Geschäftsreisen mit Privatfahrzeug

Was ist eine Geschäftsreise?

Dienstreisen sind laut Arbeitsgesetzbuch alle Reisen, die der Arbeitnehmer im Auftrag seines Arbeitgebers während seiner Arbeitszeit außerhalb des Unternehmens durchführt. Dazu gehören zum Beispiel:

• Kundentreffen;
• Besuche bei Geschäftspartnern;
• Teilnahme an Fachtreffen;
• Abholung eines Pakets von einem Lieferanten;
•  …

In den Arbeitsvertrag kann eine Dienstreiseklausel aufgenommen werden, um die Bedingungen dieser Einsätze zu regeln; sie ist für Arbeitgeber jedoch nicht verpflichtend. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern die Reisekosten nicht erstatten, tun dies aber in aller Regel. Erstattet der Arbeitgeber Fahrtkosten nicht, können diese auf der eigenen Steuererklärung geltend gemacht werden. Hier können auch Fahrten zu Bewerbungsgesprächen abgerechnet werden.

Mit dem privaten Pkw auf Dienstreise

Es ist möglich, dass ein Arbeitnehmer im Rahmen der Abwicklung eines Arbeitsvertrages sein privates Fahrzeug für berufliche Zwecke nutzen möchte. Dies kann mit dem Fehlen eines Firmenwagens oder dem Wunsch, andere Verkehrsmittel zu vermeiden, zusammenhängen.

Mehrere Gründe können die Ursache für eine solche Wahl sein: eine Panne, die zum Fahrzeugwechsel führt, der Wunsch nach mehr Komfort beim Fahren und viele andere. Eine solche Entscheidung darf jedoch nicht auf die leichte Schulter genommen werden, da in Deutschland bestimmte Vorschriften und Bedingungen eingehalten werden müssen. Es hängt alles vom abgeschlossenen Arbeitsvertrag ab.

Die Nutzung des Privatfahrzeugs für Dienstreisen wird im Arbeitsvertrag erwähnt

Wenn eine Klausel im ursprünglichen Arbeitsvertrag vorsieht, dass der Arbeitnehmer möglicherweise verpflichtet ist, sein privates Fahrzeug für Geschäftsreisen zu nutzen, kann er dieser Aufforderung nicht widersprechen.

Es liegt dann in seiner Verantwortung, sein eigenes Fahrzeug zu nutzen oder, falls er keins hat, eines zu kaufen, beispielsweise dank der Hilfe von Younited Credit.

Nutzung des eigenen Fahrzeugs und Versicherung

Ein Arbeitnehmer, der sein privates Auto regelmäßig für Geschäftsreisen nutzt, sollte dies seinem Versicherer melden, um die Garantien seiner Autoversicherung anzupassen und möglicherweise einen Nachtrag zu erstellen.

Die Nutzung des eigenen Fahrzeugs ist im Arbeitsvertrag nicht erwähnt

Wenn dieser Fall nicht in den Bedingungen des ursprünglichen Vertrages erwähnt ist, ist der Arbeitnehmer berechtigt, der Nutzung des privaten Fahrzeugs für die Arbeit zu widersprechen. Es wäre dann ratsam, dass die beiden Parteien eine Vereinbarung treffen, um die Bedingungen für die Nutzung des besagten Fahrzeugs für berufliche Zwecke festzulegen.

Man sollte sich auf jeden Fall noch einmal vergewissern, dass bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Beachten Sie folgende Punkte: 

• Stellen Sie zunächst sicher, dass diese Vereinbarung schriftlich vorliegt.
• Erkundigen Sie sich beim Arbeitgeber, ob dieser Dienstreisekosten erstattet.
• Schließlich und für den Fall, dass der Arbeitnehmer dieses Fahrzeug regelmäßig nutzt, muss der Arbeitgeber die Steuern, die Versicherung und bestimmte Wertminderungen des Fahrzeugs tragen.

Die Tatsache, dass der Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug nicht nutzen kann, berechtigt diesen jedoch nicht, eine Dienstreise zu verweigern. Andere Transportlösungen können vom Arbeitgeber angeboten werden. Die Absage einer Reise kommt nur in ganz bestimmten Fällen in Betracht, beispielsweise aus gesundheitlichen Gründen, wenn zum gleichen Zeitpunkt eine andere Geschäftsreise vorgesehen ist, bei Schwangerschaft usw.

Berufsreisen: Welche Pflichten hat der Arbeitgeber?

Der Zusammenhang zwischen Geschäftsreisen und Arbeitgeberpflichten sollte nicht übersehen werden. Insbesondere obliegt es dem Unternehmen, seinen Mitarbeiter rechtzeitig (mindestens 48 Stunden, bei längerem Aufenthalt auch länger) zu benachrichtigen. Er ist auch verpflichtet, Reisekosten nach einer seinem Mitarbeiter im Voraus bekannten Staffelung zu erstatten.

Geht eine Dienstreise ins Ausland, muss der Arbeitgeber die Bescheinigung A1 erstellen. Damit weist ein Mitarbeiter nach, dass er während der Dienstreise im europäischen Ausland über das Heimatland sozialversichert ist.

Erstattung von Kilometerkosten für Dienstreisen mit einem Privatfahrzeug

Mithilfe einer Reisekostenabrechnung können Fahrtkosten erstattet werden. Dafür werden häufig Kilometerpauschalen genutzt, für die keine aufwendigen Belege notwendig sind. Der Grund der Reise muss allerdings auch hier nachgewiesen werden.

Wenn der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug beruflich nutzt, ist die vom Arbeitgeber gezahlte Kilometerpauschale sozialversicherungsfrei. Diese Befreiung wird durch die von den Steuerbehörden veröffentlichten Tabellen festgelegt.

Die Kilometerstaffel richtet sich, wie der Name schon sagt, nicht nach der Reisezeit der Dienstreise, sondern nach der zurückgelegten Gesamtstrecke. Diese Pauschale für die An- und Abreise richtet sich auch nach der Art des Fahrzeugs. Folgende Beträge gelten derzeit pro Kilometer:

• Pkw: 30 Cent
• Motorrad oder Motorroller: 20 Cent
• Moped, Mofa oder Elektrofahrrad: 20 Cent 

Tankkosten mit der Mooncard bezahlen

Mit der Tankkarte Mooncard Mobility können Mitarbeitende unterwegs ihre Tankkosten bezahlen, ohne die Kosten selbst vorstrecken zu müssen. Ein wichtiger Vorteil für diese, aber auch für den Arbeitgeber, der die beruflichen Ausgaben seiner Mitarbeiter mit höchster Präzision überwachen möchte. Gleichzeitig erfolgt die Abrechnung ohne lästige Belege, die verloren gehen können, und wird deutlich vereinfacht.
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