Die Probleme der verspäteten Bearbeitung von Spesenabrechnungen
Die Buchhaltung von Unternehmen erfasst die zu erstatteten Ausgaben jeweils in einer bestimmten Abrechnungsperiode. Daher ist es für die Finanzabteilung immer schwierig, Reisekostenabrechnungen mehrere Monate oder gar Jahre später zu bearbeiten. Außerdem sollten Mitarbeiter beachten, dass eine früher eingereichte Abrechnung eine zügige Erstattung mit sich bringt. Mitarbeiter haben also ein Interesse, ihre selbst erbrachten Auslagen zügig abzurechnen. Doch was sagen die Vorschriften?
Rechtliche Vorgaben zu Fristen
Gesetzlich regelt § 195 BGB die Verjährungsfrist (noch) nicht eingereichter Reisekostenabrechnungen und setzt diese auf drei Jahre fest. Der Arbeitgeber hat jedoch die Möglichkeit, die Fristen für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen im Arbeitsvertrag zu regeln. Dabei kann er sie direkt nennen oder einen Hinweis auf eine geltende Reisekostenrichtlinie machen. In diesem Fall gelten die Verjährungsfristen des Arbeitgebers und ältere Belege können nicht mehr eingereicht werden. Allerdings darf die vom Arbeitgeber vorgeschriebene Verjährungsfrist drei Monate nicht unterschreiten. In diesem Fall wäre sie nicht rechtskräftig und es würde die Regelung des BGB mit einer dreijährigen Frist gelten.
Einschränkungen bei der Buchhaltung
Die bei Arbeitnehmern weit verbreitete Praxis, Reisekosten „bar“ zurückzuerstatten, ist rechtswidrig, denn die Angabe des Betrages der Spesenabrechnung auf der Lohnabrechnung ist Pflicht. Entsprechend der Art von Auslage wird sie steuer- bzw. sozialversicherungsrechtlich unterschiedlich behandelt, ist aber in der Regel steuerfrei.
Um den bürokratischen Aufwand auf der jeweiligen monatlichen Lohnabrechnung zu umgehen, können Arbeitgeber die Auslagen direkt selbst bezahlen, beispielsweise über Direktbuchungen von Hotelaufenthalten oder indem sie den Arbeitnehmern Firmenkreditkarten zur Verfügung stellen. Diese so gezahlten Ausgaben müssen lediglich mit einem Beleg nachgewiesen werden und können dann direkt als Betriebsausgabe verbucht werden.
So vermeiden Sie eine verspätete Spesenabrechnung und Erstattung
Legen Sie eine interne Richtlinie für die Erstattung von Spesenabrechnungen fest
Auch wenn die Vorschriften dies nicht vorsehen, kann die Formalisierung einer internen Richtlinie für die Beantragung der Erstattung einer Spesenabrechnung durch den Arbeitgeber sehr attraktiv sein. Sie bietet allen Mitarbeitern wichtige Informationen über folgende Aspekte:
- interne Prozesse;
- genehmigte Ausgaben;
- die Frist für die Beantragung der Rückerstattung der Kosten;
- die maximale Zahlungsfrist des Unternehmens.
Beachten Sie jedoch, dass diese Richtlinie ihre Grenzen hat. Fast ¾ der Mitarbeiter geben an, dass sie ihre Spesenabrechnungen an ihrem Arbeitsplatz ausfüllen. Erfolgreiche Mitarbeiter sind jedoch möglicherweise mehr darauf bedacht, ihre Ziele zu erreichen, als Zeit mit dem Ausfüllen von Spesenabrechnungen zu verbringen. Es ist also im Sinne sowohl der Mitarbeiter als auch der Buchhaltung, die Reisekostenabrechnungen zu automatisieren.
Kostenvorschüsse und Pauschalen
Bei erheblichen Ausgaben kann der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber einen Kostenvorschuss verlangen, um nicht in eine schwierige finanzielle Situation zu geraten. Es kommt sogar vor, dass einige Unternehmen dafür einen monatlichen Kostenvorschuss gewähren. Auch wenn die Nachverfolgung dieser Vorschüsse erleichtert wird, weil sie in die Buchhaltung übertragen werden, löst dies nicht die Verzögerung bei der Vorlage seiner Spesenabrechnungen durch den Arbeitnehmer.
Einfacher sind Pauschalen für Übernachtungs- oder Reisekosten inklusive Verpflegung. Sind die Kosten jedoch höher als die vereinbarte Pauschale, bleibt der Arbeitnehmer möglicherweise auf diesen Differenzen sitzen.
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Sie haben drei Vorteile:
- Ausgabenberechtigungen können vom Mitarbeiter in Echtzeit konfiguriert werden;
- die Verwaltung der Belege wird vereinfacht (der Mitarbeiter erhält eine SMS, in der er aufgefordert wird, ein Foto des Belegs zu machen);
- die buchhalterische Kontrolle der Ausgaben wird erleichtert und die Abrechnung automatisiert.
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