Die Rechnungskorrektur: Was ist bei der Umsatzsteuer zu beachten?

Wie sieht eine korrekte Rechnung aus?

Bei der Erstellung von Rechnungen sind viele Vorgaben und Pflichtangaben zu beachten. In unserem entsprechenden Artikel haben wir uns ausführlich damit beschäftigt, hier daher nur ein kurzer Überblick.

Für Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro sind laut § 33 UStDV nur folgende Angaben notwendig:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Art und Menge der gelieferten Ware bzw. Umfang der Leistung
• der Bruttobetrag der Rechnung und ggf. der Umsatzsteuersatz

Bei Rechnungen ab 250 Euro sind gemäß § 14 UStG zusätzlich folgende Angaben verpflichtend:

• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• die fortlaufende Rechnungsnummer
• Datum bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
• die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers

Weiterlesen: Erfahren Sie hier, wie Sie die Umsatzsteuer richtig berechnen und welchen Steuersatz Sie wann anwenden müssen.

Warum sind Rechnungskorrekturen so wichtig?

Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen sind korrekte Rechnungen besonders wichtig. Schließlich berechtigen Rechnungen, die ohne die oben genannten Pflichtangaben ausgestellt werden, nicht zum Vorsteuerabzug und müssen daher vom Ersteller korrigiert werden. Generell hat ein Leistungserbringer sechs Monate Zeit, um eine Rechnung zu schreiben, und der Empfänger hat andererseits einen Anspruch auf die Korrektur von fehlerhaften Rechnungen.

Rechnungskorrekturen liegen aber auch im Interesse des Ausstellers, denn stellt dieser einfach eine neue Rechnung aus, müsste er die ausgewiesene Umsatzsteuer erneut an das Finanzamt abführen.

Gut zu wissen: Nur bei einer ordnungsgemäßen Korrektur der Rechnung entsprechend der einschlägigen Vorschriften wird die ursprüngliche Rechnung neutralisiert! 

Noch nicht gebuchte Rechnungen korrigieren

Wurden Rechnungen noch nicht gebucht und fallen dem Ersteller oder Empfänger die Fehler auf, bevor sie in der Buchhaltung erfasst werden, muss für die Korrektur kein komplett neues Dokument geschrieben werden. Hier genügt es, wenn die nötigen Änderungen handschriftlich auf der ursprünglichen Rechnung vorgenommen werden. Die Korrektur muss jedoch mit Datum und der Unterschrift des Korrigierenden versehen werden.

Sind fehlerhafte Rechnungen bereits versendet worden, sollte der Aussteller dem Empfänger ein zweites Dokument zur Korrektur derselben schicken. Dabei müssen mindestens folgende Angaben aufgeführt werden, um eine zweifelsfreie Zuordnung zu ermöglichen:

• Name und Anschrift des liefernden Unternehmens
• Verweis auf die ursprüngliche Rechnung (mit Angabe ihrer fortlaufenden Nummer und dem Ausstellungsdatum)
• Korrektur des Fehlers

Dieses Dokument muss der Empfänger anschließend zusammen mit der Originalrechnung aufbewahren.

Bereits gebuchte Rechnungen korrigieren

Hat der Rechnungsempfänger die fehlerhafte Rechnung bereits gebucht, ist die Korrektur etwas komplizierter. Hier reicht es nicht, einfach eine Änderung durch ein ergänzendes Schreiben durchzuführen. Vielmehr muss die Korrektur durch eine Stornierung und erneute Rechnungsstellung vorgenommen werden.

Damit die Stornierung gültig ist, muss das Dokument entsprechend korrekt bezeichnet werden. Neben Stornorechnung sind hier die Begriffe Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung gebräuchlich. 

Achtung: Der früher verwendete Begriff „Gutschrift“ ist heute nicht mehr zulässig.

Gleichzeitig ist auf der Stornorechnung ein Verweis auf die fehlerhafte Originalrechnung notwendig, damit die Zuordnung möglich ist. Anschließend kann der Leistungserbringer eine neue Rechnung ausstellen, die wiederum eine neue fortlaufende Nummer enthalten muss.

Der Leistungsempfänger muss die neue Rechnung zusammen mit der Originalrechnung und der Stornorechnung aufbewahren.

Auswirkungen einer Rechnungskorrektur bei falscher Ausweisung der Umsatzsteuer

Einer der möglichen Fehler bei einer Rechnung ist die falsche Ausweisung der Umsatzsteuer. Wurde diese bereits in der Umsatzsteuervoranmeldung abgerechnet, muss auch hier eine Korrektur vorgenommen werden.

Ein zu hoch ausgewiesener Betrag der Umsatzsteuer, die bereits ans Finanzamt gezahlt wurde, kann in der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung oder in der Jahreserklärung korrigiert werden.

Der Leistungsempfänger muss wiederum die geltend gemachte Vorsteuer korrigieren. Dabei ist der Leistungserbringer nicht verpflichtet sicherzustellen, dass der Rechnungsempfänger die zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer ans Finanzamt zurückgebucht hat. Er muss lediglich seine Rechnung entsprechend korrigieren.

Wurden der Betrag der Umsatzsteuer zu niedrig ausgewiesen, schuldet der Leistungserbringer dem Finanzamt auch ohne eine Korrektur die höhere Steuer. Für den Rechnungsempfänger gilt jedoch, dass er nur die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen darf, die der Leistungserbringer in der Rechnung ausgewiesen hat. Entdeckt das empfangene Unternehmen also einen Fehler, sollte es unbedingt eine Korrektur anfordern. Grundsätzlich ist es stets sinnvoll, alle eingehenden Rechnungen genau auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.

Findet ein Finanzprüfer im Rahmen einer Betriebsprüfung fehlerhafte Umsatzsteuerbeträge, kann dies zu Nachzahlungen der Umsatzsteuer zuzüglich Verzugszinsen führen.

Gleichzeitig wird ein Prüfer skeptisch werden, wenn er mehrere falsche Rechnungen entdeckt, und mit Sicherheit genauer hinschauen. Gleiches gilt, wenn beim Finanzamt vermehrt Korrekturen eingehen; dann wird dieses sicherlich hellhörig und eine Sonderprüfung veranlassen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Rechnungen stets fehlerfrei erstellt werden und der Umsatzsteuersatz sowie der berechnete Betrag stimmen. 

Mehr über die Rechnungserstellung und die Umsatzsteuer erfahren

Bei der korrekten Ausstellung von Rechnungen gibt es vieles zu beachten. Wir haben daher für Sie eine ganze Reihe an Artikeln zusammengestellt. Wussten Sie beispielsweise,

• dass Sie für Versandkosten Umsatzsteuer bezahlen müssen,
• wie Sie eine Abschlagsrechnung richtig in die Buchhaltung integrieren oder 
• dass einige Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden?

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