Die Reisekostenabrechnung per Pauschale

Was sind berufliche Reisekosten?

Bevor wir auf die Abrechnung zu sprechen kommen, wollen wir klären, welche Aufwendungen als Reisekosten gelten. Nehmen Mitarbeiter eines Unternehmens oder freiberuflich arbeitende Personen einen beruflichen Termin außerhalb der eigenen Arbeitsstelle wahr und überschreiten dabei die Stadtgrenze, gilt dies als Geschäftsreise. Die dafür anfallenden Kosten für die Anreise, Verpflegung vor Ort und die Übernachtung bei Aufenthalten von mehr als 24 Stunden gelten als Reisekosten und werden in der Regel vom Arbeitgeber erstattet.

Damit diese Reisekosten beim Arbeitgeber geltend gemacht werden können, müssen alle Belege wie Restaurant- oder Hotelrechnungen sorgfältig gesammelt und mit entsprechenden Angaben zum Verwendungszweck dokumentiert werden. 

Wer Reisekosten nicht vom Arbeitgeber erstattet bekommt, kann sie als Werbekosten ebenfalls steuerlich absetzen. Dies gilt allerdings nur für Kosten, die tatsächlich selbst getragen wurden und nicht im Vorfeld ausbezahlt wurden. 

Bei der Steuererklärung absetzbare Reisekosten sind:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Kosten für die Verpflegung
• Reisenebenkosten

Reisekosten über Pauschalen absetzen

Die diversen Kosten für eine Dienstreise können mit folgenden Pauschalen abgerechnet werden:

• Kilometerpauschale
• Verpflegungspauschale

Kilometerpauschale

Wird die Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug getätigt, kann die Fahrt steuerlich über die sogenannte Kilometerpauschale geltend gemacht werden. Dabei wird für jeden gefahrenen Kilometer eine Pauschalsumme angesetzt. Die jeweilige Pauschale ist dabei vom Fahrzeugtyp abhängig. Derzeit gelten pro Kilometer folgende Beträge: 

• Pkw: 30 Cent
• Motorrad oder Motorroller: 20 Cent
• Moped, Mofa oder Elektrofahrrad: 20 Cent

Nutzen Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel für Dienstreisen, können die Kosten bei der Steuererklärung direkt durch die entsprechenden Tickets abgesetzt werden. Die Kilometerpauschale kommt hier nicht zur Geltung. Auch bei Fahrten mit dem Firmenwagen können Arbeitnehmer diese Kosten nicht selbst abrechnen, sondern werden von der Firma übernommen.

Verpflegungsmehraufwand

In der Regel sind die tatsächlich entstandenen Verpflegungskosten bei einer Dienstreise höher als im Alltag. Daher können diese pauschal als Verpflegungsmehraufwand abgerechnet werden. Der Gesetzgeber hat für die Mehraufwendungen für Frühstück, Mittag- oder Abendessen Pauschalen festgelegt, die sich danach richten, wie lange die Dienstreise geht.

Für den Verpflegungsmehraufwand gelten seit Januar 2020 in Bezug auf Auswärtstätigkeiten innerhalb Deutschlands folgende Beträge:

• 28 Euro bei mindestens 24 Stunden Auswärtstätigkeit
• 14 Euro bei einer Auswärtstätigkeit zwischen 8 und 24 Stunden 
• 14 Euro pro An- und Abreisetag 

Für Geschäftsreisen im Ausland gelten andere Beträge, die den Kosten im jeweiligen Land angepasst sind. Die vom Bundesministerium für Finanzen herausgegebene Liste mit den geltenden Pauschalbeträgen pro Land finden Sie hier.

Tatsächliche Kosten steuerlich absetzen

Einige Dienstkosten werden im Rahmen der Steuererklärung anhand der tatsächlichen Kosten abgerechnet. Dies betrifft beispielsweise Übernachtungskosten bei Dienstreisen. Beachten Sie dabei, dass von Hotelrechnungen, auf denen auch Mahlzeiten aufgeführt sind, nur die reinen Übernachtungskosten steuerlich abgesetzt werden können, wenn die Verpflegungskosten über eine Pauschale abgerechnet werden.

Auch bei Reisenebenkosten können die realen Kosten veranschlagt werden. Dazu zählen beispielsweise Ausgaben für Parkplatzgebühren, Telefonkosten und Reisegepäckversicherungen. 

Wie bei Hotelrechnungen muss hier für jede Ausgabe ein Einzelnachweis aufbewahrt werden, da das Finanzamt diese zur Überprüfung verlangen kann.

Pauschalen oder tatsächliche Kosten: Welche Erstattung lohnt sich für Unternehmen?

Für Unternehmen, die Ihren Mitarbeitern Reisekosten erstatten, stellt sich die Frage, ob sie diese ebenfalls in Form von Pauschalen oder durch tatsächliche Kosten abrechnen. Im letzteren Fall müssen alle Belege wie Rechnungen und Tickets zusammen mit der Reisekostenabrechnung aufbewahrt werden. Die dafür vom Gesetzgeber vorgesehene Frist beträgt in der Regel 10 Jahre.

Tipp: Erfahren Sie hier, wie eine Reisekostenrechnung aussieht.

Bei der Abrechnung mit Pauschalen müssen zwar keine Belege aufbewahrt werden, aber der Einsatznachweis für die Art und Dauer der Dienstreise sind ebenfalls zu dokumentieren. Zudem bietet der Einsatz von Pauschalen bei der Reisekostenerstattung eventuell Nachteile für den Arbeitnehmer. Denn liegen seine tatsächlichen Reisekosten höher als die Pauschale, bleibt er auf diesen Kosten sitzen.

Wie hoch die von der Firma gezahlte Pauschale ist, bestimmt sie übrigens selbst. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf die oben genannten Beträge, die nur für die eigene Steuererklärung gelten. Reisekostenpauschalen können Arbeitgeber selbst festlegen.

Um den Verwaltungsvorgang für die Reisekostenabrechnung in Unternehmen effizienter und dennoch fair zu gestalten, sollte zunächst eine interne Richtlinie mit einer Reisekostenabrechnungsvorlage erstellt werden. Diese Vorgaben erleichtern die Reisekostenabrechnung sowohl den Mitarbeitern als auch der Buchhaltung.

Eine firmeneigene Corporate Card bietet Unternehmen zudem die volle Kontrolle über alle Ausgaben, die während einer Dienstreise getätigt werden. Da die Kosten so direkt vom Unternehmen bezahlt werden, müssen sie nicht vom Arbeitnehmer vorgestreckt werden und die Abrechnung für die Buchhaltung vereinfacht sich. Zudem ist eine automatische und papierlose Reisekostenabrechnung mit all ihren Vorteilen möglich.

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