Erstattung der Reisekosten durch den Auftraggeber
Selbstständige und Unternehmer können dem Auftraggeber die Reisekosten, die ihnen bei einer im Auftrag eines Kunden durchgeführten Auswärtstätigkeit entstanden sind, in Rechnung stellen. Man spricht dann von einer Weiterberechnung der Reisekosten.
Der Gesetzgeber gibt dabei keine Vorgaben für den Umfang der Reisekostenerstattung vor, sodass entsprechende Vereinbarungen bereits im Vorfeld mit dem Auftraggeber getroffen werden sollten. Übernimmt dieser die Reisekosten, müssen diese auf der Rechnung gesondert ausgewiesen und die Umsatzsteuer beachtet werden.
Zu den Reisekosten, die oft vom Auftraggeber übernommen werden, gehören:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungskosten
- Reisenebenkosten wie Parkgebühren
Reisekosten auf der Steuererklärung absetzen
Übernimmt der Auftraggeber die entstandenen Reisekosten nicht, können diese als Betriebsausgaben auf der Steuererklärung des Unternehmers geltend gemacht werden. Eine doppelte Abrechnung ist allerdings nicht möglich. Lediglich Differenzen, die vom Auftraggeber nicht abgedeckt wurden, können abgesetzt werden.
Fahrtkosten abrechnen
Die Kosten für Fahrten können auf unterschiedliche Weise erstattet werden. Während man bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus, Bahn, Flugzeug oder Taxis die tatsächlichen Kosten abrechnet, kann man bei Fahrten mit dem Auto die Kilometerpauschale anwenden.
Möchte man die tatsächlichen Kosten abrechnen, müssen alle Belege wie Tickets, Fahrkarten und Rechnungen aufbewahrt und mit dem Grund der Reise erfasst werden. Diese Abrechnungsform ist auch bei Autos möglich, aber deutlich komplizierter als die Anwendung der Kilometerpauschale, und die Führung eines Fahrtenbuches ist dabei unerlässlich.
Nutzt man die Kilometerpauschale, kann man berufliche Fahrten mit dem Auto, Roller, Motorrad oder Elektrofahrrad abrechnen. Die Höhe der jeweils aktuell geltenden Kilometerpauschale wird vom Finanzamt festgelegt und deckt nicht nur die geschätzten Kraftstoffkosten ab, sondern auch die geschätzten Kosten für die Fahrzeugabschreibung, den Kauf von neuen Reifen, Helmen und anderem Zubehör, die jährliche Kfz-Versicherung sowie Wartung, Reparatur und Reinigung des Fahrzeugs.
Hinweis: Die Kilometerpauschale deckt nach Ansicht der Finanzverwaltung die Kosten, die im Zusammenhang mit einem Unfall während einer Dienstreise entstehen, nicht ab (BMF-Schreiben Az. IV C 5 – S 2351/20/10001:002). Sie sind daher getrennt abrechenbar.
Parkgebühren und Autobahnmaut sind ebenfalls nicht mit der Kilometerpauschale abgegolten und können separat abgesetzt werden.
Die für das Jahr 2022 gültige Pauschale pro Kilometer beträgt für:
- Pkws: 0,30 Euro, ab dem 21. Kilometer 0,35 Euro
- Motorräder oder Motorroller: 0,20 Euro
- Mopeds, Mofas oder Elektrofahrräder: 0,20 Euro
Parkgebühren werden bei den Reisekosten getrennt abgerechnet. Sammeln Sie dazu alle Belege und rechnen Sie die Kosten als Reisenebenkosten ab.
Privates Fahrzeug oder Firmenwagen?
Selbstständige sollten bei der Nutzung Ihres Pkw darauf achten, wie hoch der private und wie hoch der berufliche Anteil bei der Nutzung ist. So können bei der Nutzung eines privaten Pkw die tatsächlichen Aufwendungen für Dienstreisen geltend gemacht werden. Diese berechnen sich aus den Jahreskosten des Fahrzeuges inklusive seiner zeitanteiligen Abschreibung. Indem sie auf die Jahreskilometerleistung verteilt werden, entsteht ein individueller Kilometer-Satz, der für die Dienstreisen herangezogen werden kann.
Wird das private Fahrzeug jedoch zu mehr als 50 % beruflich genutzt, ist es als notwendiges Betriebsvermögen zu betrachten. Dann sind die tatsächlichen Fahrzeugkosten zu ermitteln und die beruflichen Fahrtkosten als Betriebsausgabe abrechenbar.
Das Gleiche gilt, wenn die jährlichen Fahrtkosten 4.500 Euro übersteigen. Dann können Freiberufler und Selbstständige diese Kosten als Betriebsausgaben geltend machen, selbst wenn das Auto zum Privatvermögen gehört.
Gut zu wissen