Die Reisekosten am An- und Abreisetag: Darauf sollten Sie achten

Wann werden Reisekosten erstattet?

Reisekosten, die bei beruflich motivierten Reisen (z. B. Auswärtstätigkeit bei Kunden und Geschäftspartnern, Schulungen, Messen und Konferenzen) anfallen, werden oft vom Arbeitgeber erstattet und sind im bestimmten Umfang steuerfrei. Ist dies nicht der Fall, können Arbeitnehmer sie bei der eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. In jedem Fall müssen die Kosten genau belegt und abgerechnet werden.

Neben den tatsächlichen Kosten können Sie Pauschalen nutzen, um die Abrechnung zu vereinfachen. Welche Pauschalen Sie für den An- und Abreisetag bekommen, erfahren Sie hier.

Welche Reisekosten werden erstattet?

Bei einer Geschäftsreise hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die Erstattung folgender Spesen:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand für Frühstück, Mittag- und Abendessen
• Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Telefonkosten u. a.

Bei der Hin- oder Rückreise mit dem Flugzeug oder Zug werden die Fahrtkosten anhand der jeweiligen Belege in der tatsächlichen Höhe erstattet. Fährt der Geschäftsreisende dagegen mit seinem privaten Pkw, kann er die Kilometerpauschale bei der Abrechnung nutzen.

Auch für den Verpflegungsmehraufwand gibt es Verpflegungspauschalen, die die Kosten für Frühstück und andere Mahlzeiten abgelten. Alle weiteren Reisekosten werden dagegen über die jeweiligen tatsächlichen Kosten und die entsprechenden Belege abgerechnet.

Die Verpflegungspauschale für Geschäftsreisende

Da während einer Geschäftsreise höhere Verpflegungskosten als daheim in der eigenen Wohnung anfallen, plant man einen Verpflegungsmehraufwand ein. Dieser wird mit der aktuell geltenden Verpflegungspauschale erstattet. Diese kann der Arbeitgeber nutzen, um die Kosten sozialversicherungs- und steuerfrei zu erstatten, oder der Arbeitnehmer rechnet sie mithilfe der Werbungskosten auf seiner Steuererklärung ab.

Wie wird die Verpflegungspauschale berechnet?

Je nachdem, wie viele Stunden man am Tag abwesend ist, gelten andere Pauschalen. Bei einer mehrtägigen Geschäftsreise sind also am An- und Abreisetag die Arbeitszeiten nachzuweisen.

Zudem gelten für Dienstreisen in Deutschland andere Pauschalen als für Auswärtstätigkeiten im Ausland. Bei Reisen ins Ausland muss man sich bei der Abrechnung an die jeweils für das Land geltenden Pauschalbeträge halten, denn der Lebensstandard ist in jedem Land anders. Teilweise gibt es sogar Anpassungen für einzelne Regionen oder Städte.

Bei einer Abwesenheit von weniger als acht Stunden gibt es also keinen Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Anders sieht dies jedoch aus, insofern zwischen An- und Abreisetag eine Übernachtung liegt. Dann besteht Anspruch auf Erstattung, auch wenn die Reise- bzw. Arbeitszeit weniger als acht Stunden beträgt.

Achtung: Bei langen Dienstreisen kommt die Dreimonatsfrist zur Geltung. Dies bedeutet, dass die Verpflegungspauschale vom Abreisetag an nur für drei Monate lang angewendet werden kann. Längere Aufenthalte außerhalb des Hauptwohnsitzes können aber eventuell mit der doppelten Haushaltsführung subventioniert werden.

Definition des An- und Abreisetages

Als An- und Abreisetag für eine mehrtägige Geschäftsreise gelten dem Gesetz nach die Tage, an denen ein Mitarbeiter – nach der Anreise bzw. vor der Abreise – außerhalb seiner Wohnung übernachtet. Dabei ist es unerheblich, wo die Geschäftsreise beginnt bzw. endet. Zudem kann die Übernachtung auch im Zug oder im Fahrzeug erfolgen, denn an die Form der Übernachtung werden keine besonderen Ansprüche gestellt.

Schließen sich mehrere Auswärtseinsätze nahtlos aneinander an, ohne dass die eigene Wohnung oder Tätigkeitsstätte besucht werden, sind jeweils die vollen Tagessätze zu erstatten.

Die Verpflegungspauschale am An- und Abreisetag

Für Geschäftsreisen im Inland gilt am Tag der Anreise und der Abreise stets eine Verpflegungspauschale von 14 Euro, egal wie lange der Angestellte abwesend oder unterwegs war. Diese wird also auch gezahlt, wenn die Rückreise sofort nach dem Frühstück beginnt und der Angestellte mittags schon wieder zu Hause bzw. im Unternehmen ist.

Für Reisen im Ausland werden für diese beide Tage hingegen jeweils 80 Prozent der jeweils geltenden Pauschale erstattet. 

Achtung: In vielen Hotels wird der Preis für Zimmer und Frühstück zusammen berechnet. Gibt es keine genauen Informationen, wie viel das Zimmer einzeln kostet, muss bei den Verpflegungspauschalen ein Ausgleich erfolgen. Dieser erfolgt in Form einer 20-prozentigen Kürzung der Pauschbeträge.

Besonderheiten bei der Reisekostenabrechnung

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Die Reisekostenabrechnung mit Mooncard

Die Abrechnung der Reisekosten ist stets mit viel Aufwand und Stress verbunden. Um sich die Arbeit zu erleichtern, können Unternehmen ihren Arbeitnehmern Zahl- und Tankkarten zur Verfügung stellen. Mit diesen individuell skalierbaren Karten zahlen Geschäftsreisende ihre Reisekosten direkt über die Firma und müssen sie nicht mehr vorstrecken. Da das Unternehmen diese Kosten so direkt als Betriebsausgabe verbuchen kann, entfällt die lästige Erstattung über die Lohnabrechnung. Ein Gewinn für alle!

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