Hotels für Geschäftsreisen: auf was Sie achten sollten

Rahmenbedingungen für Geschäftsreisen klären

Um die Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen zu erleichtern und Rahmenbedingungen für alle Mitarbeiter aufzustellen, haben viele Unternehmen eine klar formulierte Reiserichtlinie erarbeitet. Vor der Buchung eines Hotels sollten sich Geschäftsreisende gut mit dieser vertraut machen, um im Nachhinein keinen Ärger zu bekommen. 

In einer solchen Reiserichtlinie steht u. a., ob eine Geschäftsreise genehmigt werden muss, welches Budget für Übernachtungen einzuhalten ist, ob es explizite Partner-Hotels in bestimmten Städten wie Berlin, Frankfurt, Hamburg, Düsseldorf, Zürich und München gibt und wie die Bezahlung geregelt wird.

Tipps für die Auswahl des richtigen Hotels für Ihre Dienstreise

Worauf Sie bei der Auswahl von Hotels für Ihre Geschäftsreise in Deutschland oder im Ausland achten sollten, erfahren Sie hier in unseren Tipps.

Die richtige Lage

Die Lage des Hotels ist eines der wichtigsten Kriterien für die Auswahl. Schließlich möchten Geschäftsreisende in der Nähe des Einsatzortes schlafen, um am Morgen bzw. Abend keine gefühlten Ewigkeiten zu Meetings oder Business-Einsätzen fahren zu müssen. Optimal ist es, wenn auch der Bahnhof bzw. Flughafen leicht erreichbar ist, sodass die Wege stets möglichst kurz sind. Behalten Sie dabei auch im Blick, wie Sie anreisen und sich vor Ort fortbewegen.

Es kann sich lohnen, mehr für ein gut gelegenes Hotel in Berlin, München oder Hamburg auszugeben, wenn man so z. B. bei den Transportkosten sparen kann. Wer nur auf den Hotelpreis achtet, sieht sich später eventuell mit hohen Taxikosten konfrontiert.

Da immer mehr Geschäftsreisende Freizeitangebote nach der Arbeit nutzen möchten, kann es auch sinnvoll sein, ein citynahes Hotel zu suchen. Hier sollte das Unternehmen dem Mitarbeiter Spielraum bei der Auswahl lassen, um seine Motivation zu steigern.

Flexible Business-Angebote nutzen

Bei einer Geschäftsreise kann viel passieren: Eine Flugverspätung bringt das Programm durcheinander oder ein Termin verschiebt sich. Legen Sie bei der Auswahl des Hotels daher großen Wert auf flexible Stornierungsmöglichkeiten und nutzen Sie die Vorteile, die einige Hotels für Geschäftsreisende bereitstellen.

Neben der flexiblen Stornierung bieten diese oft spezielle Preise und kostenlose Zusatzleistungen für Gäste im Business-Tarif. Dann sind z. B. WLAN, Parkplatz und/oder Frühstück schon im Preis inbegriffen.

Spezielle Business-Zimmer für mehr Arbeitskomfort

Viele Business-Hotels verfügen über spezielle Zimmer für Geschäftsreisende. Diese garantieren neben einem Schreibtisch auch Sitzecken und natürlich WLAN, also einfach bessere Bedingungen zum Arbeiten. 

Manchmal sind sogar besondere Zusatzleistungen wie das Aufbügeln eines Hemdes bzw. einer Bluse im Tarif enthalten.

Persönliche Präferenzen berücksichtigen

Auch auf einer Geschäftsreise sollten die persönlichen Präferenzen der Mitarbeiter nicht zu kurz kommen. So können diese selbst wählen, in welcher Umgebung sie besonders produktiv arbeiten. Die Ausstattung des Hotels und der Zimmer ist dabei entscheidend, aber auch die Lage und der Service.

Ein Wellness- oder Fitnessbereich kann bestens auf einen langen Messe-Tag vorbereiten oder ein Konzertbesuch in der City beim Entspannen helfen. Wie wichtig ist Ihnen das Frühstück, ein gutes Restaurant oder eine Parkanlage mit guten Joggingmöglichkeiten? Lassen Sie Ihre persönlichen Vorlieben nicht außer Acht, damit die Geschäftsreise zu einem Erfolg in jeder Hinsicht wird.

Buchungen clever verwalten und Abrechnungen erleichtern

Geschäftsreisende, die häufig beruflich unterwegs sind, sollten ihre Daten auf Buchungsplattformen online hinterlegen und so Zeit sparen. Damit sind Rechnungsanschriften und Kontaktdaten bei Bedarf schnell verfügbar und sie müssen bei der Reisekostenabrechnung nicht den Belegen hinterherrennen.

Neben Online-Buchungen für das Hotel bieten auch firmeneigene Zahlungskarten eine effiziente Möglichkeit für eine papierlose und automatische Reisekostenabrechnung. Entdecken Sie die Angebote von Mooncard und vereinfachen Sie die Abrechnung der Buchung.

Weniger Papierkram in Ihren Lieblingshotels

Sind Geschäftsreisende öfter in den gleichen Orten unterwegs, können sie ihre Lieblingshotels in der Favoritenliste speichern und so mit einem Klick direkt zur Online-Buchung gelangen. Nicht selten können sie dann auch von Bonusprogrammen und besonderen Serviceleistungen profitieren.

Ein weiterer Vorteil, den viele Hotels bieten, wenn Sie öfters vorbeikommen, ist die Zeitersparnis beim Check-in und Check-out an der Hotel-Rezeption. Um Ihr Zimmer zu bekommen, muss der sogenannte Meldeschein ausgefüllt werden. Aber wer einmal seine Daten hinterlegt hat, kann diese speichern lassen. Beim Check-in ist dann nur noch eine Unterschrift notwendig.

Airbnb: die Alternative zum Hotel

Immer mehr Unternehmen buchen für Ihre Geschäftsreisen alternative Übernachtungsformen zum Hotel. Die Buchungsplattform Airbnb wird dabei immer beliebter. Hier kann man mit der Option Geschäftsreisen geeignete Zimmer, Wohnungen oder ganze Ferienhäuser für Arbeitsteams finden und Business mit Freizeit verbinden. Besonders bei längeren Aufenthalten oder Teambuilding-Aktivitäten bietet das große Angebot auf Airbnb viel Auswahl und für jeden Wunsch das Richtige. Auch in Zeiten von Corona stellen solche Unterkünfte, in denen man keinen Kontakt zu Hotelangestellten oder anderen Gästen hat, eine interessante Alternative dar.

Allerdings haben die Unterkünfte von Airbnb für Geschäftsreisende auch gewisse Nachteile gegenüber Hotels und können keine einheitlichen Qualitätsstandards bieten. Dank der Superhost-Kategorie und den Bewertungen anderer Gäste kann man sich bei der Auswahl dennoch einen guten Überblick über den Service vor Ort machen und zuverlässige Informationen bekommen. Lesen Sie in unserem Artikel über Airbnb, wie die Plattform im Vergleich zu den Hotels abschneidet.

Reisekosten mit Mooncard verwalten

Mitarbeiter, die häufig auf Geschäftsreise sind, können ihre Reisekosten direkt über das Unternehmen abrechnen, wenn sie über eine firmeneigene corporate card von Mooncard Mobility verfügen. Diese können für die einzelnen Mitarbeiter mit bestimmten Budgets ausgestattet werden und vermeiden, dass diese Reisekosten vorlegen müssen. Hotel- und Restaurantrechnungen sowie Tankkosten können so direkt als Betriebsausgabe abgebucht und verrechnet werden und die aufwendige Erstattung von Reisekosten über die Lohnabrechnung entfällt. 

Möchten Sie sich selbst von den vielfältigen Möglichkeiten der Reisekostenabrechnung mit Mooncard überzeugen, dann buchen Sie jetzt Ihre kostenlose Demo und probieren Sie es aus.

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