Gut zu wissen
Gut zu wissen
Gut zu wissen
Derzeit können Sie folgende Beträge pro Kilometer bei der Steuererklärung absetzen:
- Pkw: 30 Cent
- Motorrad oder Motorroller: 20 Cent
- Moped, Mofa oder Elektrofahrrad: 20 Cent
Bitte beachten Sie: In den Kilometerpauschalen sind bestimmte Fahrtkosten wie Maut- oder Parkgebühren nicht enthalten. Um auch diese erstattet zu bekommen, müssen Sie sie separat belegen und sich an die Anweisungen Ihres Unternehmens halten. Sie fallen in der Regel unter die Spesenabrechnung. Auch wenn Sie während einer Dienstreise nicht gedeckte Reparaturkosten haben, die nicht in die Berechnung der Kilometerpauschale einfließen, müssen Sie Ihren Arbeitgeber direkt um Erstattung bitten.
Die Alternative zur Kilometerpauschale: Abrechnung über tatsächliche Kosten
Wenn ein Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn, Flugzeug oder Fernbus für seine Dienstreise nutzt, werden die Fahrtkosten bei der Steuererklärung direkt durch die jeweiligen Fahrkarten bzw. Tickets abgesetzt. Hier gelten also die tatsächlichen Kosten, die auf den Euro genau berücksichtigt werden, und nicht die Kilometerpauschale entsprechend der gefahrenen Entfernung.
Allerdings können Sie auch Fahrten mit dem eigenen Auto mithilfe der tatsächlichen Kosten absetzen. Dazu ist jedoch ein detailliert geführtes Fahrtenbuch unabdingbar und die Tankrechnungen müssen sorgfältig aufbewahrt werden. Die Tankkarte von Mooncard Mobility hilft hier, den Überblick zu bewahren und stellt sowohl für die Unternehmen wie auch für die Mitarbeiter eine großartige Lösung dar.
Um den formalen Ansprüchen der Abrechnung der Fahrtkosten zu entsprechen, können die im Internet vorhandenen Vorlagen helfen, die Verwaltung zu vereinfachen.
Wie wird die Kilometerpauschale erstattet?
Unabhängig von Ihrer Position im Unternehmen haben Sie Anspruch auf die Erstattung der Kilometerpauschale, wenn Sie mit einem Privatfahrzeug gefahren sind (selbstverständlich gilt dies nicht für die vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Firmenfahrzeuge).
Die Überwachung der Erstattung von Dienstreisen ist eine Pflicht des Arbeitgebers. Eine unternehmensinterne Reisekostenrichtlinie sowie eine gute Planung von Dienstreisen sorgt für eine effiziente Buchhaltung.
Folgende Fahrzeuge sind betroffen:
- Ein Fahrzeug, das Ihnen oder einem Ihrer steuerlichen Haushaltsmitglieder gehört.
- Ein Fahrzeug, dessen Miteigentümer Sie sind.
- Ein gemietetes Fahrzeug (Achtung: Die gezahlte Miete ist bereits durch die Kilometerstaffel abgedeckt).
- Ein Fahrzeug, das Ihnen unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde (sofern Sie Ihren Anteil an den Fahrzeugkosten nachweisen können).
Wenn Sie mit Kollegen Fahrgemeinschaften bilden, können Sie die Fahrtkosten natürlich nicht einzeln geltend machen. In diesem Fall werden die Kosten dem Fahrzeughalter erstattet.
Erfüllen Sie alle genannten Voraussetzungen, können Sie die Kilometerpauschale beantragen, müssen dies aber begründen, um eine Erstattung zu erhalten. Dazu müssen Sie folgende Angaben machen:
- Datum der Reise
- Grund für die Fahrt
- Zurückgelegte Entfernungskilometer, einschließlich Abfahrts- und Ankunftsort
- Art des Fahrzeugs
- Gemäß der geltenden Pauschale berechneter Betrag
Die Kilometerpauschale ist sowohl für Arbeitnehmer wie auch für Arbeitgeber von Vorteil. Für Arbeitnehmer, weil sie eine finanzielle Entschädigung für die Reisekosten erhalten können und für den Arbeitgeber, weil er diese Kosten über seine Steuererklärung absetzen kann. So profitieren Sie beide von der Steuerersparnis. Aber das erfordert große Wachsamkeit. Tatsächlich müssen Sie im Falle einer Kontrolle die als Kilometerpauschale für die Verwaltung von Dienstreisen angegebenen Aufwendungen rechtfertigen können.
Dienstreisen und Arbeitszeit
Das Arbeitszeitrecht legt fest, dass die tägliche Zeit für den Weg zur Arbeit und die anschließende Rückkehr in die Wohnung nicht als Arbeitszeit gilt. Anders sieht es bei außergewöhnlicheren Dienstreisen aus. Hier gilt die Zeit, die ein Mitarbeiter dem Unternehmen zur Verfügung steht, als Arbeitszeit und muss entsprechend vergütet werden.
Geschäftliche Flugreisen und Meilengutschrift
Die Kilometerpauschale gilt natürlich nicht für Flugreisen, aber hier gibt es andere Vorteile und Möglichkeiten der Erstattung. Gegen Vorlage des Flugtickets können Sie die Aufwendungen ebenfalls als steuerfreie Reisekosten abrechnen und erstattet bekommen.
Zudem ermöglichen die meisten Unternehmen ihren Geschäftsreisenden das Sammeln von Flugmeilen und stellen diese dann für den persönlichen Gebrauch zur Verfügung, auch wenn die Tickets vom Arbeitgeber finanziert wurden. Aber Achtung: Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf die private Nutzung von Flugmeilen wie Flying Blue. Wenn der Arbeitgeber verlangt, diese für berufliche Zwecke einzusetzen, kann der Mitarbeiter dem nicht widersprechen.
Ihre Fahrtkosten transparent mit Mooncard Mobility
Entdecken Sie die Tankkarte Mooncard Mobility, die ideal für die einfachere Erfassung all Ihrer Fahrt- und Reisekosten ist. Jeder Mitarbeiter hat ein individuelles Konto, das vom Unternehmen gespeist wird. So kann die Kontrolle aller Kosten viel flüssiger und zeitnah erfolgen und das Unternehmen profitiert von einer echten Zeitersparnis sowie der Gewissheit, Fehler zu vermeiden. Schließlich ist die Reisekostenabrechnung stets mit viel Aufwand und Problemen verbunden.
Mit der Tankkarte von Mooncard Mobility erhalten Sie hingegen eine automatisierte und papierlose Lösung, die die Effizienz in Ihrem Unternehmen deutlich steigern wird!
Buchen Sie eine Demo, um sich einen Überblick über alle Vorteile zu verschaffen.