Die Lösung zur Verwaltung der Kosten Ihrer Geschäftsreise

Wie werden Reisekosten erstattet?

Dienstreisen von mehr oder weniger langer Dauer verursachen Reisekosten, also Aufwendungen, die der Mitarbeiter tragen muss, wenn das Unternehmen sie nicht im Vorhinein bezahlt hat. Reisekosten umfassen alle Ausgaben, die der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Reise trägt, also z. B.:

• Fahrscheine,
• Mautgebühren, Kraftstoff, Fahrzeugwartung, jährliche Versicherungsprämie,
• Besuche oder Treffen mit Lieferanten, Kunden usw.,
• Hotelübernachtungen,
• Autovermietung,
• Verpflegungskosten,
• Kosten im Zusammenhang mit der Teilnahme an Seminaren, Kongressen, Foren usw.

Gut zu wissen: Werden die Parkkosten vom Unternehmen übernommen? Ist kein freier Parkplatz in der Nähe vorhanden, können dem Arbeitnehmer gegen Nachweis die Parkkosten erstattet werden.

Wie berechnet man die Kilometerpauschale ?

Benutzt der Mitarbeiter sein privates Fahrzeug während seiner Dienstreisen in Deutschland oder im Ausland? Dann kann der Arbeitgeber ihn nach der Kilometerpauschale, die von der Finanzverwaltung vorgegeben wird, entschädigen oder der Arbeitnehmer rechnet die Fahrtkosten auf seiner eigenen Steuererklärung ab. Die Kilometerpauschale errechnet sich aus der Art des Fahrzeugs und der vom Mitarbeiter zurückgelegten Strecke. Sie berücksichtigt:

• Wertminderung des Autos bzw. Zweirades,
• Reparatur- und Wartungskosten,
• Aufwendungen für Reifen,
• Kraftstoffverbrauch,
• Versicherungsprämien.

Gut zu wissen: Fahrtkosten können nicht nur durch die Kilometerpauschale, sondern auch durch reale Kosten durch den Arbeitgeber erstattet werden. Hierzu müssen allerdings alle Belege gesammelt und in der Abrechnung den jeweiligen Dienstreisen zugeordnet werden. 

Dienstreisekosten: Welche Pflichten hat der Arbeitgeber?

Das Arbeitsrecht definiert die Pflichten des Arbeitgebers im Zusammenhang mit Geschäftsreisen. Die zur Erfüllung der Aufgaben des Arbeitnehmers auf Dienstreise notwendigen Auslagen gehören zu den vom Arbeitgeber erstattungsfähigen Berufsauslagen. Kosten für Dienstreisen sind daher sozialversicherungs- und steuerfrei. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet, Reisekosten zu erstatten, wenn dies nicht im Arbeitsvertrag entsprechend geregelt ist. In diesem Fall kann der Mitarbeiter die entstandenen Reisekosten auf seiner Steuererklärung als Werbungskosten abrechnen.

Der Arbeitgeber kann Reisekosten auf zwei Arten erstatten:

• Erstattung der dem Mitarbeiter während seiner Reise tatsächlich entstandenen Kosten oder
• Zahlung von Pauschalentschädigungen bzw. Tagegeld.

Laut Gesetz gilt es, bestimmte Fristen einzuhalten, um dem Mitarbeiter eine Dienstreise anzukündigen. Demnach ist der Arbeitgeber verpflichtet, ihn innerhalb von mehr als 4 Tagen zu benachrichtigen, bevor er eine mehrtägige Geschäftsreise bzw. Tätigkeit außerhalb des Unternehmens antreten soll.

Wird der Mitarbeiter ins europäische Ausland entsendet, muss ihm eine Bescheinigung A1 ausgestellt werden. Diese dient ihm als Nachweis, dass er während der Dienstreise über das Heimatland sozialversichert ist.

Wie verwaltet man Geschäftsreisen im Unternehmen?

In einem Unternehmen kann das Management von Geschäftsreisen in die Verantwortung eines Travel Managers, der Finanzabteilung, des Einkaufs- oder der Personalabteilung fallen. Ziel ist es, Dienstreisen zu koordinieren und gleichzeitig ein personalisiertes Reisemonitoring zu gewährleisten. Der Travel Manager übernimmt bereichsübergreifende Aufgaben:

• komplette Organisation der Geschäftsreisen der Mitarbeiter, inklusive Fahrt und Übernachtung,
• Einkauf von reisebezogenen Leistungen in Absprache mit der Einkaufsabteilung,
• Gewährleistung der Qualität der Dienstleistungen,
• Festlegung der Zahlungsmittel,
• Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeiter,
• Erstattung von Reisekosten,
• Erstellung vollständiger Berichte über Kosten und ausgehandelte Tarife,
• Verfolgung der Reisen.

Um die aufwendige Reisekostenabrechnung effizienter zu gestalten, können Unternehmen automatisierte Lösungen wählen und so Zeit und Ressourcen der Mitarbeiter sinnvoller einsetzen. Grundlage dafür ist eine Reiserichtlinie, die Regelungen für Dienstreisen schafft.

Geschäftsreisen mit dem Flugzeug: Wie funktionieren Flugmeilen?

Während seiner Geschäftsreisen in Deutschland oder im Ausland kann ein Mitarbeiter die Vorteile der Fluggesellschaften nutzen und Flugmeilen für seine Flugreisen sammeln. Diese können oft für den persönlichen Gebrauch genutzt werden, auch wenn sie im beruflichen Kontext erworben wurden. Allerdings gehören Sie demjenigen, der für den Flug bezahlt hat, also meist dem Arbeitgeber. Er kann also verlangen, sie für berufliche Zwecke einzusetzen, oder sie dem Mitarbeiter überlassen. 

Die Mehrheit der Unternehmen betrachtet Meilen als Ausgleich für die schwierigen Arbeitsbedingungen, die Geschäftsreisenden auferlegt werden: Jetlag, Nachtflüge, Müdigkeit, Stress, Beeinträchtigung der Familienpräsenz usw. Sie wandeln sie daher in eine geldwerte Leistung um. Andere beschließen, Meilen zu sammeln, um ihr Airline-Budget zu reduzieren.

In Deutschland sind Reisekosten Teil der vom Arbeitgeber erstattungsfähigen Werbungskosten. Je nach Ort und Dauer der Reise gelten unterschiedliche Bedingungen. Beispielsweise werden für Reisen ins Ausland oft Pauschalen verrechnet, um die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen. Ebenso kann einem Arbeitnehmer ein Fernreisezuschuss gewährt werden, um zusätzliche Kosten für Verpflegung und Unterkunft zu decken, wenn er nicht jeden Tag nach Hause zurückkehren kann.