Die Sonderprüfung bei der Umsatzsteuer: So bereiten Sie sich richtig vor

Was ist eine Sonderprüfung für die Umsatzsteuer?

Die Sonderprüfung für die Umsatzsteuer stellt eine besondere Form zur regulären Betriebsprüfung, auch Außenprüfung genannt, dar. Dabei gibt es einige wichtige Unterschiede. So wird die Sonderprüfung meist eher kurzfristig per Telefon oder Brief angekündigt. Bei begründeter Abwesenheit kann man den vorgesehenen Termin aber auch verschieben.

Der zuständige Finanzbeamte prüft dabei alle umsatzsteuerlichen Sachverhalte. Insbesondere natürlich die Inanspruchnahme der abzugsfähigen Vorsteuer sowie die Rechtmäßigkeit von Steuerbefreiungen. Schließlich will der Staat mit der Prüfung unberechtigte Erstattungen und ausbleibende Einnahmen vermeiden. 

Hat das Unternehmen Kontakte ins Ausland, wird der Prüfer auch diese näher betrachten und aufgrund der EU-weiten Regelungen zur Umsatzsteuer Kontrollmitteilungen an Finanzbehörden im EU-Ausland verschicken. Andererseits können auch aus dem Ausland Kontrollmitteilungen eingehen.

Besonderheiten bei einer Sonderprüfung

Stellt das Finanzamt Vorsteuern, die durch das Unternehmen geltend gemacht wurden, infrage, kann es die Zustimmung zur Erstattung von einer Prüfung abhängig machen. Daher kann es wichtig sein, die Dauer der Sonderprüfung möglichst kurz zu halten, um mögliche wirtschaftliche Engpässe zu umgehen. Informieren Sie sich hier also genau, wie eine solche Prüfung abläuft, um gut vorbereitet zu sein und zeitliche Verzögerungen zu vermeiden.

Mögliche Ursachen für eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Eine Prüfung kann jederzeit ins Haus stehen, wird aber insbesondere durchgeführt, wenn das Finanzamt bestimmte Fragen nicht vom Schreibtisch aus klären kann und verdächtige Punkte entdeckt. Dabei werden nicht nur Unternehmen, sondern auch Selbstständige und Vereine überprüft. Zudem sind vor allem Unternehmensneugründungen von sogenannten Erstprüfungen betroffen.

Erstprüfungen

Bei den sogenannten Erstprüfungen geht es vor allem darum, formelle Fehler frühzeitig abzustellen und Unterlagen zu prüfen. Da das Personal meist nicht ausreichend ist, wird nicht jedes Unternehmen zu einer solchen Kontrolle aufgerufen.

Bedarfsprüfungen

Sieht die Finanzbehörde einen entsprechenden Anlass, prüft sie, ob die Unterlagen mit den tatsächlichen Umsätzen und Ausgaben übereinstimmen. Verdachtsfälle können zum Beispiel durch folgende Punkte motiviert sein:

• Unternehmen macht hohe Vorsteuerbeträge geltend

Bei sehr hohen Vorsteuerabzügen, die für die jeweilige Branche oder die Unternehmensgröße ungewöhnlich sind, macht sich das Unternehmen verdächtig. Auch die Vorsteueraufteilung bei Gebäuden und Grundstücken kann genauer geprüft werden. Verdächtig sind in jedem Fall auch Rechnungen von sogenannten Schein- bzw. Briefkastenfirmen.

• Möglicher Berichtigungsbedarf bei der Vorsteuer

Sind z. B. Nutzungsänderungen von Gebäuden erfolgt, kann es notwendig sein, die Vorsteuer anzupassen.

• Korrekte Anwendung der Steuersätze

Für unterschiedliche Dienstleistungen und Produkte gelten verschiedene Steuersätze (7 oder 19 Prozent). Deren korrekte Anwendung wird in der Buchführung geprüft.

• Zeitgerechte Besteuerung

Bei Abschlagszahlungen oder teilfertigen Leistungen ergeben sich immer wieder Fragen zum Zeitpunkt der Besteuerung.

• Inanspruchnahme von Steuerbefreiungen

Bestimmte Dienstleistungen und Produkte profitieren von Steuerbefreiungen, andere hingegen nicht. Hier schaut das Finanzamt ganz genau hin, ob alle Vorgaben eingehalten werden. Da die Vorschriften ständigen Änderungen unterliegen, ist es nicht immer leicht, den Überblick zu bewahren.

• Innergemeinschaftlicher Erwerb

Ergeben sich beim Abgleich der Umsatzsteuererklärung mit den gemeldeten Lieferungen aus EU-Mitgliedsländern Differenzen, droht ein genauerer Blick in die Buchhaltung. Gleiches gilt, wenn bestimmte Umsätze nicht in der Steuererklärung auftauchen oder ausländische Geschäftspartner keine Mitteilungen vornehmen.

• Korrekter Leistungsort

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen wird die Umsatzsteuer in dem Land, der als Leistungsort definiert wird, verlangt. Dies wird entsprechend der geltenden Vorschriften überprüft.

Der Ablauf einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Der Ablauf einer Sonderprüfung für die Umsatzsteuer wird in §§ 5 bis 12, 20 bis 24, 29 sowie 30 der Betriebsprüfungsordnung (BpO) geregelt. Diese Verwaltungsanweisung für Betriebsprüfer besagt, dass die Prüfung dort vorzunehmen ist, wo sich die maßgeblichen Unterlagen befinden. Dies kann in den Geschäftsräumen des Unternehmens, aber auch beim Steuerberater sein.

Hat das Unternehmen verschiedene Betriebe, wird dort geprüft, wo sich der Schwerpunkt der Tätigkeit befindet. Umsatzsteuerrechtlich sind alle Betriebe eines Unternehmens als Einheit (also ein Unternehmen) zu betrachten.

Nicht immer umfasst die Sonderprüfung ganze Jahre, sondern kann auch nur einzelne Voranmeldungszeiträume bzw. einzelne Sachverhalte prüfen. Ein ständiger Kontakt zum Prüfer hilft, um möglichst frühzeitig alle Unklarheiten zu besprechen.

Neben der Überprüfung der Buchführung und Belege untersuchen Prüfer möglicherweise, ob Geschäfte in der vom Unternehmen dargestellten Weise abgewickelt wurden. Wurde investiert und die entsprechende Vorsteuer geltend gemacht, darf ein Prüfer sich die getätigte Investition vor Ort ansehen. 

Sind nach Abschluss der Sonderprüfung Änderungen an der Umsatzsteuervoranmeldung notwendig, ergehen sogenannte Änderungsbescheide. Zudem können Prüfer wie bei einer richtigen Betriebsprüfung sogenannte Kontrollmitteilungen erstellen. Diese geben anderen Finanzämtern Auskunft über Lieferanten und Kunden des Unternehmens.

Achtung: Bestehen größere Unstimmigkeiten in der Umsatzsteuervoranmeldung, kann der Verdacht der Steuerhinterziehung aufkommen und empfindliche Strafen drohen.

Gut vorbereitet in die Sonderprüfung

Um gut durch jede Art von Prüfung der Finanzbehörden zu kommen, empfiehlt es sich stets, eine korrekte und effiziente Buchhaltung zu implementieren. Allerdings ist es bei der Vielzahl an Vorschriften nicht immer einfach, den Überblick zu bewahren. Daher sollte unbedingt erfahrenes Personal oder ein guter Steuerberater eingeschaltet werden, wenn die Abläufe im Unternehmen komplex sind. 

Gute Hilfestellungen bieten aber auch Buchhaltungssoftwares, die viele Verwaltungsschritte automatisieren und Belege sowie Rechnungen auf Fehlerquellen überprüfen.

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