Bei Reisekosten gilt die Dreimonatsfrist: So berechnen Sie sie richtig

Wann gilt die Dreimonatsfrist?

Die sogenannte Dreimonatsfrist wird dann angewandt, wenn Mitarbeiter, die beruflich unterwegs sind, Ihren Verpflegungsmehraufwand als Werbekosten abrechnen wollen bzw. sich diesen vom Unternehmen steuerfrei erstatten lassen.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand ist Teil der Reisekosten und wird oft in Form von Tagespauschalen abgerechnet. Diese Verpflegungspauschale soll die Mehrkosten, die Geschäftsreisenden beim Essen und Trinken während einer Auswärtstätigkeit entstehen, abdecken. Schließlich sind die Kosten für Mahlzeiten im Restaurant o. ä. in der Regel höher, als dies zu Hause der Fall wäre.

Mitarbeiter können sich die für jedes Land vorgegebene Verpflegungspauschale daher steuerfrei von ihrem Unternehmen erstatten lassen. Erstattet der Arbeitgeber diese Kosten nicht, können sie in den Werbungskosten auf der eigenen Steuererklärung geltend gemacht werden.

Wie wird die Dreimonatsfrist angewandt?

Sind Angestellte ununterbrochen am gleichen Einsatzort tätig, können sie den Verpflegungsmehraufwand nur während der ersten drei Monate ihres Auswärtseinsatzes abrechnen. Die Frist beginnt also am Abreisetag der Geschäftsreise.

Ununterbrochen bedeutet hierbei, dass die berufliche Auswärtstätigkeit ohne gesetzliche Unterbrechung bleibt. Ist der Angestellte mindestens an drei Kalendertagen in einer Woche am selben Einsatzort tätig, beginnt eine 90-tägige Beobachtungsphase. Wird der jeweilige Einsatzort innerhalb von 28 Tagen noch einmal besucht, bestätigt sich die Anwendung der Dreimonatsfrist.

Unterbrochen wird sie lediglich, wenn eine gültige Unterbrechung der Auswärtstätigkeit vorliegt. Dazu gehört zum Beispiel die Abwesenheit vom Einsatzort von mindestens vier Wochen. In diesem Fall beginnt die Dreimonatsfrist aufs Neue. Gleiches gilt für Mitarbeiter, die weniger als zwei Tage in der Woche am Einsatzort sind.

Krankheit und Urlaub stellen hingegen keine gültige Unterbrechung dar.

Für wen gilt die Dreimonatsfrist?

Die Dreimonatsfrist gilt für Angestellte, aber auch für selbstständige Unternehmer und Freiberufler. Schließlich können letztere ihre Verpflegungsmehrkosten in der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Von der Dreimonatsfrist ausgenommen sind gemäß dem Reisekostengesetz lediglich auswärtige Tätigkeiten auf nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen. So wird sie bei Fahrtätigkeiten – wie zum Beispiel auf Schiffen, Flugzeugen oder anderen Fahrzeugen – nicht angewendet. Daher dürfen LKW-Fahrer und -Fahrerinnen den Verpflegungsmehraufwand ohne Befristung abrechnen. Jede neu begonnene Fahrt wird hier als Neubeginn der Auswärtstätigkeit betrachtet.

Was ist die doppelte Haushaltsführung?

Wer längerfristig weiter entfernt vom Wohnort arbeitet, kann die resultierenden Mehraufwendungen mithilfe der doppelten Haushaltsführung innerhalb bestimmter Grenzen als Werbungskosten geltend machen. Die doppelte Haushaltsführung ist in § 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG (für den betrieblichen Bereich in § 4 Abs. 5 Nr. 6a EStG) geregelt und gilt dann, wenn der Angestellte außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhält. Gleichzeitig muss er aber auch am Ort seiner ersten Arbeitsstätte wohnen und dort seinen Lebensmittelpunkt (z. B. weil dort die Familie wohnt) haben. Die dort laufenden Kosten muss er mit mehr als 10 Prozent tragen.

Die Zweitwohnung kann auch ein möbliertes Zimmer, ein Hotelzimmer oder eine Gemeinschaftsunterkunft in einer Wohnung sein.

Welche Aufwendungen sind bei der doppelten Haushaltsführung abzugsfähig?

Im Rahmen der doppelten Haushaltsführung können bis zu 1.000 Euro für die Unterkunft abgesetzt werden. Darüber hinaus werden auch die Fahrtkosten für die erste und die letzte Fahrt zwischen Haupt- und Zweitwohnung sowie für die Fahrten zur Familie (einmal wöchentlich) erstattet. Dabei wird die Entfernungspauschale genutzt, für die erste und die letzte Fahrt können aber auch die realen Kosten angesetzt werden. Erstattungsfähig sind außerdem Telefonkosten (für Gespräche anstelle Familienheimfahrt) und die Umzugskosten. Zudem können für die ersten drei Monate auch Mehraufwendungen für Verpflegung abgerechnet werden.

Wie werden wechselnde Einsatzorte auf Dienstreisen berücksichtigt?

Bei einem längeren Auswärtseinsatz müssen Angestellte eventuell zu verschiedenen Einsatzorten oder Kunden. Hier sollte man beachten, dass die Dreimonatsfrist immer dann gilt, wenn ein Auftrag vorliegt. Besucht der Angestellte also verschiedene Standorte in einem weitläufigen Werks- und Betriebsgelände des gleichen auftraggebenden Kunden, ist die Dreimonatsfrist anzuwenden.

Anders sieht dies aus, wenn Dienstreisende zu unterschiedlichen Kunden oder Auftraggebern fahren. Dann sind dies verschiedene Tätigkeitsstätten und die Dreimonatsfrist beginnt für jeden Kunden bzw. Auftraggeber neu und wird gesondert gezählt. 

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