Selbstständige und die Umsatzsteuer: Welche Vorschriften gilt es zu beachten?

Welche Steuern zahlen Selbstständige?

Die Steuern, die man als Selbstständiger zahlen muss, hängen von der Unternehmensform ab. So müssen Einzelunternehmer, Personengesellschaften und Freiberufler andere Steuern zahlen, als wenn man Gesellschafter in einer Kapitalgesellschaft ist. Für erstere sind Einkommensteuer (ggf. mit Solidaritätszuschlag sowie Kirchensteuer), Gewerbesteuer sowie Umsatzsteuer relevant, während für letztere Körperschaftsteuer, Kapitalertragsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer anfallen. Die Gewerbesteuer ist allerdings nur dann relevant, wenn ein Gewerbe angemeldet wurde. Zudem kann man sich unter Umständen von der Umsatzsteuer befreien lassen. Wer allerdings Mitarbeiter beschäftigt, muss sich wiederum mit der Lohnsteuer auseinandersetzen.

Um einen genauen Einblick in die anfallenden Steuern und ihre Höhe zu erhalten, sollte man sich an einen guten Steuerberater wenden. Er gibt Ihnen Tipps, was Sie alles beachten sollten. Hier wollen wir Ihnen jedoch einen guten Überblick über alles, was Sie bezüglich der Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer wissen sollten, geben.

Wer muss Umsatzsteuer zahlen?

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen, jeder Selbstständige und sogar Vereine, die wirtschaftliche Umsätze erzielen, die Umsatzsteuer (umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt) zahlen. Ausgenommen davon sind nur diejenigen, die von der Kleinunternehmerregelung profitieren.

Für die umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen gilt, dass sie bei ihren Rechnungen die jeweils geltende Umsatzsteuer ausweisen müssen. Die meisten Waren und Dienstleistungen werden mit dem Regelsteuersatz von 19 Prozent besteuert, für einige ist dagegen nur der reduzierte Satz von 7 Prozent fällig. Die vom Kunden bezahlte und vom Leistungserbringer eingenommene Steuer gehört dem Staat und muss deshalb regelmäßig ans Finanzamt abgeführt werden.

Wie wird die Umsatzsteuer bezahlt?

Selbstständige und Unternehmen müssen eine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung einreichen und die Umsatzsteuerschuld überweisen. Von der eingenommen Umsatzsteuer kann der Selbstständige jedoch seine selbst auf Materialien und Waren gezahlte Umsatzsteuer (=Vorsteuer) abrechnen. Da die Umsatzsteuer vom Unternehmen nur eingenommen wird, gilt sie als indirekte Steuer. Denn eigentlich zahlt sie der Kunde und nicht das Unternehmen bzw. der Selbstständige.

Ob die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich abgegeben werden muss, hängt von der Höhe des Umsatzes ab. So können Selbstständige, die im Vorjahr eine Umsatzsteuerschuld von 1.001 bis 7.500 Euro vorwiesen, eine quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung und Zahlung tätigen. Dies gilt allerdings nicht für Neugründungen, denn diese sind in den ersten beiden Jahren zu einer monatlichen Ausweisung verpflichtet.

Hatten Selbstständige ab dem dritten Geschäftsjahr nur eine Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast von unter 1.000 Euro, können sie sich von der Umsatzsteuervoranmeldung befreien lassen und müssen nur einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung einreichen. Diese Befreiung muss jedoch beantragt werden.

Gut zu wissen: Wer Geschäfte im EU-Ausland machen möchte, benötigt die Umsatzsteueridentifikationsnummer. Diese kann man online beim Bundesministerium für Finanzen beantragen. Bei der Abrechnung ausländischer Umsatzsteuern sind wiederum bestimmte Vorgaben zu beachten.

Tipps für die Umsatzsteuervoranmeldung

Bei der Umsatzsteuervoranmeldung gibt es viele Dinge zu beachten und im laufenden Geschäft sind die strengen Abgabefristen oft ein Problem. So muss die Voranmeldung online auf ELSTER, dem Portal des Finanzamts, abgegeben werden. Dazu benötigt man jedoch ein elektronisches Zertifikat, das als digitale Unterschrift dient. Beantragen Sie dieses rechtzeitig, denn die Ausstellung kann bis zu 14 Tage dauern. 

Abgabe- und Zahlfrist ist jeweils der 10. Werktag des folgenden Monats. Selbstständige, die ihre Umsatzsteuer nicht pünktlich bezahlen, müssen mit einem Verspätungszuschlag rechnen. Um etwas Zeit zu gewinnen, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen und haben so einen Monat mehr Zeit für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und die Zahlung der Umsatzsteuerlast.

Wer Fehler bei der Umsatzsteuervoranmeldung macht und dies bemerkt, sollte schnellstmöglich handeln. Schließlich können falsche Steuererklärungen als Steuerhinterziehung gewertet werden. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren.

Wiederholte Fehler, verspätete Abgaben, verdächtig hohe Investitionen u. Ä. können zu einer Sonderprüfung führen. Hier werden alle Angaben zur Umsatz- und Vorsteuer genau unter die Lupe genommen, weshalb man stets alle Unterlagen sauber archivieren sollte.

In einem unserer zahlreichen Artikel zur Umsatzsteuervoranmeldung finden Sie zudem alles Wissenswerte darüber, was Sie beachten sollten, wenn die Umsatzsteuer nicht ausweisbar ist.

Selbstständige Kleinunternehmer

Selbstständige, die nur ein bestimmtes Umsatzvolumen vorweisen, können von der Kleinunternehmerregelung profitieren und sparen so einigen bürokratischen Aufwand. Wer im Vorjahr weniger als 22.000 Euro Umsatz verzeichnete und auch im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro kommt, kann diese Regelung in Anspruch nehmen und muss keine Umsatzsteuer abführen.

Die von umsatzsteuerbefreiten Selbstständigen ausgestellten Rechnungen müssen also keine Umsatzsteuer ausweisen. Damit haben Sie gegenüber Privatkunden einen Wettbewerbsvorteil, da sie ggf. niedrigere Preise verlangen können. Die Befreiung von der Umsatzsteuer lohnt sich allerdings nicht für jedermann, denn mit der Kleinunternehmerregelung bleibt dem Unternehmen die Abzugsmöglichkeit der Vorsteuer verwehrt. Insbesondere in der Anfangszeit, wenn größere Investitionen getätigt werden müssen, oder wenn regelmäßig hohe Materialkosten anfallen, ist die Entscheidung gut abzuwägen.

Wer vorwiegend für Geschäftskunden arbeitet, hat zudem keinen preislichen Vorteil, da diese Kunden die ausgewiesene Umsatzsteuer ihrerseits als Betriebskosten abrechnen können. Zugleich wirken Kleinunternehmen auf sie oft weniger professionell. 

Gut zu wissen: Selbstständige, die die Voraussetzungen erfüllen, können auch später noch in die Kleinunternehmerregelung übertreten. Wer jedoch von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung wechselt, bleibt zunächst fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden.

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