Umsatzsteuer bei einer Sachspende: Diese Dinge sollten Sie wissen

Wann erfolgt eine Besteuerung auf Sachspenden?

Grundsätzlich wird eine Sachspende aus dem Unternehmensvermögen nach § 3 Abs. 1b UStG als eine unentgeltliche Wertabgabe definiert. Damit entspricht sie umsatzsteuerrechtlich einer Lieferung gegen Entgelt. Doch bedeutet dies, dass die Umsatzsteuer automatisch erforderlich ist?

Nein, denn eine Besteuerung erfolgt nur, wenn die gespendete Sache im Einkauf zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigte. Hatte das Unternehmen beim Erwerbszeitpunkt keine Vorsteuerabzugsberechtigung, muss zum Zeitpunkt der Spende auch keine Umsatzsteuer gezahlt werden.

Wie erfolgt die Berechnung der Umsatzsteuer bei Sachspenden?

Um mehr Klarheit bei der Besteuerung von Sachspenden zu schaffen, hat das BMF sich mit zwei Schreiben dem Thema gewidmet und zeigt auf, wie die Bemessungsgrundlage erfolgt.

Bemessungsgrundlage bei unentgeltlicher Wertabgabe

Für Gegenstände, die zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigten, sieht das EU-Recht keine Möglichkeit vor, von einer Besteuerung abzusehen. Die Höhe der Umsatzsteuer bereitet allerdings einige Probleme. So gelten für Sachspenden nicht die ursprünglichen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten als Bemessungsgrundlage, sondern der fiktive Einkaufspreis zum Zeitpunkt der Spende. Damit ist die Bestimmung der Umsatzsteuer nicht einfach und streitanfällig. 

Beachten Sie: Auch wenn ein Gegenstand im Unternehmen hergestellt wird, muss ein fiktiver Einkaufswert als Bemessungsgrundlage angewendet werden!

Reduzierung bei eingeschränkter Verkehrsfähigkeit

Bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage muss die Beschaffenheit der Sachspende berücksichtigt werden. Damit können Unternehmen bei Gegenständen und Waren, die nur noch eingeschränkt verkehrsfähig sind, eine Verringerung der Bemessungsgrundlage vornehmen. Je nach Umfang der Einschränkung der Verkehrsfähigkeit kann eine geringere Bemessungsgrundlage angesetzt werden. 

Eine Einschränkung der Verkehrsfähigkeit liegt dann vor, wenn Gegenstände aufgrund von fehlender Marktgängigkeit (saisonale Ware oder Vorjahresware) oder wesentlichen Material- bzw. Verpackungsfehlern (beispielsweise beschädigte Retouren, Befüllungsfehler oder Falschausweisung) nicht mehr verkaufbar ist.

Bei einer eingeschränkten Verkehrsfähigkeit kann also kein Ansatz von null Euro vorgenommen werden, sondern nur eine Minderung. Lediglich wertlose Ware kann mit einer Bemessungsgrundlage von null Euro abgerechnet werden. Beispiele dafür sind laut BMF u. a. Lebensmittel sowie Non-Food-Waren, die kurz vor dem Ablauf ihres Mindesthaltbarkeitsdatums stehen. Neben Frischwaren wie Backwaren, Obst und Gemüse mit Mängeln sind dies zum Beispiel pharmazeutische Artikel, Drogerieartikel, Kosmetika, Tierfutter, Blumen sowie Bauchemieprodukte wie Silikon oder Beschichtungen und andere verderbliche Waren.

Neuware, die lediglich verschmutzt bzw. deren Verpackung beschädigt wurde, oder Kleidung mit deutlichen Anprobespuren kann nicht mit null Euro Umsatzsteuer gespendet werden, auch wenn sie sonst vernichtet würde. Bei solchen Artikeln ist eine Wertminderung vorzunehmen und ein objektiver Verkaufspreis zu kalkulieren.

Sonderregelungen während der Corona-Pandemie

In einem zweiten Schreiben des BMF vom 9.4.2020 legte die Finanzverwaltung Sonderregelungen für Sachspenden während der Corona-Pandemie fest. Demnach gilt für Einzelhändler unter bestimmten Voraussetzungen ein Erlass der Besteuerung. Dies betrifft vor allem Händler, die wirtschaftlich erheblich von der Corona-Krise getroffen wurden, sowie Saisonwaren, die durch ihre befristete Marktgängigkeit nur noch schwer absetzbar sind.

Um das gemeinnützige Engagement von Unternehmen zu fördern, wurde auch beim Spenden von medizinischer Ausrüstung, Schutzmasken und Desinfektionsmitteln an Kranken- und Pflegeheime, Arztpraxen, Rettungs- und Sozialdienste sowie an öffentliche Institutionen wie Feuerwehr und Polizei auf die Abgabe der Umsatzsteuer verzichtet.

Zunächst galt diese Sonderregelung vom 1.3.2020 bis zum 31.12.2020 und wurde am 18.12.2020 vorerst bis zum 31.12.2021 und am 14.12.2021 bis zum 31.12.2022 verlängert.

Tipp: Sachspenden gut dokumentieren

Um keine Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen, sollten Sie eine entsprechende Dokumentation zu Ihren Sachspenden anlegen. Überprüfen Sie zudem die Vorgaben zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage bei Sachspenden in Absatz 1a, Abschnitt 10.6 UstAE. Insofern Sie eine Bemessungsgrundlage von null Euro ansetzen, empfiehlt sich eine entsprechende Dokumentation, die dies rechtfertigt. Weisen Sie hier nach, dass die Spende kurz vor Ablauf des Mindesthaltbarkeitsdatums stand oder andere Gründe, wegen derer die Verkaufsfähigkeit vollkommen verloren gegangen ist. 

Auch bei einer Wertminderung sollte gut dokumentiert werden, wie die entsprechend geminderte Bemessungsgrundlage ermittelt wurde.

Sind Sachspenden steuerlich absetzbar?

Sachspenden sind – unabhängig von ihrer Höhe – für gemeinnützige Einrichtungen steuerfreie Einnahmen. Unternehmen, die Gutes für die Allgemeinheit tun, können ihre Spenden wiederum steuerlich absetzen. Dazu benötigen sie allerdings eine Zuwendungsbestätigung der jeweiligen Organisation. Nur gemeinnützige Vereine und Organisationen dürfen diese Bestätigung ausstellen und die Sachspende muss unmittelbar für die ideellen Zwecke oder den Zweckbetrieb der Organisation verwendet werden. Für die gespendeten Gegenstände ist der Marktwert zu ermitteln und auf den Vordrucken zusammen mit den Angaben über Alter, Zustand und Kaufpreis des Gegenstandes anzugeben. Diese Bescheinigung muss vom Finanzamt anerkannt werden.

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