Was ist eine Abschlagsrechnung und wann wird die Umsatzsteuer fällig?

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung wird vor Beginn der Lieferung bzw. Leistung geschrieben und der Leistungsempfänger leistet unter Vorbehalt sowie im Vertrauen auf die Fortführung des Projektes Zahlungen. Üblich ist dies vor allem, wenn sich ein Projekt über mehrere Monate oder Jahre hin erstreckt. Dabei werden die jeweiligen Teilabschnitte bzw. Teilleistungen in der Regel im Vorhinein definiert, um Klarheit über die Abrechnung zu schaffen. Vor allem in der Baubranche ist ein solches Verfahren üblich, es wird aber auch von Selbstständigen und anderen Unternehmen genutzt.

Formell ähnelt eine Abschlagsrechnung der herkömmlichen Rechnung und muss die gleichen Angaben enthalten. In der Schluss- bzw. Endrechnung werden die jeweiligen Abschläge dann einkalkuliert und nur noch der Restbetrag ausgewiesen.

Abschlagsrechnung oder Teilrechnung?

Eine Teilrechnung ähnelt der Abschlagsrechnung, allerdings wird diese nach der Erbringung der vereinbarten Teilleistungen erstellt und kann auch Teilschlussrechnung genannt werden, da sie mit einer Abnahme von Projektabschnitten einhergeht. Die eigentliche Abnahme bei Abschlagsrechnungen erfolgt dagegen erst am Ende des Projektes. 

Wann und wo sind Abschlagsrechnungen von Vorteil?

In der Baubranche sind lange Projektzeiten üblich. Damit das Bauunternehmen seine laufenden Kosten begleichen kann, sind Abschlagszahlungen für zuvor vereinbarte Bauabschnitte gang und gäbe. Schließlich haben die Bauunternehmen nicht nur Lohnkosten, sondern auch Materialkosten zu tragen.

Gleiches gilt für Freelancer, die große Projekte annehmen. Oft spielt dabei auch die Angst, am Ende möglicherweise leer auszugehen, eine Rolle. 

Abschlagsrechnungen haben aber auch für Auftraggeber von längerfristigen Projekten Vorteile. Durch die vereinbarten Beträge entsteht für sie eine gewisse Planungssicherheit und sie wissen frühzeitig, welche Leistungen sie zum Beispiel am Ende des Monats bezahlen müssen.

Formelle Vorgaben für Abschlagsrechnungen

Es gibt keine rechtlichen Regelungen für den Ablauf von Abschlagsrechnungen. Ihre Form orientiert sich dagegen an herkömmlichen Rechnungen. Daher müssen folgende Pflichtangaben auf der Abschlagsrechnung erscheinen:

• Bezeichnung der Rechnung als Abschlagsrechnung
• Name und Anschrift des Rechnungsstellers 
• Steuernummer bzw. Steueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Ausstellungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Datum bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
• Art und Menge der Lieferung bzw. Umfang der erbrachten Leistung
• Rechnungsbetrag in Brutto und Netto sowie Steuersatz
• bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer: Grund für die Steuerbefreiung

Tipp: Damit es im Nachhinein nicht zu Unstimmigkeiten kommt, sollte die Beschreibung des Leistungsumfangs möglichst genau in der Rechnung aufgeführt werden.

Um einen besseren Überblick zu behalten, welche Leistungen bereits abgerechnet wurden und welche noch geplant sind, können Sie ein zusätzliches Dokument anfertigen. Hier beschreiben Sie alle vereinbarten, bereits erbrachten, bezahlten und noch geplanten Leistungen. Dies gibt sowohl Ihnen wie auch dem Kunden eine bessere Orientierung.

Kumulative Abschlagsrechnungen

Als Leistungserbringer können Sie Einzelabschlagsrechnungen, die den Leistungsumfang von einzelnen Perioden umfassen, schreiben. Es ist aber auch möglich, kumulative Abschlagsrechnungen zu schreiben, die die Leistungen bis zur Schlussrechnung fortschreiben. Hier wird der aktuelle Leistungsstand besser ersichtlich.

Die Schluss- bzw. Endrechnung

Ist das Projekt abgeschlossen und die Abnahme durch den Kunden erfolgt bzw. sind alle Waren geliefert worden, erstellt der Leistungserbringer eine End- bzw. Schlussrechnung. Diese muss eindeutig als solche gekennzeichnet werden und alle Leistungen enthalten, die Ihr Kunde bereits beglichen hat. Damit geben Sie dem Kunden und sich selbst einen Überblick über die einzelnen Kostenpunkte und die Gesamtsumme.

Auf der Schlussrechnung erscheinen aber auch verbleibende Restforderungsbeträge, also die Differenz von Gesamtsumme abzüglich aller bisher geleisteten Zahlungen (Anzahlung, Abschlagszahlung und Teilschlusszahlung). Dabei kann es vorkommen, dass kein Restforderungsbetrag entsteht. Dies ist in der Praxis aber eher selten der Fall.

Bei der Schlussrechnung können die Geschäftspartner vereinbaren, dass durch die erfolgte Schlusszahlung Nachforderungen ausgeschlossen werden. Damit ist ein Projekt also komplett abgeschlossen und es bestehen keinerlei Ansprüche mehr. Im Baugewerbe bedeutet eine vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung den Ausschluss von Nachforderungen seitens des leistenden Unternehmens.

Die Anzahlungsrechnung als Alternative zur Abschlagsrechnung

Die Anzahlungsrechnung hat für Selbstständige und Unternehmen den Vorteil, dass sie bereits vor der Ausführung der Leistung Geld erhalten. Genau genommen ist die Anzahlung daher eine Art Kredit. Durch die Vorauszahlung von zukünftigen Leistungen schützt man sich als Unternehmer vor Zahlungsausfällen und bekommt mehr Planungssicherheit. Allerdings muss der Kunde dem natürlich zustimmen und entsprechendes Vertrauen in den Leistungserbringer haben. Anzahlungen werden nach Abschluss des Projektes natürlich vom Gesamtbetrag der Schlussrechnung abgezogen.

Aus steuerlicher Sicht bringt die Anzahlung für den Leistungserbringer ebenfalls Vorteile, da hier die sogenannt „IST-Versteuerung“ angewendet wird. Das bedeutet, dass die fällige Umsatzsteuer erst dann an das Finanzamt überwiesen werden muss, wenn der Rechnungsbetrag vom Kunden auf dem eigenen Konto eingegangen ist.

Wie bereits erwähnt, muss der Leistungserbringer bei Abschlagsrechnungen die Umsatzsteuer bereits für den jeweiligen Abrechnungszeitraum abrechnen und bezahlen, auch wenn der Kunde möglicherweise noch nicht bezahlt hat. Damit muss das Unternehmen die Umsatzsteuer eventuell vorstrecken, was bei größeren Summen zu Liquiditätsproblemen führen kann.

Mit einer Anzahlungsrechnung, die eindeutig als solche benannt worden ist, kann man dieses Problem hingegen umgehen. Diesen Vorteil können Unternehmen sogar nutzen, wenn der Kunde nur einen Teil des Rechnungsbetrages begleicht. Auch in diesem Fall sind Sie dank der IST-Besteuerung dem Finanzamt nur die Umsatzsteuer für den Betrag, den Sie tatsächlich erhalten haben, schuldig.

Weitere Tipps für die Rechnungserstellung und die korrekte Umsatzsteuer

Die Erstellung und Überprüfung von Rechnungen sind nicht immer einfach. Steuerpflichtige Unternehmen müssen natürlich die Umsatzsteuer korrekt berechnen und wissen, welchen Steuersatz sie verwenden müssen. Es gibt aber noch eine ganze Reihe anderer Aspekte zu beachten. Mooncard stellt Ihnen daher zahlreiche interessante Artikel zur Verfügung. Erfahren Sie hier zum Beispiel:

• welche Umsatzsteuer auf Versandkosten anfällt,
• wie Sie eine Rechnung rechtsgültig korrigieren,
• u.v.m.

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