Die Mehrwertsteuer (MwSt.) auf Übernachtungen

Welcher Steuersatz gilt für Übernachtungen im Hotel?

Für Leistungen im Hotel gelten seit 2010 unterschiedliche Steuersätze. So wird für die reine Übernachtung lediglich der reduzierte Steuersatz von 7 Prozent angewendet, für Nebenleistungen werden dagegen 19 Prozent Mehrwertsteuer fällig. Zu den Nebenleistungen gehören unter anderem das Frühstück, das bei Rechnungen für Unternehmen getrennt ausgewiesen werden muss. Mit 19 Prozent werden aber Zusatzleistungen wie die Sauna- oder Fitnessraumnutzung u. Ä. besteuert. 

Mehrwertsteuerabsenkung im Rahmen des Corona-Hilfsprogrammes

Da Hotels und die Gastronomie von der Corona-Pandemie besonders stark betroffen waren, hat die Bundesregierung im Rahmen des Zweiten Corona-Steuerhilfegesetzes eine befristete Absenkung des Steuersatzes beschlossen. Damit wurde die Mehrwertsteuer im Zeitraum vom 1.7.2020 bis zum 31.12.2020 von 19 Prozent auf 16 Prozent bzw. von 7 Prozent auf 5 Prozent abgesenkt. Bei Abrechnungen aus diesem Zeitraum sollte man auf diese Besonderheiten achten.

Zusätzlich wurde eine zeitlich befristete Ermäßigung der Umsatzsteuer für Speisen beschlossen. Zunächst galt diese Ermäßigung nur für den Zeitraum vom 1.7.2020 bis zum 30.06.2021, sie wurde dann aber bis zum 31.12.2022 verlängert. Für alle Speisen in der Gastronomie sowie für das Frühstück gilt in dieser Zeit der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent, während Getränke weiterhin mit 19 Prozent besteuert werden. Wird beim Frühstück im Hotel ein Pauschalpreis berechnet, kann der Hotelier die Getränke mit 30 Prozent des Preises kalkulieren und hierfür den Regelsteuersatz verwenden, während er bis zum 31.12.2022 das Frühstück nur mit 7 Prozent besteuern muss.

Ist die Mehrwertsteuer auf Übernachtungen abzugsfähig?

Übernachtungen während Dienstreisen stellen für Unternehmen, deren Mitarbeiter viel unterwegs sind, einen erheblichen Ausgabenposten dar. Spesenabrechnungen können sich daher schnell aufblähen. 

Angesichts dieses großen Budgets stellt sich schnell die Frage: Ist die Mehrwertsteuer auf Hotels und Übernachtungen erstattungsfähig? 

Übernachtungen, die beruflich bedingt sind, können steuerlich abgesetzt werden. Dabei gelten die realen Kosten – allerdings nur für die reine Übernachtungsleistung. Die Übernachtung kann sowohl in einem Zimmer im Hotel bzw. in einer Pension, aber auch in einem privaten Zimmer oder Ferienwohnung erfolgen. Wichtig ist nur, dass auf der Rechnung die Übernachtung getrennt von anderen Zusatzleistungen wie Frühstück, Saunanutzung, Parkgebühren etc. aufgeführt wird. 

Hintergrund ist, dass andere Reisekosten als die Übernachtung getrennt abgerechnet werden. So gilt für die Verpflegung zum Beispiel eine Pauschale. Wird dennoch ein Gesamtpreis ausgewiesen, wird der Betrag folgendermaßen gekürzt:

• enthaltenes Frühstück um 20 %
• enthaltenes Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 %

Wie erfolgt die Erstattung von Übernachtungskosten?

Die bei Geschäftsreisen anfallenden Kosten für Übernachtungen können auf zweierlei Art und Weise erstattet werden. Meist übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten und kann sie dann als Betriebskosten mit seiner vereinnahmten Mehrwertsteuer im Rahmen des Vorsteuerabzugs verrechnen. Allerdings ist er nicht dazu verpflichtet, die Kosten für Übernachtungen zu übernehmen und kann die Höhe in einer Reisekostenrichtlinie begrenzen. 

Um den Mitarbeitern Kosten für Übernachtungen, Verpflegungen, Transport, Taxi etc. zu erstatten, verwenden Unternehmen unterschiedliche Optionen:

• Der Arbeitnehmer begleicht die Rechnungen für die Übernachtungen zunächst selbst und bekommt die Kosten nach einer Abrechnung mit entsprechendem Nachweis erstattet.
• Das Unternehmen nutzt eine Firmenkarte, mit der der Mitarbeiter die Reservierung bereits im Voraus bezahlen kann. Entsprechende Belege – insofern sie nicht online ausgestellt werden – muss er bei seiner Rückkehr vorlegen.
• Geschäftsreisenden können durch das Unternehmen auch Pauschalen zur Verfügung gestellt werden. Diese können sie dann nach eigenem Ermessen verwenden.

Erstattet ein Unternehmen die Kosten nicht, kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten in seiner eigenen Steuererklärung geltend machen. Dazu muss die Rechnung allerdings auf seinen Namen ausgestellt werden. Alternativ kann für die Übernachtung auch eine Pauschale angewendet werden. Für Deutschland beträgt sie jedoch nur 20 Euro. Im Ausland ist sie dagegen deutlich höher, aber je nach Land unterschiedlich geregelt.

Gibt es eine Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer bei Hotelübernachtungen? 

Bei Dienstreisen im Ausland gelten besondere Vorschriften. So kann man die ausländische Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen, sondern muss sie als Betriebsausgaben abrechnen. Möglicherweise können Sie die Erstattung der Umsatzsteuer aus anderen EU-Ländern beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen, wenn in diesem Land die Vorsteuer aus Übernachtungskosten abziehbar ist. 

Für die Abrechnung der Übernachtung als Betriebsausgabe sind wie in Deutschland entsprechende Belege vorzulegen und möglicherweise das Frühstück und/oder andere Mahlzeiten herauszurechnen.

Alternativ kann man auch bei Übernachtungen im Ausland die für das jeweilige Land gültige Übernachtungspauschale ansetzen.

Hotelabrechnungen mit Mooncard effizienter bearbeiten

Wie Sie sicher verstanden haben, ist die Rückerstattung der Mehrwertsteuer auf Hotelkosten begrenzt. Abzugsfähig sind nur bestimmte Kosten oder Pauschalen. Infolgedessen ist der Betrag der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer minimal. Es ist daher angesichts der für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen erforderlichen Ressourcen ratsam, effiziente Maßnahmen zur Erstattung der Mehrwertsteuer auf Hotelkosten zu ergreifen.

Mit der Corporate card von Mooncard können Sie die Hotelkosten auch bei kleinen Beträgen ohne viel Aufwand von der Mehrwertsteuer abziehen. Unsere umfassende Geschäftszahlungslösung vereinfacht die Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben. Ist die Zahlung erfolgt, bleibt dem Mitarbeiter nur noch eines zu tun: Beleg fotografieren. Rechnungen, Tickets oder Restaurantrechnungen werden dann digital und beweiskräftig archiviert. 

Gleichzeitig werden Spesenabrechnungen mit Informationen aus Banktransaktionen vorausgefüllt und der Anteil der abzugsfähigen Mehrwertsteuer wird automatisch auf alle Ausgaben berechnet. So sparen Sie wertvolle Zeit bei zeitintensiven Vorgängen wie der Nachrechnung von Mehrwertsteuerkosten oder der Rückforderung ausländischer Mehrwertsteuer. 

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