Die Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch: Was kann erstattet werden?

Bewerbungsgespräch: Wer trägt die Kosten?

Hat es ein Bewerber in die letzte Runde der Stellenbesetzung geschafft und wird vom Arbeitgeber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist letzterer grundsätzlich zur Erstattung der Reisekosten verpflichtet. Allerdings gibt es auch Ausnahmen von dieser Regel und ein Arbeitgeber kann die Erstattung der Kosten auch von vornherein ausschließen. Dies muss jedoch ausdrücklich vor dem Bewerbungsgespräch klargestellt werden und sollte bestenfalls zusammen mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch erwähnt werden.

In jedem Fall ist es für den potenziellen Arbeitgeber sinnvoll, eine eindeutige Regelung zum Umfang der erstattungsfähigen Reisekosten in die Einladung aufzunehmen. Schließlich gehören zu den Reisekosten neben den Fahrtkosten möglicherweise auch Verpflegungs- und Übernachtungskosten. Zur Vermeidung späterer Streitigkeiten ist die Klarstellung also unbedingt ratsam und gehört zum guten Ton.

Beispiel

Um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen, sollte der Umfang der Kostenübernahme eindeutig formuliert werden. So kann der Arbeitgeber zum Beispiel ausschließlich die Fahrtkosten, die einer Hin- und Rückfahrt mit der Bahn zweiter Klasse vom Wohnort des Bewerbers bis zum Ort des Vorstellungsgesprächs entsprechen, übernehmen. Wie der Bewerber dann anreist, ist ihm überlassen. 

Umfang der zu erstattenden Kosten meist positionsabhängig

Die Höhe der Reisekostenerstattung ist normalerweise davon abhängig, welche Position es zu besetzen gilt. So haben Arbeitgeber bei einem qualifizierten Bewerber für eine gehobene Position ein größeres Interesse daran, einen Anreiz für das Zustandekommen des Bewerbungsgespräches zu schaffen.

Daher werden sie sich hier eher dazu bereit erklären, neben den Fahrtkosten auch Hotel- und Verpflegungskosten zu erstatten.

Bei einfachen Positionen werden dagegen oft zahlreiche Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Um die finanzielle Belastung zu verringern, werden hier meist nur die Kosten für die An- und Abreise übernommen.

Gesetzliche Ansprüche auf Reisekostenerstattung

Trifft der Arbeitgeber keine Regelung zur Kostenübernahme für die entstehenden Reisekosten zu einem Vorstellungsgespräch, hat der Bewerber gemäß § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der erforderlichen Kosten.

Dies ist jedoch nur dann der Fall, wenn der Arbeitgeber ausdrücklich zu einem Bewerbungsgespräch einlädt oder der Bitte des Bewerbers um ein persönliches Gespräch nachkommt.

Erscheint der Bewerber hingegen unaufgefordert und ohne vorherige Kontaktaufnahme, hat dieser keinen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten. Ebenfalls ohne Erstattungsanspruch bleiben aber auch Bewerber, die den Arbeitgeber zwar kontaktiert haben, bei denen der Bitte um Vorstellung jedoch nicht ausdrücklich zugestimmt wurde. Gleiches gilt für Bewerber, die aus klar erkennbaren Gründen nicht für die offene Stelle in Betracht kommen.

Umfang der erstattungsfähigen Kosten

In § 670 BGB wird klargestellt, dass alle Aufwendungen, die ein Bewerber nach sorgfältiger Prüfung für erforderlich hält, erstattungsfähig sind. Die Erforderlichkeit richtet sich dabei auch nach der ausgeschriebenen Position und der Höhe des üblichen Gehalts.

• Fahrtkosten

Generell werden jedoch die Kosten für die An- und Abreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln zweiter Klasse erstattet. Kommt ein Bewerber mit dem privaten Pkw, ist die Erstattung in Höhe der jeweils geltenden Kilometerpauschalen für Dienstreisen vorgesehen.

Arbeitgeber können in den Anreisebeschreibungen klarstellen, welche Kosten für Verkehrsmittel erstattet werden. So vermeiden sie die Erstattung hoher Taxi- und Flugkosten.

• Hotel- und Verpflegungskosten

Anspruch auf Übernachtungs- und Verpflegungskosten hat ein Bewerber nur dann, wenn diese tatsächlich erforderlich waren. Die Erforderlichkeit ergibt sich hierbei aus der Länge der An- und Abreise sowie der zeitlichen Lage des Bewerbungsgespräches. 

Arbeitgeber aufgepasst: Headhunter 

Nutzt ein Arbeitgeber einen Headhunter, um eine Position im Unternehmen zu besetzen, müssen ebenfalls eindeutige Regelungen zur Kostenübernahme getroffen werden. Schließlich ist nicht der Headhunter, sondern der potentielle Arbeitgeber für die Erstattung verantwortlich.

Lädt ein Headhunter eine große Anzahl an Bewerbern zu Vorstellungsgesprächen ein und wird keine Regelung zur Kostenerstattung getroffen, wird der Arbeitgeber eventuell mit großen Ersatzansprüchen konfrontiert. Schließlich hat jeder Bewerber, der es in das Bewerbungsgespräch geschafft hat, Anspruch auf Erstattung, wenn keine andere Regelung vorliegt.

Hier sollte also unbedingt eine Klarstellung erfolgen.

Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch als Bewerbungskosten absetzen

Erstattet ein Arbeitgeber die Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch nicht, kann der Bewerber diese als Werbungskosten auf seiner Steuererklärung geltend machen. Dabei können 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer abgesetzt werden, wenn Sie das Vorstellungsgespräch durch ein Einladungsschreiben oder eine Bestätigung nachweisen können. Die Wahl des Verkehrsmittels spielt dabei keine Rolle. Ab dem 21. Kilometer können Sie seit 2022 sogar 38 Cent pro Kilometer absetzen.

Als Werbungskosten können Bewerber nicht nur Fahrtkosten abrechnen, sondern auch Folgendes:

• Passfoto
• Fotokopien und amtliche Beglaubigungen
• Schnellhefter, Klarsichthüllen
• Briefpapier, Briefumschlag und Porto
• Bücher oder Computerprogramme zum Thema Bewerbung und Vorstellungsgespräch
• Kosten für Stellenportale (online, print) und Wochenendausgaben mit großen Stellenmarktanzeigen

Um die Abrechnung zu vereinfachen, akzeptieren einige Finanzämter einen pauschalen Betrag von 8,50 bis 15 Euro pro Bewerbung mit Bewerbungsmappe.

Weiterlesen: Mehr über Reisekosten erfahren

Fahrt- und Reisekosten können Sie sich auch im Falle von Geschäftsreisen erstatten lassen. Allerdings gilt es dabei viel zu beachten. Mooncard bietet Ihnen viele praktische Tipps für die Reisekostenabrechnung und zeigt Ihnen, was Sie bei folgenden Spezialfällen beachten sollten:

• Geschäftsreisen an einem gesetzlichen Feiertag
• Dienstreisen und Corona
• Wird die Reisezeit zur Auswärtstätigkeit als Arbeitszeit angerechnet?
• Privat oder beruflich? Die Geschäftsreise mit der Ehefrau
• Wann benötigen Sie die Bescheinigung A1?
• Was gilt es beim An- und Abreisetag zu beachten?
• Längere Dienstreisen und die Dreimonatsfrist

Reisekosten mit Mooncard optimieren

Reisekosten müssen nicht nur Bewerbern erstattet werden. In der Regel erstatten Unternehmen auch ihren Mitarbeiter Reisekosten, aber die Abrechnung ist aufwendig. Um die Kosten für Hotel, Restaurant u. ä. direkt als Betriebsausgabe zu verbuchen, empfehlen wir Ihnen, die Zahlungs- und Tankkarten von Mooncard zu nutzen. Diese können an die Bedürfnisse des Unternehmens und der Geschäftsreisenden angepasst werden und bieten eine gute Möglichkeit, den Überblick über alle anfallenden Kosten zu bewahren.

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