Die Mehrwertsteuerrückerstattung: So können Sie sich die Mehrwertsteuer zurückholen

Was ist die Mehrwertsteuer und wer erhält die Vorsteuer zurück? 

Die Mehrwertsteuer ist eine indirekte Verbrauchsteuer. Daher spiegeln sich die Kosten der Mehrwertsteuer in dem vom Endverbraucher gezahlten Preis wider und haben keinen Einfluss auf den Gewinn des Unternehmens, denn die von den Unternehmen erhobene Mehrwertsteuer wird vollständig an den Staat abgeführt und muss durch die Umsatzsteuervoranmeldung deklariert werden.

Unternehmen müssen die Mehrwertsteuer für ihre Produkte und Dienstleistungen daher ausweisen und beim Endverbraucher erheben. Da allerdings nur Endverbraucher umsatzsteuerpflichtig sind, können sich Unternehmen beispielsweise beim Materialeinkauf die Umsatzsteuer zurückholen. Solche bereits gezahlten Steuern werden als Vorsteuer bezeichnet und können beim Finanzamt zur Erstattung eingereicht werden.

Dabei ist allerdings zu beachten, dass nur bestimmte Betriebsausgaben abzugsfähig sind. Ausgaben wie beispielsweise Geschenke, Lebensführungskosten, Geldstrafen für Strafverfahren sind unter anderem nicht abzugsfähig.

Wer bekommt die Vorsteuer erstattet?

Generell sind alle Unternehmen umsatzsteuerpflichtig und damit zum Vorsteuerabzug berechtigt. Allerdings gilt für Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 22.000 Euro eine gesonderte Regelung. 

Zudem gibt es für Selbstständige die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Dann müssen sie einerseits keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, können aber auch keine Ausgaben bei der Vorsteuer geltend machen.

Wie erfolgt der Vorsteuerabzug?

Nachdem wir geklärt haben, wer zum Vorsteuerabzug – also zur Rückerstattung der Mehrwertsteuer auf Materialeinkäufe etc. – berechtigt ist, wollen wir klären, wie die Verrechnung erfolgt.

Dazu wird die vereinnahmte Umsatzsteuer aus den Verkäufen des Unternehmens mit der von ihm geleisteten Vorsteuerzahlung durch Einkäufe verrechnet. Ist die gezahlte Vorsteuer höher als die vereinnahmte Umsatzsteuer, entsteht ein sogenannter Vorsteuerüberhang. Dann erhält das Unternehmen den Differenzbetrag vom Finanzamt zurück.

Ist die geleistete Vorsteuer jedoch niedriger als die vereinnahmte Umsatzsteuer, muss das Unternehmen den Differenzbetrag als Umsatzsteuerzahllast an das Finanzamt abführen.

Gut zu wissen: Bei der Buchhaltung ist allerdings darauf zu achten, welche Ausgaben tatsächlich vorsteuerabzugsfähig sind und mit welchen Mehrwertsteuersatz sie abgerechnet werden müssen.

Welche Betriebsausgaben sind vorsteuerberechtigt?

Die Mehrwertsteuerrückerstattung betrifft nur bestimmte Berufsausgaben und es ist besser zu wissen, welche! 

Dienstreisekosten (Kilometerkosten, Taxi, Maut, Parken, Kosten für Restaurant und Übernachtung etc.) können einen erheblichen Teil der Ausgaben Ihrer Mitarbeiter ausmachen. Allerdings müssen Sie bei der Abrechnung genau darauf achten, welche dieser Ausgaben tatsächlich zu einer Rückerstattung der Mehrwertsteuer berechtigen.

Wichtig ist eine strenge Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben. Andernfalls können später Strafen seitens der Finanzbehörden drohen. 

Die Rückerstattung der Umsatzsteuer im Ausland

Unternehmer, die im Ausland tätig sind, zahlen bei Ihren Leistungserbringungen, aber auch bei Kundenbesuchen, Messen, Seminaren und Ausstellungen automatisch die ausländische Umsatzsteuer. Diese können in Deutschland angemeldete Unternehmen allerdings nicht bei der Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen.

Dennoch haben Unternehmen die Möglichkeit, sich die im Ausland gezahlte Umsatzsteuer erstatten zu lassen. Über das sogenannte Umsatzsteuervergütungsverfahren ist eine Erstattung in den meisten EU-Ländern bereits ab einer Umsatzsteuer von 25 Euro pro Kalenderjahr möglich. Die Antragsfrist endet dabei stets am 30. September des folgenden Jahres.

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Geschäftsausgaben gut belegen

Um eine Rückerstattung der Mehrwertsteuer zu erhalten bzw. die Umsatzsteuer, die Sie an den Staat zahlen müssen, zu reduzieren, ist es zwingend erforderlich, dass alle beruflichen Ausgaben, die einen Vorsteuerabzug ermöglichen, vollständig gerechtfertigt sind. Dazu sind Originalrechnungen, Quittungen usw. aufzubewahren.

Bei der Abrechnung von Reise-, Verpflegungs- und Transportkosten müssen Ihre Mitarbeiter Ihnen eine genau ausgefüllte Spesenabrechnung mit allen Belegen und dem Grund der Reise ausstellen. Dabei muss auch der Mehrwertsteuersatz angegeben werden.

Zur Vereinfachung dieser Abrechnung sollten Sie eine klare, präzise und gut erklärte Geschäftsausgabenrichtlinie einführen.

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