Die Mehrwertsteuer in der Gastronomie

In der Gastronomie gelten verschiedene Mehrwertsteuersätze: 7 oder 19 Prozent. Die Sätze variieren je nach Art des Produkts und des betreffenden Verkaufs: Vorortverzehr oder Take-Away. Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Mehrwertsteuer auf Verpflegungskosten eines Unternehmens abzugsfähig. Daher stellt sich die Frage: Können wir die auf Restaurantrechnungen angegebene Mehrwertsteuer zurückfordern? Und für welche Lebensmittel oder Getränke gelten die ermäßigten Mehrwertsteuersätze? Mooncard informiert Sie über die Rückerstattung der Mehrwertsteuer auf die Verpflegungskosten eines Unternehmens.

Welche Mehrwertsteuersätze gelten in der Gastronomie?

Seit der Geburtsstunde der Mehrwertsteuer in Deutschland vor etwas mehr als 50 Jahren gibt es eine Unterscheidung zwischen dem regulären Steuersatz und einem ermäßigten Satz. Grundgedanke dabei war und ist, dass der sogenannte Grundbedarf preiswerter sein soll. Daher wird für die meisten Lebensmittel der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 7 Prozent angewendet. Getränke werden hingegen mit dem Regelsatz von 19 Prozent besteuert und dabei ist es unerheblich, ob sie alkoholfrei oder alkoholhaltig sind. Ausnahmen gibt es hier nur bei bestimmten Produkten wie Kuhmilch. Daher wird z. B. ein Cappuccino, der mehr als 75 Prozent Milchanteil enthält, mit 7 Prozent versteuert, während der Staat bei Kaffee schwarz 19 Prozent Mehrwertsteuer verlangt.

In der Gastronomie profitieren allerdings nicht alle von dem ermäßigten Steuersatz für Lebensmittel. Schließlich stellen die Zubereitung von Speisen, die Bedienung sowie das Bereitstellen von Tischen und Stühlen Dienstleistungen dar, die mit 19 Prozent besteuert werden. Daher kommt es bei der Besteuerung auf die Form des Gastronomiebetriebs an. Während im Restaurant, Café, in der Bar oder der Kantine auf Speisen 19 Prozent Umsatzsteuer fällig werden, sind es im Imbiss nur 7 Prozent. Dies gilt allerdings nur, wenn keine Sitzgelegenheiten zur Verfügung gestellt werden.

Bei Cateringdiensten und Take-Away-Angeboten werden in der Regel 7 Prozent auf Speisen verlangt.

Ermäßigte Steuersätze durch das Corona-Steuerhilfegesetz

Da Restaurants von der Corona-Krise besonders betroffen wurden, hat die deutsche Bundesregierung im Frühjahr 2020 zur Unterstützung dieser Unternehmen eine zeitlich befristete Ermäßigung der Mehrwertsteuer für Speisen beschlossen. Obwohl die Ermäßigung zunächst nur für den Zeitraum vom 1. Juli 2020 bis zum 30. Juni 2021 vorgesehen war, wurde sie schließlich bis zum 31. Dezember 2022 verlängert. Damit ist für Speisen in der Gastronomie genauso wie beim Außer-Haus-Verzehr zurzeit nur der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent fällig. Getränke werden jedoch weiterhin mit 19 Prozent besteuert.

Wann erhalte ich die abzugsfähige Mehrwertsteuer auf Verpflegungskosten zurück?

Fragen Sie sich, wie die erstattungsfähige Mehrwertsteuer auf Verpflegungskosten funktioniert? Im Rahmen der Dienstreise eines Mitarbeiters oder Geschäftsführers eines Unternehmens sind Verpflegungskosten unabhängig vom anwendbaren Steuersatz erstattungsfähig. Auch die Verpflegungsmehrwertsteuer für die Gäste Ihres Unternehmens ist abzugsfähig.

Um die Mehrwertsteuer aus der Verpflegung geltend machen zu können, müssen die Ausgaben durch eine Dienstreise gerechtfertigt und angesichts des Kontexts sowie der Anzahl der Gäste während des Essens angemessen und verhältnismäßig sein. Darüber hinaus muss die Identität und Qualität aller Teilnehmer sorgfältig auf der Rückseite der Restaurantrechnung festgehalten werden. Die Rechnung muss die geltende Mehrwertsteuer ausweisen und an das Unternehmen adressiert sein.

Wie erfolgt die Erstattung von Verpflegungskosten?

Bei Geschäftsreisen anfallende Verpflegungskosten können auf zweierlei Weisen erstattet werden. Oft übernimmt der Arbeitgeber die Kosten und kann diese dann als Betriebskosten mit seiner vereinnahmten Mehrwertsteuer verrechnen.

Unternehmen sind allerdings nicht verpflichtet, Verpflegungskosten zu erstatten. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer diese aber als Werbungskosten auf seiner eigenen Steuererklärung geltend machen. Dafür sind jedoch bestimmte Pauschalen für das In- und Ausland vorgesehen.

Achtung: Bei Dienstreisen im Ausland gelten andere Verpflegungspauschalen als in Deutschland.

In unserem Artikel zur Mehrwertsteuer in Europa erfahren Sie mehr über die unterschiedlichen Steuersätze und die innergemeinschaftliche Erstattung der Mehrwertsteuer.

Gut zu wissen

Tipps für die Erstattung der Verpflegungskosten durch den Arbeitgeber

Erstattet der Arbeitgeber die Verpflegungskosten, kann er diese als Betriebskosten abrechnen. Der Arbeitgeber darf in diesem Fall keine doppelte Abrechnung auf seiner Steuererklärung vornehmen, sondern bekommt die Kosten auf seiner Lohnabrechnung erstattet. Steuerfrei ist dies allerdings nur, wenn die gesetzlich festgelegten Pauschalen nicht überschritten werden. Höhere Beträge müssen dagegen versteuert werden.

Um die komplizierte Erstattung über die Lohnabrechnung zu umgehen, kann das Unternehmen seinen Mitarbeitern auch Zahlkarten zur Verfügung stellen. Damit müssen die Mitarbeiter die Kosten nicht mehr vorschießen und das Unternehmen kann Ausgaben direkt als Betriebsausgaben abrechnen.

Inklusivleistungen bei der Verpflegung

Wenn Sie bei Ihrer Geschäftsreise in einem Hotel übernachten und der Preis inklusive Frühstück ist, sollten Sie um eine getrennte Rechnung bitten. Die Kosten für die Übernachtung und das Frühstück müssen gesondert aufgeführt werden. Andernfalls müssen Sie von den steuerfreien Pauschalen für die Verpflegung bestimmte Beträge abziehen. Gleiches gilt auch, wenn Sie bei Kursen und Seminaren eine Teil- oder Vollverpflegung erhalten.

Erhält ein Geschäftsreisender während seiner Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit, die er nicht bezahlen muss, werden folgende Abzüge bei der Verpflegungspauschale gemacht:

20 % bei Frühstück
40 % bei Mittagessen
40 % bei Abendessen

Die effiziente Abrechnung von Verpflegungskosten mit Mooncard

Bewirtungskosten gehören zur Kategorie der vorsteuerabzugsfähigen Betriebsausgaben. Bei Dienstreisen ist auch die Mehrwertsteuer auf Fahrtkosten, Parkplätze, Übernachtungen und Taxis abzugsfähig. Allerdings müssen alle Kosten genau belegt und abgerechnet werden. Hier hilft die Corporate card und die Online-Verwaltungsanwendung von Mooncard und erleichtert die administrative Last der Spesenabrechnung. Um die Mehrwertsteuer auf die Verpflegung und andere erstattungsfähigen Reisekosten abzurechnen, sind nur vier Schritte notwendig:

Mitarbeiter bezahlen die Kosten überall auf der Welt direkt mit der Firmenkarte und müssen kein Geld vorschießen.
Anschließend machen sie ein Foto von der Rechnung (dazu werden sie per SMS aufgefordert) und müssen die Papierversion nicht mehr aufbewahren.
Die Spesenabrechnung wird automatisch generiert und dank unserer Algorithmen die richtige Mehrwertsteuer ermittelt.
Abschließend wird die Spesenabrechnung geprüft und von einem Manager oder einem Buchhalter validiert.

Um mehr über die Möglichkeiten der Mooncard-Lösung für Ihr Unternehmen zu erfahren, können Sie online eine kostenlose Demo anfordern.

Vadim Losch

Seit fast 2 Jahren ist er bei Mooncard als Account Manager DACH tätig. Vor seiner Tätigkeit bei Mooncard war er als Account Manager im Bereich Finanzmärkte bei BNP Paribas beschäftigt und hatte die Möglichkeit, als Auditor bei DB Schenker zu arbeiten. In seiner aktuellen Position liegt sein Fokus darauf, deutsche Kunden bei der Nutzung von Mooncard zu unterstützen und ihnen bei der Integration ihrer Ausgaben in die Buchhaltung behilflich zu sein.