Die Umsatzsteuer buchen: So machen Sie es richtig

Grundwissen für die Buchhaltung: Was sind Umsatzsteuer und Vorsteuer?

Vereinnahmte Umsatzsteuer und erstattungsfähige Vorsteuer sind zwei Begriffe, die jeder Unternehmer kennen sollte, um seine Buchführung korrekt zu gestalten. Hier daher ein kurzer Überblick zu den Begriffen. In unseren speziellen Artikeln „Vereinnahmte Umsatzsteuer“ und „Umsatzsteuerrückerstattung“ erfahren Sie alle Einzelheiten.

Vereinnahmte Umsatzsteuer

Nahezu jede Ware und Dienstleistung unterliegt in Deutschland der Umsatzsteuer. Diese gilt als indirekte Steuer, weil sie vom Unternehmen eingenommen und dann an das Finanzamt abgeführt wird. Die Umsatzsteuer ist daher aus dem Brutto-Preis herauszurechnen, um den Netto-Umsatz des Unternehmens zu ermitteln.

Erstattungsfähige Vorsteuer

Unternehmen müssen bei ihren Einkäufen auch Umsatzsteuer bezahlen. Da sie diese jedoch wieder abrechnen können, spricht man hier von der Vorsteuer. Im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung können steuerpflichtige Unternehmen die erstattungsfähige Vorsteuer von der eingenommenen Umsatzsteuer abziehen und reduzieren so ihre Steuerlast.

Gut zu wissen: Selbstständige und Unternehmen, die von der Umsatzsteuer befreit sind (z. B. Kleinunternehmer), können keine Vorsteuer geltend machen!

Buchungen der Umsatz- und Vorsteuer: Welche Probleme gibt es?

Bei der Buchung von Umsatzsteuer und Vorsteuer gibt es verschiedene Aspekte zu beachten. Probleme bereiten oft die richtige Zuordnung des Kontos sowie die Ausweisung in der Bilanz. Wichtig ist es, die Aufteilung der Umsatzsteuer und Vorsteuer nach Steuersätzen zu beachten. Die Verwendung des falschen Steuersatzes kann zu Zahlungsnachforderungen führen. Zudem sollte stets ein Abgleich zwischen Buchführung und Umsatzsteuererklärung erfolgen und die Daten korrekt übernommen werden. Eine effiziente Software wie die von Mooncard hilft hier, Fehler zu vermeiden.

Tipp: In der Buchführung stehen Zugänge stets rechts im Konto (+ HABEN), während Abgänge links stehen (- SOLL). Die Vorsteuer steht als Forderung an das Finanzamt also links und die eingenommene Umsatzsteuer als Verbindlichkeit dagegen rechts im Konto.

Gut zu wissen: Um die im Gesamtpreis (=Brutto-Preis) enthaltene Mehrwertsteuer zu berechnen, können Sie folgende Formeln benutzen:

• Bei 19 % MwSt.: Brutto-Preis / 1,19 × 0,19 = enthaltene MwSt.
• Bei 7 % MwSt.: Brutto-Preis / 1,07 × 0,07 = enthaltene MwSt.

Entsprechende Buchhaltungsprogramme nehmen Ihnen diese Kalkulation jedoch ab, sodass Sie nur den richtigen Steuersatz überprüfen müssen.

Die Zuordnung der richtigen Konten

Um die Buchführung übersichtlich zu gestalten, werden für die verschiedenen Punkte der Abrechnung unterschiedliche Konten verwendet. Folgende Konten sollten getrennt ausgewiesen werden, da sie für die Umsatzsteuererklärung benötigt werden. Es ist daher sinnvoll, sie bereits in der Bilanz getrennt auszuweisen: 

• Umsatzsteuer 1770 (SKR 03) bzw. 3800 (SKR 04)
• Umsatzsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb 1772 (SKR 03) bzw. 3802 (SKR 04)
• Abziehbare Vorsteuer 1570 (SKR 03) bzw. 1400 (SKR 04)
• Abziehbare Vorsteuer aus innergemeinschaftl. Erwerb 1572 (SKR 03) bzw. 1402 (SKR 04)
• Umsatzsteuer-Vorauszahlungen 1780 (SKR 03) bzw. 3820 (SKR 04)

Besonderheiten bei der Abrechnung von innergemeinschaftlichen Lieferungen

Wer geschäftliche Kontakte im EU-Ausland pflegt, sollte bei der Abrechnung der Umsatzsteuer einige Besonderheiten beachten. Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen werden nämlich ohne Umsatzsteuer ausgestellt. Aufgrund des sogenannten Reverse-Change-Verfahrens obliegt es dem Leistungsempfänger, die Umsatzsteuer in seinem Heimatland mit den gültigen Steuersätzen abzurechnen.

Als Leistungserbringer müssen sie also keine Umsatzsteuer buchen, empfangen Sie hingegen Lieferungen oder Leistungen, müssen Sie die Umsatzsteuer ausweisen und können aber gleichzeitig vom Vorsteuerabzug Gebrauch machen. 

In diesem Fall spricht man vom innergemeinschaftlichen Erwerb und die zugehörige Umsatzsteuer wird auf das Konto 1774 (SKR 03) oder 3804 (SKR 04) „Umsatzsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb“ gebucht. Ist das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann es die Umsatzsteuer gleichzeitig wieder als Vorsteuer abziehen. Dazu wird folgendes Konto verwendet: 1574 (SKR 03) bzw. 1404 (SKR 04) „Abziehbare Vorsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb“. 

Die Mehrwertsteuer mit Mooncard buchen

Wie Sie sehen, ist die Umsatzsteuerabrechnung für Unternehmen mit viel Verwaltungsaufwand verbunden. Die effiziente Lösung von Mooncard nimmt Ihnen hier einen Großteil der Arbeit ab:

Bezahlen Sie Ihre Reisekosten oder sonstigen Betriebsausgaben mit der Zahlkarte von Mooncard, rechnet das System die Kosten automatisch ab und ermittelt die abzugsfähige Mehrwertsteuer für jede Ausgabenkategorie. Damit erleichtert die Software Ihnen die Buchung und fristgerechte Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. Gleichzeitig werden Rechnungen und Belege digital archiviert und alle notwendigen Informationen abgefragt, sodass bei Kontrollen alles schnell zur Hand ist und sich keine Fehler einschleichen.

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