Der Kontenplan für eine effiziente Buchhaltung

Wozu dient der Kontenplan?

Der Kontenplan stellt das Verzeichnis aller für die Buchhaltung des entsprechenden Unternehmens wichtigen Konten, in denen die jeweiligen Buchungsposten gebucht werden, dar. Als Basis dafür dienen offizielle Kontenrahmen, damit die Prüfung der Buchführung durch sachverständige Dritte, aber auch eine vergleichende Gegenüberstellung mit anderen Unternehmen ermöglicht wird.

Im Unternehmen selbst ist der Kontenplan Grundlage für eine ordnungsmäßige Buchführung und die Erstellung der Bilanz am Ende des Geschäftsjahres. Die Untergliederung in verschiedene Konten erleichtert dabei die Bilanzanalyse, die die künftigen Strategien in einem Unternehmen bestimmt.

Was ist der Unterschied zwischen Kontenrahmen und Kontenplan?

Kontenrahmen stellen eine Vorlage für den Kontenplan dar. Während es also viele verschiedene Kontenrahmen gibt und diese auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der jeweiligen Branchen angepasst sind, erstellt jedes Unternehmen nur einen Kontenplan. Dabei kann es auf die verschiedenen Vorlagen zurückgreifen und erstellt am Anfang seiner Tätigkeit einen individuellen Kontenplan, der den Ansprüchen und Besonderheiten im Unternehmen gerecht wird und als Grundlagen für die Buchhaltung gilt.

Welche Kontenrahmen gibt es?

Insofern sie den spezifischen gesetzlichen Anforderungen an Rechtsform und Unternehmensgröße entsprechen, haben Unternehmer freie Wahl beim Kontenrahmen, den sie als Grundlage für ihren Kontenplan nutzen. Zur Auswahl stehen verschiedene Standardkontenrahmen (SKR), Gemeinschaftskontenrahmen (GKK) sowie Industriekontenrahmen (IKR). Besonders häufig werden jedoch die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 genutzt. Diese werden von der DATEV eG herausgegeben und gepflegt.

Der Industriekontenrahmen (IKR) wurde vom Bundesverband der deutschen Industrie entwickelt. In seinem Aufbau orientiert er sich am Jahresabschluss. Der Gemeinschaftskontenrahmen (GKR) der industriellen Verbände ist hingegen nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut und spiegelt mit seinen Kontenklassen den Prozess der Leistungserstellung sowie der Leistungsverwertung wider. Er ist weit verbreitet und dient auch als Grundlage für den SKR 03 des Buchführungssystems der DATEV eG.

Unternehmen können frei wählen, welchen Kontenrahmen sie für die Erstellung ihres Kontenplans nutzen. Sie müssen lediglich alle spezifischen gesetzlichen Anforderungen, die an die jeweilige Rechtsform und Größe des Unternehmens gestellt wird, erfüllen. Viele Unternehmen nutzen die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 der DATEV eG. Der Unterschied zwischen diesen beiden Kontenrahmen besteht im Gliederungsprinzip. Während sich der SKR 03 am Prozessgliederungsprinzip orientiert, also die Konten entsprechend des Leistungsprinzips sortiert, nutzt der SKR 04 das Abschlussgliederungsprinzip, sortiert die Konten also nach den Positionen des Jahresabschlusses.

Aufbau des SKR 03

• Kontenklasse 0: Anlage- und Kapitalkonten
• Kontenklasse 1: Finanz- und Privatkonten
• Kontenklasse 2: Abgrenzungskonten
• Kontenklasse 3: Wareneingangs- und Bestandskonten
• Kontenklasse 4: Betriebliche Aufwendungen
• Kontenklasse 5: Freibleibend (Abschluss über sonstige betriebliche Aufwendungen)
• Kontenklasse 6: Freibleibend (Abschluss über sonstige betriebliche Aufwendungen)
• Kontenklasse 7: Bestände an Erzeugnissen
• Kontenklasse 8: Erlöskonten
• Kontenklasse 9: Vortrags-, Kapital-, Korrektur- und statistische Konten

Aufbau des SKR 03

• Kontenklasse 0: Anlagevermögenskonten
• Kontenklasse 1: Umlaufvermögenskonten
• Kontenklasse 2: Eigenkapital- und Fremdkapitalkonten
• Kontenklasse 3: Fremdkapitalkonten
• Kontenklasse 4: Betriebliche Erträge
• Kontenklasse 5: Betriebliche Aufwendungen
• Kontenklasse 6: Betriebliche Aufwendungen
• Kontenklasse 7: Weitere Erträge und Aufwendungen
• Kontenklasse 8: zur freien Verfügung
• Kontenklasse 9: Vortrags-, Kapital-, Korrektur- und statistische Konten

Für spezielle Branchen stehen weitere Standardkontenrahmen zur Verfügung. Hier einige der verbreitetsten:

• SKR 14 für die Land- und Forstwirtschaft 
• SKR 46 für soziale Einrichtungen und Pflegeheime
• SKR 49 Kontenrahmen für Vereine
• SKR 51 für KFZ-Betriebe
• SKR 70 für das Hotel- und Gastgewerbe
• SKR 80 für Zahnärzte
• SKR 81 für Ärzte

Der SKR 99 ist dagegen ein freier Kontenrahmen, der frei bearbeitet werden kann.

Gut zu wissen: Kleinunternehmer können eine vereinfachte Buchhaltung durchführen. Aber auch für sie lohnt es sich, einen Kontenplan zu erstellen. Häufig wird hier der SKR 03 als Grundlage genutzt.

Der Aufbau eines Kontenrahmens

Jeder Kontenrahmen besteht aus verschiedenen Konten, die systematisch geordnet sind und eine Nummer besitzen, an der man erkennen kann, wo das Konto einzuordnen ist. Ein Konto in einem deutschen Kontenrahmen besitzt in der Regel eine vierstellige Ziffer. Jede Ziffer entspricht dabei einer Gliederungsebene:

• Kontenklasse: 1. Ziffer
• Kontengruppe: 2. Ziffer
• Kontenuntergruppe: 3. Ziffer
• Einzelkonto: 4. Ziffer

In Kontenrahmen gibt es aber auch Konten mit fünfstelligen Nummern. Diese dienen zur Erfassung von Forderungen sowie Verbindlichkeiten gegenüber einzelnen Personen. Hier werden die Nummern 10000 bis 69999 für Kunden und 70000 bis 99999 für Lieferanten verwendet.

Vorteile eines Kontenrahmens

Jedes Unternehmen unterliegt der Buchführungspflicht und muss seine Einnahmen und Ausgaben sowie Vermögenswerte genau aufzeichnen. Die Kontenrahmen geben hier eine wichtige Orientierung für das interne Rechnungswesen, bieten aber auch eine Reihe weiterer Vorteile: 

• eindeutige und übersichtliche Systematik für die Vergabe von Kontonummern
• leichtere Einarbeitung von neuen Mitarbeitern
• die einheitliche Vergabe von Kontonummern ermöglicht den Einsatz und die Vernetzung von Softwareprogrammen und Buchhaltungssoftware
• Vergleichbarkeit mit der Buchhaltung von anderen Unternehmen
• Erleichterung der Kontrolle der Buchhaltung durch den Steuerberater und Dritte

Der Kontenrahmen als Basis für den Kontenplan

Ein Kontenrahmen kann für die Besonderheiten in einem Unternehmen unter Umständen zu umfangreich oder auch zu wenig detailliert sein. Daher sind oft Anpassungen notwendig. Folgende Modifizierungen sind dabei möglich:

• das Entfernen von Konten
• die Untergliederung von Konten in Unterkonten
• das Umbenennen von Konten

Im SKR 04 sind dabei folgende Beispiele denkbar:

• Anpassung der Kapitalkonten an die Rechtsform des Unternehmens
• Reduzierung der Betriebs- und Geschäftsausstattung (Kontengruppe 05 und 06) auf die im Unternehmen vorhandenen Kategorien
• Löschung der Kontengruppen 02 und 03 (Grundstücke, Gebäude und Ähnliches), falls im Vermögen des Unternehmens keine Immobilien bzw. Grundstücke vorhanden sind
• Reduzierung der Konten in der Kontenklasse 4 auf die tatsächlich anfallenden Umsatzerlöse
• Untergliederung nach Produktgruppen bei den Konten 1110 bis 1139
• Hinzufügen der Konten 1811 sowie 1812, insofern zwei Girokonten bei einer Bank geführt werden
• Erstellung von Konten für einzelne Kunden (Nummernbereich: 10000 bis 69999) oder Lieferanten (Nummernbereich: 70000 bis 99999)

Am Ende der Aufstellung des Kontenplans sind alle die im Unternehmen genutzten Konten schriftlich festzuhalten. Die Zahl der geführten Konten sind dabei deutlich größer als die Posten, die später im Jahresabschluss aufgeführt werden. Ein vorher festgelegtes System erlaubt die Zusammenfassung der verschiedenen Konten. 

Sind Änderungen am Kontenplan möglich?

Auch wenn nachträgliche Änderungen am Kontenplan eines Unternehmens möglich sind, sollte er in seiner Form möglichst beibehalten werden, um dem Grundsatz nach Klarheit und Übersichtlichkeit zu entsprechen. Eine Änderung sollte auch daher vermieden werden, damit man die verschiedenen Geschäftsjahre besser miteinander vergleichen kann. 

Änderungen am Kontenplan sollten daher nur bei wichtigen Gründen durchgeführt werden. Bedenken Sie deshalb schon bei der Erstellung bereits mögliche zukünftige Entwicklungen im Unternehmen und passen Sie den Kontenplan entsprechend an.

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