Dienstreisen im öffentlichen Dienst: So rechnen Sie Ihre Reisekosten richtig ab

Wie wird die Reisekostenabrechnung im öffentlichen Dienst geregelt?

Für Dienstreisen von Beamten gilt das Bundesreisekostengesetz (BRKG), aber auch ein Großteil der kommunalen Arbeitgeber greift auf dessen Regelungen zurück. Zudem verweist auch der Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst (TVöD) in den meisten Fällen auf diese Vorgaben. Genaue Erstattungshöhen sind allerdings länderspezifisch unterschiedlich.

Grundsätzlich muss nach §2 BRKG eine Dienstreise vor Antritt schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt werden. Dabei sind Dienstreisen nur zulässig, wenn das Dienstgeschäft nicht auf eine andere, kostengünstigere Weise (z. B. per Telefon oder Videokonferenz) erledigt werden kann. Gleichzeitig schreibt das Gesetz vor, dass die Planung und Durchführung der Dienstreise nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit durchzuführen sind. 

Welche Reisekosten können abgerechnet werden?

Ähnlich wie bei Dienstreisen von Angestellten gehören zu den abrechenbaren Reisekosten:

• Fahrtkosten,
• Verpflegungsmehraufwendungen,
• Übernachtungskosten und
• Reisenebenkosten wie z. B. Parkgebühren

Sie müssen dabei durch eine nahezu ausschließlich beruflich veranlasste und vorübergehende Auswärtstätigkeit außerhalb der Wohnung bzw. der ersten Tätigkeitsstätte entstehen. 

Die Erstattung kann der Arbeitgeber in Höhe der tatsächlichen Auslagen oder durch (länderspezifische) Pauschalen steuerfrei durchführen. 

Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand ist dagegen nur mit einem Pauschalbetrag, der sich nach der Abwesenheitsdauer richtet, erstattungsfähig. Dabei gelten i. d. R. folgenden Vorgaben:

• Abwesenheitsdauer unter 8 Stunden: 0 Euro
• mehr als 8 Stunden: 14 Euro
• mind. 24 Stunden: 28 Euro

Übernachtungskosten

Für die Übernachtungskosten können die tatsächlichen Kosten steuerfrei erstattet werden, wenn ein entsprechender Beleg abgerechnet wird. Dabei müssen eventuelle Kosten für das Frühstück herausgerechnet werden, da dieses bereit über die Verpflegungspauschale abgegolten ist. Alternativ können Pauschalen in Höhe von bis zu 20 Euro für Dienstreisen in Deutschland steuerfrei abgerechnet werden. 

Fahrtkosten

Fahrtkosten für den öffentlichen Verkehr werden bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet. Wird ein Flug aus Gründen der Wirtschaftlichkeit gewählt, sind die Kosten ebenfalls erstattungsfähig.

Bei der Nutzung von privaten Fahrzeugen werden die Fahrtkosten mit einer pauschalen Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,20 Euro pro Kilometer erstattet. Diese sogenannte „kleine Wegstreckenentschädigung“ ist auf einen maximalen Betrag von 130 Euro (teilweise 150 Euro) begrenzt. Für die Mitnahme weiterer Dienstreisender gibt es kein zusätzliches Geld, aber Parkgebühren können mit bis zu 5 Euro pro Tag erstattet werden. Für die Erstattung höherer Parkgebühren muss ein begründeter Ausnahmefall vorliegen.

Neben der „kleinen“ gibt es auch eine „große Wegstreckenentschädigung“. Diese ist aber nur dann anwendbar, wenn ein erhebliches dienstliches Interesse besteht, also die Dienstreise sonst nicht durchgeführt werden könnte.

Diese Wegstreckenentschädigung wird mit 0,30 Euro pro Kilometer abgegolten und es gibt hier keine Begrenzung der Erstattungshöhe.

Reisekostenerstattung für Auslandsreisen

Für Dienstreisen ins Ausland greift § 14 BRKG und die Vergütung erfolgt entsprechend der Auslandsreisekostenverordnung.

Antragsfristen für die Reisekostenvergütung 

Um die Erstattung der Reisekosten zu erhalten, muss ein entsprechender Antrag (schriftlich oder elektronisch) nach Beendigung der Dienstreise erfolgen. Dieser ist innerhalb von sechs Monaten zu stellen. Die Vorlage von Kostenbelegen ist bei der Abrechnung nicht mehr erforderlich, allerdings müssen die Belege mindestens sechs Monate ab Antragstellung aufbewahrt werden. Innerhalb dieser Frist können die Abrechnungsstellen die Vorlage anfordern.

Mehr zur Reisekostenabrechnung

Auf Mooncard finden Sie viele wissenswerte Informationen rund um Dienstreisen, Reisekosten und deren Abrechnung von der Steuer. Entdecken Sie auch unsere Artikel für Selbstständige und behinderte Menschen und erfahren Sie, wie die Weiterberechnung von Reisekosten sowie die korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer durchgeführt werden können und worauf Sie bei der Abrechnung gemischter Reisekosten achten sollten.

Die Reisekostenabrechnung mit Mooncard optimieren

Die Reisekostenabrechnung ist stets eine aufwendige Angelegenheit. Hier hilft Mooncard mit seiner effizienten Lösung und bietet mit der Tankkarte Mobility eine praktische Lösung, um Reisekosten übersichtlich abrechnen zu können. Probieren Sie unsere Lösung aus und reservieren Sie hier Ihre personalisierte Demo.