Die Umsatzsteuervoranmeldung: So machen Sie es richtig

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Mithilfe der Umsatzsteuervoranmeldung deklarieren Unternehmen die von Ihnen bei ihren Verkäufen ausgewiesene und eingenommene Umsatzsteuer und führen den Betrag ans Finanzamt ab. Gleichzeitig können sie sich die von ihnen bezahlte Umsatzsteuer auf erstattungsfähige Betriebsausgaben vom Finanzamt zurückholen.

Wer muss die Umsatzsteuervoranmeldung machen?

Lediglich Unternehmen und Selbstständige, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese Unternehmen, die zum Beispiel unter die Kleinunternehmerregelung fallen, können andererseits auch keine Betriebsausgaben abrechnen.

Neben Kleinunternehmern sind medizinische Berufe wie Ärzte, Heilpraktiker und Physiotherapeuten von der Umsatzsteuer befreit. 

Unternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr unter 1.000 Euro lag, müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, sondern sind einmal im Jahr zu einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Die Befreiung von der Voranmeldungspflicht muss allerdings beantragt werden.

Sind Vereine und Stiftungen von der Voranmeldungspflicht ausgenommen?

Für Nonprofit-Organisationen (NPO) wie Vereine, gemeinnützige Stiftungen und GmbHs gelten die gleichen Regeln wie für Unternehmen. Je nach Umsatzsteuerzahllast müssen sie daher eine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung durchführen. Bei einer Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr von unter 1.000 Euro kann sich der Verein wie ein Unternehmen auf Antrag von der Voranmeldungspflicht befreien lassen.

Wann muss die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden?

Unternehmen müssen die Umsatzsteuervoranmeldung in der Regel monatlich einreichen. Stichtag ist dabei jeweils der 10. Werktag des folgenden Monats.

Nur Unternehmen mit einer Vorjahres-Umsatzsteuerschuld von 1.001 bis 7.500 Euro können die Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise tätigen. Davon ausgenommen sind allerdings Neugründungen, die in den ersten beiden Jahren stets eine monatliche Ausweisung vornehmen müssen.

Die oben genannte Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung gilt auch für die Zahlung des fälligen Betrags an das Finanzamt. Dazu kann eine Einzugsermächtigung eingerichtet werden, um den Vorgang zu vereinfachen. 

Die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung ist nicht nur für den Staat von Vorteil, der so kürzere Wartezeiten auf Steuereinnahmen sowie ein geringeres Risiko von Zahlungsausfällen hat. Auch für Unternehmen lohnt sich die Verteilung der Steuerlast aufs Jahr und außerdem können Sie so die Vorsteuer – also die Umsatzsteuer, die Sie auf Materialeinkäufe u. Ä. gezahlt haben – zeitnah vom Finanzamt zurückerhalten.

Können die Fristen verlängert werden?

Wer Probleme hat, die Frist bis zum 10. des Folgemonats für die Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. für die Zahlung der Umsatzsteuer an das Finanzamt einzuhalten, kann eine Dauerfristverlängerung beantragen. Diese gibt Ihnen jeweils einen Monat mehr Zeit, um die UStVA einzureichen und zu bezahlen.

Eine verspätete Berechnung und Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. der Zahlung zieht einen Verspätungszuschlag nach sich.

Wie können Sie die Umsatzsteuervoranmeldung einreichen?

Heutzutage muss die Umsatzsteuervoranmeldung in elektronischer Form beim Finanzamt eingereicht werden. Die Abgabe in Papierform wird auf Antrag nur noch bei Härtefällen erlaubt.

Im ElsterOnline-Portal des Finanzamts können Sie die Formulare einfach online ausfüllen und einreichen. Dazu benötigen Sie allerdings ein elektronisches Zertifikat, welches als digitale Unterschrift dient. Da der Erhalt dieses Elster-Zertifikats bis zu 14 Tage dauern kann, sollten Sie es rechtzeitig beantragen.

Eine zuverlässige Buchhaltungssoftware hilft bei der Umsatzsteuervoranmeldung, hinterlegt das Zertifikat auf dem PC und liest es automatisch ein, sodass alles via ELSTER-Schnittstelle ans Finanzamt übermittelt werden kann. Gleichzeitig vermeiden Sie mithilfe einer Buchhaltungssoftware Fehler bei der Übertragung der Daten und umgehen einige Schwächen des Elster-Formulars. Die automatische Abrechnung der Mehrwertsteuer erleichtert Ihnen die Verwaltung Ihrer Buchhaltung erheblich.

Wie wird die Umsatzsteuerzahllast berechnet?

Bei der Umsatzsteuervoranmeldung können Sie die Rückerstattung der geleisteten Vorsteuer erwirken. Als Vorsteuer wird dabei die Mehrwertsteuer bezeichnet, die das Unternehmen z. B. bei Materialeinkäufen oder Dienstreisen gezahlt hat. Dabei müssen Unternehmen allerdings darauf achten, welche dieser Ausgaben tatsächlich vorsteuerabzugsfähig sind. Zugleich muss der richtige Mehrwertsteuersatz angewendet werden.

Sind diese Voraussetzungen geklärt, kann das Unternehmen die vereinnahmte Umsatzsteuer aus seinen Verkäufen mit der von ihm geleisteten Vorsteuerzahlung verrechnen. Der zu zahlende Differenzbetrag wird als Umsatzsteuerzahllast bezeichnet und muss zum jeweiligen Stichtag ans Finanzamt abgeführt werden. 

Es kann aber auch sein, dass die gezahlte Vorsteuer höher ist als die vereinnahmte Umsatzsteuer. Dann entsteht ein sogenannter Vorsteuerüberhang und das Unternehmen erhält den Betrag vom Finanzamt zurück.

Fehler in der Umsatzsteuervoranmeldung schnell korrigieren

Haben Sie einen Fehler in der Umsatzsteuervoranmeldung entdeckt, sollten Sie möglichst schnell handeln und das Finanzamt informieren. Fehler werden bei einer unangekündigten Sonderprüfung als Steuerhinterziehung interpretiert und können mit hohen Strafen belegt werden.

Für die Korrektur einer Umsatzsteuervoranmeldung kann das Elster-Portal der Finanzministerien genutzt werden. Dazu füllt man das Online-Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung neu aus und gibt in der Kopfzeile im Feld 10 der Zeile „Berichtigte Anmeldung“ die Zahl 1 ein. Damit das Finanzamt die Korrektur zuordnen kann, muss zudem der richtige Abrechnungszeitraum angegeben werden.

Wer die Umsatzsteuervoranmeldung sowie Zahlungen nicht auf den Tag genau abgibt, muss ebenfalls mit Säumniszuschlägen rechnen. Kontaktieren Sie das Finanzamt so schnell wie möglich, um einen Erlass potenzieller Säumniszuschläge zu beantragen. 

Formale Vorgaben bei Rechnungen beachten

Damit die Mehrwertsteuer einer Rechnung abgerechnet werden kann, muss diese bestimmte formale Voraussetzungen nach § 14 Abs. 4 UStG erfüllen. 

Zu den Pflichtangaben einer Rechnung, die für den Vorsteuerabzug genutzt werden soll, gehört die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zeitpunkt der Lieferung und Aufschlüsselung der erbrachten Leistungen.

Achtung: Fehlende Pflichtangaben führen dazu, dass der Leistungsempfänger die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer nicht ausweisen und damit nicht als Vorsteuer geltend machen darf!

Seit dem 1. Juli 2011 berechtigen auch per E-Mail versandte Rechnungen zum Vorsteuerabzug. In diesem Fall muss die Rechnung nicht unterschrieben sein. Elektronische Rechnungen müssen dabei auch elektronisch aufbewahrt werden – und dies gemäß § 14b UStG zehn Jahre lang. 

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Die Einreichung und Zahlung der Mehrwertsteuer kann für Unternehmen eine komplexe und zeitaufwendige Aufgabe sein. Die Mooncard-Lösung berechnet automatisch die erhobene und abzugsfähige Mehrwertsteuer für jede Ausgabenkategorie: eine wertvolle Hilfe für die tägliche Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Ihr Management. 

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