Die Mehrwertsteuer bei Taxis: So rechnen Sie Ihre Dienstreise richtig ab

Welcher Mehrwertsteuersatz gilt für das Taxi?

Für Taxifahrten fallen bei der Umsatzsteuer, umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt, einige steuerliche Besonderheiten an. Generell gilt in Deutschland der Regelsatz von 19 Prozent. Dieser wird aber nicht für alle Fahrten mit dem Taxi angewendet. Den ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent dürfen Taxiunternehmer anwenden, wenn die Beförderungsstrecke nicht länger als 50 km war. Beträgt die Strecke hingegen mehr als 50 km, sind 19 Prozent Umsatzsteuer fällig, es sei denn, die Fahrt fand innerhalb einer Gemeinde oder Stadt statt. Dann sind wiederum nur 7 Prozent Umsatzsteuer zu zahlen.

Achtung: Der ermäßigte Satz darf nicht angewendet werden, wenn neben der Personenbeförderung auch bzw. nur Gegenstände befördert werden. Dann fallen immer 19 Prozent Umsatzsteuer an. 

Coronabedingte Mehrwertsteuersenkung

Im Rahmen der Steuerhilfsprogramme während der Corona-Krise hat die Bundesregierung sowohl den Regel- als auch den ermäßigten Mehrwertsteuersatz für bestimmte Produkte und Dienstleistungen wie Gastronomie, Hotelübernachtungen u. a. abgesenkt. Dies betraf auch Fahrten mit dem Taxi, bei denen anstatt 19 nur 16 Prozent und statt 7 nur 5 Prozent abgeführt werden mussten. Auf die Regeltarife in den Kommunen hatte dies allerdings kaum Auswirkungen, sodass Fahrgäste meist den gleichen Preis bezahlen mussten.

Wenn Sie Taxikosten aus diesem Zeitraum abrechnen, sollten Sie allerdings auf die richtige Abrechnung und Ausweisung der Mehrwertsteuer achten. 

Auslandsfahrten und die Mehrwertsteuer

Für Taxiunternehmen sind lange Fahrten ein Glücksfall, aber wenn die Fahrt ins Ausland geht, wird es umsatzsteuerlich recht kompliziert. Der oben genannte deutsche Steuersatz gilt dann nämlich nur für die Fahrstrecke in Deutschland und muss hier abgeführt werden. Die Strecke im Ausland ist hingegen im jeweiligen Land umsatzsteuerpflichtig. 

Daher muss die Fahrt auf der Quittung aufgeteilt werden und die inländische Umsatzsteuer sowie die ausländische Umsatzsteuer separat angegeben werden. Da das Taxiunternehmen im Ausland zusätzlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben muss, kann es sein, dass es insbesondere kurze Fahrten ins Ausland wegen dem hohen Aufwand ablehnt.

Ist die Taxisteuer abzugsfähig?

Ob Fahrten mit dem Taxi absetzbar sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zunächst gilt es, zwischen der täglichen Fahrt zur Arbeit und Fahrten zu einer Auswärtstätigkeit zu unterscheiden. 

Bei täglichen Fahrten zur ersten Arbeitsstätte

Arbeitnehmer können ihre täglichen Fahrten zur Arbeitsstätte auf der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Diese werden dann in der Regel mit der Entfernungspauschale, auch Pendlerpauschale genannt, abgegolten. Alternativ können aber auch Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln abgerechnet werden, wenn diese den Betrag der Pendlerpauschale übersteigen.

Ob Taxis zu den öffentlichen Verkehrsmitteln gehören, ist allerdings nicht eindeutig geklärt. Während sich der Bundesfinanzhof noch nicht abschließend zu dieser Frage geäußert hat, vertreten einzelnen Gerichte die Meinung, dass ein Taxi als öffentliches Verkehrsmittel betrachtet werden könnte.

Gut zu wissen: Steuerfreie Arbeitgebererstattungen für Fahrten zur Arbeit gelten nicht für Taxis.

Ab 2019 sind Zuschüsse, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeitsstätte gewährt, steuerfrei. Diese Steuerfreiheit ist für die Nutzung von Taxis jedoch ausdrücklich ausgeschlossen. 

Bei beruflichen Auswärtstätigkeiten

Im Rahmen von beruflich bedingten Reisen sind Taxifahrten in jedem Fall abrechenbar. Zu unterscheiden ist hier allerdings, wer die Kosten trägt. Bezahlt der angestellte Arbeitnehmer die Fahrtkosten selbst, kann er diese wiederum als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Erstattet hingegen der Arbeitgeber die Fahrtkosten, darf der Arbeitnehmer sie nicht doppelt abrechnen. Vielmehr kann der Arbeitgeber die Kosten dann als Betriebsausgabe ausweisen.

Auch Selbstständige und Freiberufler können Taxirechnungen über die Anlage EÜR in der Steuererklärung geltend machen und die Umsatzsteuer von der Vorsteuer abziehen. Dazu müssen sie allerdings vorsteuerberechtigt sein, dürfen also nicht von der Umsatzsteuer befreit sein. Von der Umsatzsteuer befreite Selbstständige können keine Betriebskosten abrechnen, die Fahrten aber eventuell als Werbungskosten ausweisen. 

Gut zu wissen: Die gleiche Unterscheidung gilt übrigens auch für Parkgebühren. Hier sind nur beruflich bedingte Kosten bei Auswärtstätigkeiten absetzbar. In unserem Artikel zur Rückerstattung der Parkgebühren erfahren Sie alle Einzelheiten.

Was sind die Verfahren zur Rückerstattung der Taxikosten? 

Damit die Fahrtkosten für Unternehmen als Betriebsausgaben abgerechnet werden können, muss der Taxifahrer eine ordentliche Quittung ausstellen. Nur so bekommt das Unternehmen die Umsatzsteuer wieder. 

Die Quittung muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Taxiunternehmens
• Datum der Fahrt
• ausgeführte Leistung und Fahrtstrecke
• Fahrpreis (brutto)
• Steuersatz

Bei einem Rechnungsbetrag von über 150 Euro müssen zusätzlich diese Angaben vorliegen:

• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Taxiunternehmens
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Rechnungsnummer
• Nettobetrag und Umsatzsteuer
• Leistungszeitraum

Diese Angaben ermöglichen es dem umsatzsteuerpflichtigen Kunden, die Vorsteuer abzuziehen. Die Rechnung kann dabei auch elektronisch ausgestellt werden und muss dann entsprechend archiviert werden. Wie bei allen Belegen für Dienstfahrten sind die Quittungen zehn Jahre lang aufzubewahren und bei einer Prüfung durch das Finanzamt ggf. vorzulegen.

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