Reisekosten: Eine Definition
Unter Reisekosten verstehen wir alle Ausgaben, die einem Mitarbeiter während einer Dienstreise im Auftrag seines Unternehmens entstehen. Das kann eine mehrwöchige Dienstreise ins Ausland sein, kurze Fahrten in eine benachbarte Abteilung oder einfach ein Treffen mit einem Kunden außerhalb der Tätigkeitsstätte.
Dies gilt auch für speziellere Fälle, wie z. B. Telearbeit. Wenn der Arbeitnehmer (anlassbezogen oder regelmäßig) von zu Hause aus telearbeitet und zur Erfüllung einer beruflichen Pflicht ins Unternehmen muss oder an einer Besprechung in einer anderen Tätigkeitsstätte teilnimmt, können ihm die Reisekosten für die Auswärtstätigkeit erstattet werden. Dazu muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber eine Reisekostenabrechnung zusenden.
Zusammenfassend können wir von Reisekosten sprechen, wenn ein Mitarbeiter verpflichtet ist, beruflich unterwegs zu sein, um für sein Unternehmen einen Auftrag auszuführen.
Als Arbeitnehmer können Sie sich daher alle für Ihr Unternehmen anfallenden Reisekosten erstatten lassen. Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, können Mitarbeiter diese Aufwendungen über die Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Was es dabei zu beachten gibt, erfahren Sie im Folgenden.
Reisekosten gehören zu verschiedenen Kategorien
- Fahrtkosten: Tickets, Tankkosten oder Pauschalen pro Kilometer Fahrt
- Verpflegungsmehraufwand: Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen während einer Dienstreise und Mahlzeiten mit Kunden oder Geschäftspartnern
- Übernachtungskosten: Übernachtung im Hotel usw.
- Reisenebenkosten: Kosten für Telefon und Internet u.a.
Konzentrieren Sie sich auf Kilometerpauschalen
Die Kilometerpauschale ermöglicht es dem Mitarbeiter, die geleisteten Fahrtkosten finanziell geltend zu machen. Auch für das Unternehmen ist es ein Vorteil, da diese Kosten in die Betriebsausgaben integriert werden können. Sie sind daher sozialversicherungs- und steuerfrei.
Der Staat legt den jährlich anzuwendenden Pauschbetrag pro Kilometer fest. Dieser kann daher nicht durch Tarifverträge geregelt werden. Die Abrechnung variiert je nach verwendetem Fahrzeugtyp sowie zurückgelegter Strecke und ist für alle Mitarbeiter gleich.
Folgende Pauschalen gelten in Deutschland für das Jahr 2022 pro Kilometer:
- Pkw: 0,30 Euro, ab dem 21. Kilometer 0,35 Euro
- Motorrad oder Motorroller: 0,20 Euro
- Moped, Mofa oder Elektrofahrrad: 0,20 Euro
Reisekosten steuerlich geltend machen: Wie geht das?
Arbeitnehmer, die gezwungen sind, das private Fahrzeug für Dienstreisen zu nutzen, können die Fahrtkosten von der jährlichen Steuererklärung absetzen. Bei der Abrechnung müssen sie natürlich den Teil abziehen, der von ihrem Arbeitgeber erstattet wurde.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Reisekosten steuerlich geltend zu machen. Je nach Situation können Sie die vorteilhafteste Lösung wählen:
Verwenden Sie die Tabelle der Steuerverwaltung, um die bei Ihrer Steuererklärung abzuziehenden Pauschalen zu berechnen. In der Kilometerpauschale werden die Kosten für Kraftstoff, Versicherung oder Reparaturen berücksichtigt, sodass Sie diese nicht zusätzlich abziehen können. Kosten, die durch Parken oder Maut entstehen, werden nicht berücksichtigt. Wenn Sie diese Aufwendungen abziehen wollen, müssen Sie alle entsprechenden Belege vorlegen.
Möchten Sie Ihre tatsächlichen Fahrtkosten abrechnen, müssen Sie alle betreffenden Belege mit Datum und Gegenstand der Kosten vorlegen. Mooncard erleichtert dabei die administrative Verwaltung sowie Erstattungen von Fahrtkosten.
Welche Vorgaben gelten für die Erstattung von Reisekosten?
Verpflegungskosten
Bei einer Dienstreise fallen höhere Kosten für die Verpflegung an, als wenn man zu Hause essen würde. Dieser Verpflegungsmehraufwand kann steuerlich geltend gemacht werden, wenn er nicht bereits vom Arbeitgeber erstattet wurde. Damit der Arbeitnehmer die Aufwendungen für die Verpflegung während einer Dienstreise absetzen kann, muss er mehr als 8 Stunden beruflich unterwegs sein. Für Dienstreisen in Deutschland und im Ausland gelten unterschiedliche Pauschbeträge.
Bei Dienstreisen in Deutschland gelten derzeit diese Pauschalen:
- Für eine Auswärtstätigkeit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro
- Für eine Auswärtstätigkeit von 24 Stunden: 28 Euro
- An- und Abreisetag: 14 Euro pro Tag
Für Dienstreisen im Ausland variieren die Pauschalen je nach Land.
Fahrtkosten
Die Mitarbeiter können alle Verkehrsmittel nutzen, die sie für ihre Reise benötigen: Flugzeug, Zug, Mietwagen usw. In diesem Fall werden ihnen die tatsächlichen Kosten bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz gegen Nachweis erstattet. Benutzt ein Mitarbeiter ein Dienstfahrzeug, wird ihm nichts erstattet, da ihm keine Kosten entstehen. Das Unternehmen erfasst die angefallenen Kosten direkt in seinen Betriebsausgaben.
Nutzt der Arbeitnehmer dagegen sein eigenes Fahrzeug, werden ihm entweder die tatsächlichen Kosten (sofern er diese durch eine detaillierte Abrechnung belegen kann) oder eine Pauschale erstattet.
Gut zu wissen: Mitarbeiter, die mit dem Flugzeug reisen, können die Treueprogramme der Fluggesellschaften nutzen.
In Deutschland oder im Ausland können Sie bei Geschäftsreisen mit dem Flugzeug Flugmeilen sammeln. Diese können dann oft persönlich genutzt werden, gehören aber eigentlich dem Arbeitgeber.
Implementieren Sie eine Verwaltungslösung für die Reisekostenabrechnung
Alle zu erstattenden Ausgaben müssen mit einem Nachweis versehen sein, einen beruflichen Grund und einen damit zusammenhängenden Kostenbetrag haben. Die vom Arbeitnehmer eingereichte Reisekostenabrechnung muss von der Buchhaltung detailliert geprüft werden, die dann die Erstattung der Reisekosten veranlasst.
Im Falle einer Kontrolle durch das Finanzamt muss jede Ausgabe gerechtfertigt werden können. Fehlende Belege oder hohe Aufwendungen, die als inkonsistent erachtet werden, können zu einem Betrugsverdacht führen. Die Verwendung einer Spesenabrechnungsverwaltungslösung hilft Ihnen, Ausgaben und die Erstattung besser zu kontrollieren. Dies erspart Ihnen viel Ärger und optimiert Ihre Organisation.
Eine papierlose Reisekostenabrechnung bringt Vorteile sowohl für die Angestellten als auch für CFOs: Kostensenkung, bessere Kontrolle der Ausgaben, schnellere Erstattungen, gesteigerte Produktivität, Verringerung der geistigen Arbeitsbelastung usw.
Vereinfachte Verwaltung für Mitarbeiter
Das Verwalten der Reisekostenabrechnung ist ein echtes Problem. Sie nimmt einen Teil der Arbeitszeit (die der Kundenwerbung oder dem Abschluss von Verträgen gewidmet werden könnte) und allzu oft der Freizeit in Anspruch. Seien wir mal ehrlich: Niemand sucht gerne stundenlang im Büro, im Handschuhfach des Fahrzeugs, in Hosentaschen usw. nach Quittungen. Ganz zu schweigen von dem Ärger, wenn man den Verlust von Belegen bemerkt.
Einige Mitarbeiter sind perfekt organisiert und bewältigen diese Aufgabe einfach und schnell, aber sie sind Ausnahmen. Alle Ausgaben aufzuschreiben, die Berechnungen durchzuführen, den Erstattungsantrag einzureichen und auf die Erstattung zu warten nimmt Zeit in Anspruch und außerdem kommt es oft zu unangenehmen Verzögerungen, da die Erstattung angefochten werden könnte oder Nachweise fehlen können.
Eine Spesenabrechnungslösung vermeidet all diese Probleme: Sie tragen unterwegs Ihre Ausgaben ein und machen ein Foto der Quittung. Mit einer Anwendung wie Mooncard geht das in wenigen Augenblicken, jederzeit und auch unterwegs direkt von Ihrem Smartphone aus.
Bessere Organisation für CFOs
Sie laufen Belegen hinterher und versuchen, in einer Fremdsprache verfasste Spesenabrechnungen zu entziffern, Währungen umzurechnen oder zu verstehen, warum der Arbeitnehmer auf Kilometerpauschalen kommt, die nicht ihren Berechnungen entsprechen.
Hinzu kommen die hitzigen Diskussionen mit Mitarbeitern, die den Grund für die Ablehnung einer Erstattung nicht verstehen und der Zeitaufwand für den Abgleich der Ausgaben mit der Reiserichtlinie des Unternehmens. In Unternehmen bereitet die Verwaltung von Spesenabrechnungen selbst erfahrenen CFOs Kopfzerbrechen, ganz zu schweigen von dem entstehenden Zeitverlust. Eine Spesenabrechnungsverwaltungslösung macht ihnen das Leben leichter.
Da die Mitarbeiter ihre Ausgaben in Echtzeit erfassen, haben Sie den Überblick. Sie müssen Quittungen nicht mehr hinterherjagen, sparen viel Zeit und profitieren von praktischen Tools.
Einige Tools bieten Ihnen direkt Währungsumrechnungen oder Unterstützung für die Mehrwertsteuer auf Reisekosten an, entsprechend den Standards des jeweiligen Landes. Dadurch ersparen Sie sich die lästige Berechnung und Zeitverschwendung mit der manuellen Google-Suche nach Informationen und verbessern Ihre Arbeitsbedingungen.
Geringere Kosten für das Unternehmen
Für Unternehmen ist die Implementierung einer Spesenabrechnungslösung noch vorteilhafter: Zeitersparnis für Mitarbeiter und CFOs gleichermaßen, einfachere Kontrollen und damit einhergehend höhere Produktivität und geringere Kosten!
Ein weiterer Vorteil ist die Begrenzung von Fehlern und damit des Betrugsrisikos. Im Falle einer Kontrolle ist dies eine echte Sicherheit. Auch Ihre Steuererklärung wird deutlich vereinfacht, denn eine Anwendung wie Mooncard ist in der Lage, automatisch abzugsfähige und nicht abzugsfähige Mehrwertsteuer zuzuweisen.
Zusätzlich zur Software ist die Entscheidung für eine Tankkarte von Mooncard Mobility vorteilhaft. Sie ist mit einer Anwendung zur Verwaltung von Spesenabrechnungen verknüpft. Wenn Arbeitnehmer mit dieser Karte bezahlen, werden ihre Ausgaben automatisch erfasst und Sie wissen in Echtzeit, wer wie viel ausgibt und aus welchem Grund. Die Mitarbeiter müssen die Kosten nicht mehr vorstrecken, was die Arbeitsbelastung und den mit der Erstattung verbundenen Stress weiter reduziert.
Das Management von Geschäftsreisen ist keineswegs einfach, weder für Mitarbeiter noch für CFOs. Um Fehler zu vermeiden und von einer optimalen Organisation zu profitieren, verwenden Sie eine Spesenabrechnungsverwaltungslösung wie die Mooncard-Anwendung. Wenn Sie entdecken wollen, wie Sie in der Praxis funktioniert, fordern Sie jetzt eine Demo an!
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