehmer diese selbst steuerlich absetzen. Zahlt das Unternehmen dagegen die von den Mitarbeitern verauslagten Reisekosten, muss der Betrag auf der Gehaltsabrechnung genannt werden, ist aber – insofern er den vom Finanzamt festgelegten Regeln entspricht – steuerfrei.
Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, Mitarbeiter zu entschädigen:
- Erstattung „tatsächlicher“ Berufskosten durch das Unternehmen, unabhängig von ihrer Art (Reiseticket, Unterkunft, Verpflegungskosten usw.).
- Erstattung der Berufskosten per Pauschale, bei der der Arbeitgeber die Reisekosten des Arbeitnehmers nach einem bestimmten Tarif bevorschusst. Dies ist beispielsweise der Fall bei der Erstattung von Fahrtkosten nach Kilometerstaffel oder bei einer Verpflegungspauschale.
Beide Systeme können koexistieren: Bestimmte Kosten werden vom Unternehmen pauschal übernommen (z. B. vom Arbeitnehmer allein eingenommene Mahlzeiten), andere auf tatsächlicher Basis (z. B. Mahlzeiten in Restaurants mit Dritten im Rahmen eines Geschäftsessens). Dasselbe gilt möglicherweise für den Transport mit dem öffentlichen Nahverkehr im Gegensatz zu Verkehrsmitteln mit unsicheren Preisen, wie Zug oder Flugzeug.
Die an einen Arbeitnehmer gezahlten Zulagen für Spesenabrechnungen sind in der monatlichen Gehaltsabrechnung aufgeführt. Dabei sind die von Arbeitnehmern vorgestreckten Reisekosten als sogenannter Nicht-Lohn-Posten auf der Lohnabrechnung auszuweisen und weder steuer- noch sozialversicherungspflichtig. Allerdings müssen diese Beträge mit Tickets bzw. Rechnungen belegt werden und rein beruflich motiviert sein.
Schwierigkeiten mit verspätet oder unvollständig eingereichten Spesenabrechnungen
Es ist durchaus üblich, dass Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen nicht schnell genug einreichen, um vom Unternehmen auf der Gehaltsabrechnung des jeweiligen Monats erfasst zu werden. Die gesetzliche Frist beträgt nach dem Arbeitsgesetzbuch sogar drei Jahre, allerdings kann der Arbeitgeber eigene Fristen vereinbaren, die jedoch nicht weniger als drei Monate betragen dürfen.
Verspätete Anträge auf Berufsvergütung durch einen Mitarbeiter und die daraus resultierende Verlängerung der Zahlungsfrist für Spesenabrechnungen können dem Unternehmen Schwierigkeiten bei der Buchhaltung bereiten.
Schwierig kann auch die Vorlage von Belegen zum Nachweis der Spesen sein, wenn diese verloren gegangen sind oder vom Arbeitnehmer nicht aufbewahrt wurden.
Die Lösung
Ein vom Arbeitgeber herausgegebenes Memorandum bezüglich seiner Vergütungspolitik hat das Potenzial einer Anreizwirkung, damit die Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen schnell einreichen. Sie können auch an den Betriebsmodus erinnern und mit Automatisierungstools ausgestattet werden, um die Verarbeitung der Lohnabrechnungen zu erleichtern.
Die daraus resultierenden Vorteile sind zahlreich:
- Einsparung von Zeit und Steigerung der Produktivität;
- reduziertes Risiko von Fehlern oder Duplikaten;
- Wegfall bestimmter Kontrollschritte im Erstattungsprozess.
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