Umsatzsteuer auf der Rechnung: Diese Dinge sollten Sie beachten

Welche Pflichtangaben müssen auf die Rechnung?

Während Unternehmen bei privaten Kunden in der Regel keine Rechnungspflicht beachten müssen, besteht bei Geschäftskunden die Pflicht, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Damit Rechnungen gültig sind und anerkannt werden, müssen auf ihnen einige Angaben unbedingt erscheinen und die Mehrwertsteuer richtig berechnet werden. 

Kleinbetragsrechnung 

Um den Verwaltungsaufwand zu minimieren, hat der Gesetzgeber für Rechnungen, die den Gesamtbetrag von 250 Euro nicht übersteigen, die Kleinbetragsrechnung eingeführt. Laut § 33 UStDV müssen hier folgende Angaben enthalten sein:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Art und Menge der gelieferten Ware bzw. Umfang der Leistung
• Bruttobetrag der Rechnung und ggf. Umsatzsteuersatz

Rechnungen ab 250 Euro

Für Rechnungen, die den Betrag von 250 Euro überschreiten, sind gemäß § 14 UStG folgende Angaben verpflichtend anzugeben:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers
• Ausstellungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Datum bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
• Steuernummer bzw. Steueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Art und Menge der Lieferung bzw. Umfang der erbrachten Leistung
• Rechnungsbetrag und ggf. enthaltene Umsatzsteuer

Rechnungen von Kleinunternehmern

Selbstständige, Freiberufler, Vereine und Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, müssen keine Umsatzsteuer an den Staat abführen. Damit können sie ihre Waren oder Dienstleistungen unter Umständen günstiger anbieten, können andererseits aber auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen. 

Da Kleinunternehmer von der Mehrwertsteuer befreit sind, können sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben. Wichtig ist jedoch, dass Sie als Kleinunternehmer den entsprechenden Kleinunternehmerzusatz gut sichtbar in jeder Rechnung einfügen und erklären, dass Sie von der Umsatzsteuer befreit sind.

Hinweis: Um diesen Zusatz nicht jedes Mal erneut schreiben zu müssen, ist es sinnvoll, wenn Sie sich eine entsprechende Rechnungsvorlage anlegen.

Welcher Steuersatz für Ihre Rechnung?

Je nach Art der vom Unternehmen erbrachten Dienstleistungen oder hergestellten Produkte gibt es verschiedene Mehrwertsteuersätze. Die Hauptschwierigkeit bei der Rechnungserstellung besteht daher darin, die anwendbaren Sätze für jede Aktivitäts- oder Produktkategorie eindeutig zu identifizieren. 

Zur Erinnerung nochmal die derzeit geltenden Steuersätze:

• der Regelsatz von 19 Prozent für die meisten Dienstleistungen und Produkte
• der ermäßigte Satz von 7 Prozent für bestimmte Produkte wie Grundnahrungsmittel, Übernachtung im Hotel etc.
• der Null-Steuersatz für verschiedene Dienstleistungen im Bereich Kultur, Medizin und Bildung

Achtung: Die Zuordnung des korrekten Steuersatzes ist nicht einfach und kann durch den Gesetzgeber geändert werden. Es ist daher sinnvoll, sich genau beim Buchhalter über die aktuellen Vorgaben zu informieren, um keine Fehler zu machen. 

Versandkosten auf der Rechnung

Online-Händler und Unternehmen, die ihre Ware an Kunden liefern, sollten bei der Ausstellung der Rechnung beachten, dass auch auf Versandkosten Umsatzsteuer bezahlt werden muss. Welcher Steuersatz dafür angewendet wird, hängt von der Art der Lieferung ab. So müssen bei Büchern nur 7 Prozent, bei vielen anderen Artikeln hingegen 19 Prozent angesetzt werden.

In unserem entsprechenden Artikel erfahren Sie alles, was Sie dabei berücksichtigen sollten.

Probleme bei falscher Ausweisung der Umsatzsteuer

Wie wir gesehen haben, unterliegt der Großteil der Produkte und Dienstleistungen in Deutschland dem Regelsteuersatz von 19 Prozent. Dies bedeutet aber nicht, dass Sie automatisch alle Rechnungen immer mit 19 Prozent Mehrwertsteuer abrechnen dürfen.

So kann es zum Beispiel Probleme geben, wenn Sie den Regelsteuersatz in Höhe von 19 Prozent für Ihre Rechnung verwenden, obwohl der ermäßigte Steuersatz korrekt wäre. Sind Ihre Kunden Unternehmen, die ebenfalls Umsatzsteuer abführen müssen, können diese mit einer solchen Rechnung nicht mehr vom Vorsteuerabzug profitieren. Schließlich wird das Finanzamt bei einer Prüfung bemängeln, dass dieses Unternehmen mehr Steuern zurückfordert, als laut Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben sind.

Selbstverständlich gibt es auch Probleme, wenn Sie andersherum den ermäßigten Steuersatz verwenden, obwohl das Produkt bzw. die Dienstleistung nicht dazu berechtigt. Dann werden Sie den Differenzbetrag zum Regelsatz nachzahlen müssen.

Mehr über die Rechnungserstellung und die Umsatzsteuer erfahren

Möchten Sie mehr über das umfangreiche Thema „Umsatzsteuer und Rechnungen“ erfahren? Dann lesen Sie unsere zahlreichen Artikel und holen Sie sich alle Infos, die Sie brauchen, um beispielsweise:

• die Rückerstattung der Mehrwertsteuer zu beantragen
• eine gültige Rechnungskorrektur vorzunehmen
• eine Abschlagsrechnung richtig in die Buchhaltung zu integrieren
• u.v.m.

Rechnungen für Kunden im EU-Ausland

Wer im EU-Ausland tätig ist und seine Waren oder Dienstleistungen anbietet, muss einige zusätzliche Dinge beachten. Für Kleinunternehmer gilt auch im Ausland, dass sie keine Umsatzsteuer auf der Rechnung angeben müssen. Steuerpflichtige Unternehmen müssen hingegen einige Besonderheiten berücksichtigen. 

Für Privatkunden aus dem EU-Ausland muss die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen und in Deutschland abgeführt werden. Bei Rechnungen an umsatzsteuerpflichtige Unternehmen dürfen Sie allerdings keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Hier kommt das sogenannte Reverse-Change-Verfahren zum Tragen und es erfolgt eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Das bedeutet, dass der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer in seinem Land abrechnen muss. 

Bei einer solchen Rechnung ist es unbedingt notwendig, dass die gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Unternehmen auf der Rechnung aufgeführt wird. Zudem sollten Sie beachten, dass die Rechnungsstellungsfrist bei innergemeinschaftlichen Lieferungen bzw. Leistungen auf den 15. des Folgemonats nach Ausführung der Leistung bzw. Lieferung verkürzt ist.

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