Auf Geschäftsreise mit der Ehefrau: Alles, was Sie beachten sollten

Welche Regelungen für die Mitnahme von Ehepartnern gibt es?

Grundsätzlich gilt, dass Mitarbeiter sich ihre Spesenregeln nicht selber machen dürfen. Vielmehr werden diese im jeweiligen Arbeitsvertrag oder in den Dienstreisebestimmungen vom Unternehmen vorgeschrieben. Daher ist das, was nicht ausdrücklich erlaubt ist, verboten. Dies kann auch die Mitnahme von Ehegatten auf Dienstreise betreffen. Oft gehen Unternehmen damit aber eher locker um. In jedem Fall bedarf die Mitnahme des Ehepartners auf Dienstreisen stets der Genehmigung durch das Unternehmen.

Welche Reisekosten übernimmt der Arbeitgeber?

Arbeitgeber können alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise anfallen, steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Dazu gehören Fahrtkosten mit dem privaten Pkw genauso wie Flugkosten, Kosten für Hotel, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.

Wird eine Dienstreise mit einer privaten Reise verbunden, müssen die Aufwendungen korrekt bei der Steuererklärung angegeben werden und anteilig zwischen privatem sowie dienstlichem Zweck aufgeteilt werden.

Berufliche Reisekosten, die nicht vom Arbeitgeber gezahlt wurden, können Arbeitnehmer auf ihrer eigenen Steuererklärung geltend machen. Auch hier gilt es, private und dienstliche Reisekosten voneinander zu trennen.

Reisekostenerstattung bei der Dienstreise mit dem Ehepartner

Bei der Abrechnung von Reisekosten ist besondere Aufmerksamkeit geboten, wenn der Partner mitgereist ist. Auch wenn der Arbeitgeber dies erlaubt hat und die gesamten Kosten übernimmt, kann er nur einen gewissen Anteil steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten.

Können die Aufwendungen nicht exakt einem der beiden Reisenden zugeordnet werden, muss realistisch geschätzt werden. Dies gilt übrigens auch, wenn Kinder des Ehepaars mitreisen.

Wird an die Dienstreise ein Urlaub angehängt, sind nur die Aufwendungen für die eigentliche Dauer der Geschäftsreise steuerlich absetzbar. Die Flugkosten müssen in der Regel allerdings nicht aufgeteilt werden, da ohnehin ein Hin- und Rückflug nötig wäre. Mit Erlaubnis des Arbeitgebers kann sich der Abreisetag also verschieben.

Mehr erfahren

Auf Mooncard erfahren Sie viele weitere Tipps rund um die Regelungen für Geschäftsreisen und deren Abrechnung. Wir klären unter anderem folgende Fragen:

• Gelten Fahrtzeiten als Arbeitszeit?
• Welche Regelungen gibt es für Dienstreisen an Feiertagen?
• Was bedeutet die Dreimonatsfrist für die Reisekostenabrechnung?
• Wie werden Dienstreisen in der Corona-Pandemie geplant?
• können Fahrtkosten zu Bewerbungsgesprächen abgerechnet werden?
  
  

Dienstreisen mit Mooncard abrechnen

Mit der Corporate card von Mooncard können Sie Ihre Reisekostenabrechnung für Ihre Dienstreisen noch effizienter gestalten und haben stets alle Kosten im Überblick. Buchen Sie hier Ihre Demo, um sich selbst davon zu überzeugen.