Die Rückerstattung von Fahrtkosten durch eine Reisekostenabrechnung

Berufliche Fahrtkosten: Der Unterschied zwischen Pendlerpauschale und Dienstreisekosten

Fahrtkosten für Dienstreisen können für alle Fahrten geltend gemacht werden, die vom Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflichen Reise außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte durchgeführt werden, wenn er dabei die Grenzen der eigenen Stadt überschreitet. Ist ein Arbeitnehmer nicht an seinem Hauptarbeitsplatz tätig, sondern führt ein Treffen mit Kunden oder Geschäftspartnern im gleichen Ort durch, gilt dies nicht als Geschäftsreise und wird bei der Steuererklärung nicht als Reisekosten gewertet.

Die täglichen Wege zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und seiner gewöhnlichen Arbeitsstätte können Arbeitnehmer über die Pendlerpauschale als Werbungskosten von den Steuern absetzen. Während die Pendlerpauschale, die übrigens auch für Fußgänger und Radfahrer gilt, maximal 4.500 Euro pro Jahr beträgt, lassen sich bei den Reisekosten auch höhere Kosten abrechnen.

Geringverdiener, die weite Wege von ihrer Wohnung zur Arbeit haben, können von der Mobilitätsprämie profitieren, auch wenn sie keine Steuer zahlen müssen. Erhältlich ist diese durch ein spezielles Antragsformular bei der Steuererklärung.

Beispiele für dienstliche motivierte Reisen:

• Fahrten zu Geschäftsterminen außerhalb der Arbeitsstätte;
• Reisen zu einem Kongress oder einer anderen beruflichen Veranstaltung;
• Bildungsreisen;
• Reisen zu Bewerbungsgesprächen.

Die Erstattung durch den Arbeitgeber

In der Regel erstatten Arbeitgeber Reisekosten, die für eine dienstliche Reise anfallen. Allerdings sind sie nicht zum Zahlen der Aufwendungen verpflichtet. Jedes Unternehmen legt die Bedingungen für die Erstattung von Kosten für Geschäftsreisen seiner Mitarbeiter unter Berücksichtigung behördlicher Vorschriften wie des Arbeitsgesetzbuchs fest. Der Arbeitgeber kann somit den als Werbungskosten umgelegten Betrag anpassen.

Die Erstattung durch den Arbeitgeber kann durch Erstattung der tatsächlichen Kosten oder durch eine Pauschale erfolgen.

Die Erstattung von tatsächlichen Fahrtkosten

Die Erstattung der tatsächlichen Kosten ist die volle Abdeckung der Höhe der zuvor getätigten Aufwendungen. Sie gilt insbesondere für Dienstreisekosten bei Reisen außerhalb des Wohngebietes des Arbeitnehmers. Hier sind neben Fahrtkosten wie Flugreisen auch Verpflegungs- und Übernachtungskosten enthalten. Um davon zu profitieren, müssen die Mitarbeiter dem Arbeitgeber alle Belege wie Rechnungen und Tickets vorlegen. 

Der Erstattungsbetrag, der dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber gewährt wird, ist dann sozialversicherungsfrei und muss auf der Lohnabrechnung als sogenannter Nicht-Lohnposten aufgeführt sein.

Die Erstattung eines vollen Betrags impliziert, dass die Arbeitnehmer die Kosten vorstrecken. Von Vorschuss spricht man, wenn der Betrag vom Arbeitgeber vorab gezahlt wird. Wie bei der Erstattung ist dieser dazu allerdings nicht verpflichtet. Bei größeren Aufwendungen kann dies aber sinnvoll sein.

Die Erstattung mithilfe von Pauschalen

Pauschale Erstattungen durch den Arbeitgeber erfolgen in Form von einmaligen Zuwendungen (Dienstreisezuschuss) oder regelmäßigen Zuwendungen (Reisezuschuss von der Heimat). Das Unternehmen berechnet die Förderung nach Steuertarifen. Wenn der Mitarbeiter sein privates Auto für Dienstreisen nutzt, zahlt ihm das Unternehmen eine Kilometerpauschale. Die Kilometerkostenabrechnung basiert auf der beruflich zurückgelegten Strecke und der Art des Privatfahrzeugs des Mitarbeiters.

Die Abrechnung von Fahrtkosten bei der Steuererklärung

Erstattet ein Unternehmen dem Arbeitnehmer die beruflich bedingten Fahrtkosten nicht, kann dieser die Kosten im Rahmen der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Hier kann er wahlweise tatsächliche Kosten abrechnen oder die vom Finanzamt vorgesehene Kilometerpauschale nutzen.

Hinweis: Werden die Fahrtkosten vom Unternehmen übernommen, ist der Arbeitnehmer nicht dazu berechtigt, diese erneut auf der Steuererklärung auszuweisen!

Entfernungspauschale

Wird eine Geschäftsreise mit dem eigenen Auto getätigt, können Arbeitnehmer die Fahrt steuerlich über die sogenannte Kilometer- bzw. Entfernungspauschale geltend machen. Dabei können sie für jeden gefahrenen Kilometer einen festgelegten Betrag in Euro absetzen. Die jeweilige Entfernungspauschale unterscheidet sich dabei entsprechend des Fahrzeuges. Fahrten mit dem Firmenwagen können allerdings nicht auf der eigenen Steuererklärung geltend gemacht werden, da diese vom Unternehmen bezahlt und steuerlich abgerechnet werden. Derzeit gelten pro Kilometer folgende Beträge beim Finanzamt: 

• Pkw: 30 Cent, ab dem 21. Kilometer 35 Cent 
• Motorrad oder Motorroller: 20 Cent
• Moped, Mofa oder Elektrofahrrad: 20 Cent

Tipp: Auch Kosten für die Verpflegung während einer Geschäftsreise können per Pauschale abgerechnet werden. Erfahren Sie hier mehr über die Verpflegungspauschale im In- und Ausland.

Die tatsächlichen Kosten

Nutzt ein Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn oder Flugzeug für seine Dienstreisen, kann er die Kosten bei der Steuererklärung direkt durch die entsprechenden Fahrkarten bzw. Tickets absetzen. Die Kilometerpauschale gilt hier nicht. 

Auch Fahrten mit dem eigenen Auto können über die tatsächlichen Kosten abgerechnet werden. Dazu ist allerdings ein detailliert geführtes Fahrtenbuch vorzulegen. 

Darüber hinaus können auch Reisenebenkosten wie Parkplatzgebühren und Reisegepäckversicherungen als tatsächliche Kosten abgerechnet werden. Hier muss für jede Ausgabe ein Einzelnachweis aufbewahrt werden, denn das Finanzamt kann diese zur Überprüfung verlangen.

Tipp: Um den formalen Ansprüchen einer Reisekostenabrechnung zu entsprechen, können Sie die im Internet vorhandenen Vorlagen nutzen und so die Abwicklung vereinfachen.

Gelten Kosten für Unfälle als Fahrtkosten?

Mit dem BMF-Schreiben (Az. IV C 5 – S 2351/20/10001:002) hat die Finanzverwaltung klargestellt, dass das Finanzamt sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit einem Unfall auf dem Weg zur Arbeit bzw. Tätigkeitsstätte entstehen, abrechnen muss. Damit ist ein anderslautendes Urteil, das diese Kosten mit der Pendlerpauschale abgegolten sah, überholt.

Mooncard: eine Lösung zur Verwaltung von Geschäftsausgaben

Übernehmen Arbeitgeber die Kosten für eine beruflich bedingte Reise, gilt es viele Punkte zu beachten, wenn die Reisekosten abgerechnet werden. Die einfachste Lösung für die eigene Buchhaltung ist es, wenn Unternehmen die Reisekosten direkt selbst zahlen. So können sie die Aufwendungen direkt bei der eigenen Steuererklärung geltend machen und auf die Ausweisung auf der Lohnabrechnung des Mitarbeiters verzichten.

Allerdings sind auch bei dieser Variante bestimmte Vorgaben zu erfüllen und alle Belege aufzubewahren. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie eine Reisekostenabrechnung aussieht.

Mooncard bietet eine Lösung zur Verwaltung der Ausgaben für berufliche Reisekosten. Diese Software, gekoppelt mit einer Firmenkarte, macht es möglich, Reisekostenabrechnungen in Papierform abzuschaffen und den Überblick über die Kosten eines jeden Mitarbeiters zu bewahren. Eine ideale Lösung für all Ihre Dienstreisen und beruflichen Aufwendungen.

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