Die Abrechnung von Reisekosten im Ausland: So geht‘s

Erstattungsfähige Reisekosten – eine Definition

Bei Reisen im Inland wie im Ausland entstehen Reisekosten durch Fahrten bzw. Flüge, Übernachtungen, Verpflegung und weitere Aufwendungen. Bis zu einem bestimmten Maß können diese Kosten sozialversicherungs- und steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden. Zu diesen Reisekosten gehören:

• Fahrtkosten

• Übernachtungskosten

• Verpflegungsmehraufwand

• Reisenebenkosten (wie Parkplatzgebühren, Telefon und Internet)

Erstattungsformen für Reisekosten im Ausland

Um die dem Geschäftsreisenden im Ausland entstandenen Reisekosten zu erstatten, haben Unternehmen verschiedene Möglichkeiten. Die einfachste ist dabei Pauschbeträge (wie die Verpflegungspauschale) oder Tagegeld zu benutzen. Es kann aber sein, dass Arbeitnehmer dann auf eventuell höheren Kosten sitzen bleiben und diese nicht erstattet bekommen. 

Unternehmen können daher auch die tatsächlichen Kosten erstatten, müssen dafür allerdings deutlich mehr Aufwand betreiben. So müssen alle Belege für die Übernachtung, Verpflegung und Fahrten gesammelt und erfasst werden.

Damit der Mitarbeiter die Kosten nicht vorstrecken muss, ist es sinnvoll, Hotel- und Flugbuchungen direkt über das Unternehmen zu buchen. Dies hat gleichzeitig den Vorteil, dass die Kosten einfach als Betriebsausgabe verbucht werden können und nicht über die Lohnabrechnung erstattet werden müssen.

Firmeneigene Zahlungskarten bieten Mitarbeitern ebenfalls die Möglichkeit, Reisekosten direkt über die Firma zu bezahlen, während Arbeitgeber den vollen Überblick über die aktuellen Ausgaben haben.

Aktuelle Pauschalen für Dienstreisen im Ausland

Möchten Sie für die Reisekostenabrechnung die vom Finanzamt vorgegebenen Pauschbeträge nutzen, müssen Sie sich gut informieren, denn maßgebend für die Berechnung von Pauschalen im Ausland ist das jeweilige Reiseland. So sind die Sätze für die USA beispielsweise deutlich höher als für die Türkei oder andere Länder.

Die jeweils geltenden werden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben. Aufgrund der Corona-Pandemie wurden für 2022 keine neuen Beträgen festgelegt und damit gelten die seit dem 1.1.2021 veröffentlichten Pauschalen für betrieblich veranlasste Auslandsreisen weiterhin für das aktuelle Jahr. Die aktuelle pdf-Datei des BMF finden Sie hier.

Weiterlesen

Möchten Sie mehr über die Reisekostenabrechnung bei Spezialfällen lesen? Entdecken Sie hier wertvolle Tipps für:

• den öffentlichen Dienst
• Selbstständige
• körperlich beeinträchtigte Mitarbeiter
• gemischte Reisekosten (beruflich und privat)
• die Weiterberechnung von Reisekosten an Kunden

Mooncard: Reisekosten effizienter abrechnen

Mit der Zahl- und Tankkarte von Mooncard Mobility behalten Sie Ihre Reisekosten stets im Blick und können Ihren Mitarbeitern ein skalierbares Zahlungsmittel an die Hand geben, dass Ihnen die spätere Abrechnung deutlich erleichtert. Reisekosten können so leichter als Betriebsausgaben deklariert und abgerechnet werden. Möchten Sie unsere Lösung ausprobieren, fordern Sie jetzt Ihre kostenlose Demo an.