Steuertricks für Selbstständige und Freiberufler

Geringwertige Wirtschaftsgüter von der Steuer absetzen

Das Steuergesetzbuch hat eine lockere Definition von Betriebsausgaben. Je nach Fall können diese Ausgaben teilweise oder vollständig abgesetzt werden. Es gibt auch Betriebsausgaben, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden können. Geringwertige Wirtschaftsgüter sind besonders für Freiberufler und Kleinunternehmer ein interessantes Thema. Sie werden über die Höhe der Anschaffungskosten definiert.

• Gegenstände bis zu 800 EUR können im Jahr der Anschaffung voll abgesetzt werden. Sie werden als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bezeichnet.
  
  
• Für Anschaffungen, die zwischen 250 EUR und 1000 EUR liegen, haben Sie eine Alternative: den Sammelposten. Dieser wird über 3 oder 5 Jahre mit 20 % jährlich abgesetzt.
  
  
• Güter mit Anschaffungskosten über 1.000 EUR müssen den Regeln der AfA-Tabelle entsprechend abgesetzt werden. Diese Tabelle bestimmt die durchschnittliche Nutzungsdauer der Güter. Sie legt fest, in welcher Höhe und über welchen Zeitraum die Anschaffungskosten abgeschrieben werden können. Klingt kompliziert? Wenn Sie unter anderem einen Desktop-PC kaufen, gibt die AfA-Tabelle drei Jahre Nutzungsdauer vor. Sie können also 33,33 % pro Jahr abschreiben.

Bei den Berechnungen geht das Finanzamt von den Netto-Kosten aus. Viele Selbstständige können die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Dies ist nicht der Fall, wenn Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.

Um die Anschaffungskosten steuerlich geltend machen zu können, muss eine betriebliche Nutzung zu 90 % belegt werden. Sollte die geschäftliche Nutzung geringer ausfallen, finden andere Regelungen Anwendung: Eine Anschaffung mit einer belegten betrieblichen Nutzung von 50 % führt zu einer Gewinnminderung um 50 % der Nettokosten.

Firmenwagen – tatsächliche oder pauschale Kosten absetzen?

Einer der bekanntesten Tipps, um Steuern zu sparen, sind die Fahrtkosten. Wer ein Unternehmen hat, kann diese über einen Firmenwagen geltend machen. Privat können Sie die Fahrtkostenpauschale nutzen. Unternehmen können die Gesamtkosten des Fahrzeugs steuerlich absetzen. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 50 und 100 % kann ein Fahrzeug zum Betriebsvermögen zählen. Somit sind die durch das Automobil entstehenden Kosten absetzbar. Wer den Wagen zu 10 bis 50 % betrieblich nutzt, kann wählen, ob er zum Privatvermögen oder zum Betriebsvermögen gerechnet werden soll. Liegt die Nutzung bei unter 10 %, kann der Wagen nicht als Betriebsvermögen geltend gemacht werden.

Um die privaten von den betrieblichen Fahrten unterscheiden zu können, ist das Führen eines Fahrtenbuches nötig. Sollte das Finanzamt Zweifel an der Richtigkeit des Fahrtenbuches haben, kann die Anrechnung der Kosten verweigert werden. Eine einfachere Möglichkeit ist die 1-Prozent-Pauschalregel. Hier wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises als privat angerechnet. Für den Bruttolistenpreis wird der Wert des Wagens als Neuwagen herangezogen. Es kann günstiger sein, ein Fahrzeug privat zu erwerben und die Fahrtkostenpauschale von 0,30 EUR pro Kilometer abzurechnen.

Tatsächliche Fahrtkosten

Wenn der Wagen zu mehr als 10 % für die berufliche Tätigkeit genutzt wird, können alle tatsächlichen Kosten abgesetzt werden. Die Belege für Kraftstoff müssen gesammelt und abgelegt werden. Auch die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln kann abgesetzt werden.

Pauschale Fahrtkosten

Wird ein Fahrzeug unregelmäßig für die berufliche Tätigkeit genutzt, können Sie die Kosten pauschal absetzen. Dies ist die Fahrtkostenpauschale, bei der 0,30 EUR pro Kilometer abgerechnet werden (Stand 2022). Andere Ausgaben, wie Kraftstoff, Versicherungen oder Reparaturen, werden mit der Pauschale abgegolten. Es müssen also keine Belege gesammelt oder ein Fahrtenbuch geführt werden.

Leasingraten

Wenn Sie als Selbstständiger Ihren Gewinn über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, können Sie Leasingraten steuerlich geltend machen. Sie sind als Betriebskosten sofort und in voller Höhe absetzbar. Auch Sonderzahlungen können abgesetzt werden und müssen nicht über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Allerdings sind Sie verpflichtet, ein Kriterium zu erfüllen: Der Leasing-Vertrag muss noch höchstens fünf Jahre weiterlaufen. So kann das Unternehmen von einem Liquiditätsvorteil profitieren.

Wer eine Bilanz zur Gewinnermittlung benötigt, verfährt anders. In diesem Fall müssen die Kosten für das Leasing als Betriebsausgabe dem entsprechenden wirtschaftlichen Zeitraum zugeordnet werden. Eine sofortige Abschreibung von Sonderzahlungen ist nicht möglich. Diese Ausgaben müssen anteilig über den gesamten bezahlten Zeitraum aufgeteilt werden.

Kosten für die Website

Eine Internetpräsenz ist inzwischen selbst für kleine Unternehmen und Freiberufler eine Selbstverständlichkeit. Das Erstellen einer Webseite ist von Ihrer Einkommensteuer absetzbar. Sie müssen die entstandenen Ausgaben durch eine Rechnung belegen können. Einige Beispiele für die absetzbaren Kosten für Ihren Internetauftritt sind:

• Kosten für den Provider (zum Beispiel für die Domain oder den Webspace)
• Kosten für den Kauf der Domain
• Erstellung oder Aktualisierung der Seite
• Kosten für die Wartung
• Kosten für einen Anwalt im Falle einer Abmahnung

Das Kriterium ist die berufliche Nutzung der Webseite. Hierbei spielt es keine Rolle, um welche Art von Internetauftritt es sich handelt. Onlineshops, Blogs oder Foren können steuerlich geltend gemacht werden. Voraussetzung ist: Sie haben einen Bezug zu Ihrem Unternehmen.

Kosten für Telefon und Internet

Wenn Ihr Unternehmen über einen eigenen Telefon- und Internetanschluss verfügt, können Sie die Kosten hierfür vollständig absetzen. Wird der Anschluss gemischt genutzt, muss der private Anteil versteuert werden. Es gibt die Möglichkeit, den privaten Anteil mit 20 bis 30 % zu beziffern.

Auch wenn Sie als Freiberufler Ihren privaten Telefonanschluss nutzen, können Sie die Kosten hierfür absetzen. Es gibt die Option, eine monatliche Pauschale von 20 EUR geltend zu machen. Wenn höhere Kosten dargelegt werden können, ist ein 30- bis 40-prozentiger Anteil möglich.

Betrieblich genutzte Arbeitsmittel

Ihre benötigten Arbeitsmittel sind ebenfalls von der Steuer absetzbar. Hierfür müssen die Arbeitsmittel zu mindestens 90 % betrieblich genutzt werden. Zu den Arbeitsmitteln gehören zum Beispiel:

• Bürobedarf
• Büromöbel
• Geräte und Maschinen
• Bürotechnik
• Berufsbekleidung

Wer für eine schnellere Steuererklärung eine Buchhaltungssoftware verwendet, kann diese auch von der Steuer absetzen.

Hardware

Die Selbstständigkeit ist in vielen Fällen nicht ohne einen Computer möglich. Auch Drucker oder Faxgeräte gehören zur Standard-Ausstattung eines Büros. Die betrieblich genutzte Hardware ist eine Betriebsausgabe, die Sie bei Ihrer Steuererklärung angeben können. Geräte, die nicht eigenständig genutzt werden können, werden über drei Jahre abgeschrieben. Grundlage hierfür ist die amtliche Abschreibungstabelle. Kann die Hardware eigenständig genutzt werden, gilt sie als eigenständiges Wirtschaftsgut. Das ist etwa bei einem Laptop, externen Festplatten oder Tablets der Fall. Diese Hardware kann auch als Sammelposten abgeschrieben werden.

Sollten Nachrüstungen oder Reparaturen nötig sein, können diese abgeschrieben werden. Die Nutzungsdauer wird durch eine Nachrüstung normalerweise nicht verlängert. Auch hier ist der Anteil der betrieblichen Nutzung wichtig:

• Bei einer betrieblichen Nutzung von 90 % werden die Kosten vollständig berücksichtigt.
• Bei einer betrieblichen Nutzung von 50 % gilt die Hälfte der Kosten als Privateinnahme.

Software

Software wird steuerrechtlich separat behandelt. Eine Ausnahme bildet Software, die in einem Gesamtpaket mit dem Computer gekauft wurde. Hier erfolgt die Abrechnung zusammen mit der Hardware. Bei einer separat erworbenen Software haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

• Sie können den Betrag sofort abschreiben (bis 150 EUR)
• Liegt der Preis über 150 EUR, erfolgt die Abschreibung als immaterielles Wirtschaftsgut
• Abschreibung über drei Jahre (Standard-Software)
• Abschreibung über fünf Jahre (Buchhaltungssoftware)

Ein Update der Software kann sofort abgesetzt werden, Upgrades gelten steuerrechtlich als neue Software. Sie werden also nach den Regelungen für geringwertige Wirtschaftsgüter behandelt.

Gewinnneutrale Rücklage für Ersatzbeschaffung

Sollten betriebliche Gegenstände gestohlen oder beschädigt werden, springt Ihre Versicherung ein. Da hierdurch Ihre entstandenen Verluste kompensiert werden, muss diese Zahlung bei der Gewinnabrechnung berücksichtigt werden. Ihre Einkommenssteuer steigt durch die Versicherungssumme. Sie haben die Möglichkeit, aus Zahlungen von Versicherungen eine „gewinnneutrale Rücklage“ zu bilden. So müssen Sie den Betrag nicht versteuern. Die Bedingung hierfür ist eine Ersatzanschaffung des gestohlenen oder beschädigten Gegenstands.

Kleinunternehmerregelung – nicht immer die beste Lösung

Normalerweise müssen Unternehmer Umsatzsteuer abführen und hierfür eine Umsatzsteuer-Voranmeldung und eine Umsatzsteuererklärung zu machen. Dies ist mit viel administrativem Aufwand für den Unternehmer verbunden. Wer einen Umsatz von unter 22.000 EUR im ersten Geschäftsjahr und 50.000 EUR im darauffolgenden Jahr hat, kann von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer ausweisen und darum auch keine Voranmeldung oder Umsatzsteuererklärung abgeben.

Allerdings können Sie auch nicht die Vorsteuer geltend machen. Sollten Sie viele Ausgaben haben und Investitionen planen, können Sie die gezahlte Vorsteuer von der zu leistende Umsatzsteuer abziehen. Wenn die Vorsteuer höher ist als die gezahlte Umsatzsteuer, bekommen Sie vom Finanzamt Geld zurück. Bevor Sie sich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden, sollten Sie dies berücksichtigen. Sie sind fünf Jahre lang an Ihre Entscheidung gebunden.

Betriebsausgaben vom privaten Konto berücksichtigen

Unter Umständen können auch Ausgaben, die nicht über das betriebliche Girokonto erfolgt sind, abgesetzt werden. Sie müssen einen betrieblichen Bezug belegen können. Wir raten Ihnen dazu, den betrieblichen Zusammenhang zu notieren und den Grund für die Nutzung des Privatkontos ebenfalls zu nennen. Bei Bedarf können Sie diese Begründung dem zuständigen Finanzamt vorlegen.

Privates Arbeitszimmer

Nicht nur die Kosten für ein gemietetes Büro können abgesetzt werden. Auch ein häusliches Arbeitszimmer kann bei der Steuererklärung geltend gemacht werden. Das Arbeitszimmer muss klar vom restlichen Bereich Ihrer Wohnung abgegrenzt sein. Sie können anteilig die Kosten für verschiedene Posten anrechnen:

• Miete
• Reinigung
• Wasser und Energie
• Versicherungen
• Instandhaltung und Renovierung
• Telefon
• Internet

Damit die Kosten für die Anschaffung der Büroausstattung anerkannt werden, muss die Nutzung zu mindestens 90 % beruflich sein. Wenn Ihr häusliches Arbeitszimmer das Zentrum Ihrer beruflichen Tätigkeit darstellt, gilt es als Ihre Betriebsstätte. Darum sind die Kosten hierfür komplett absetzbar. Sie können nicht immer den vollständigen Betrag anrechnen. Sind Sie nebenberuflich selbständig, wird der Höchstbetrag von 1.250 EUR berücksichtigt.

Investitionen in die Zukunft absetzen

Es gibt verschiedene Investitionen in Ihre Firma und in Ihre berufliche Zukunft, die steuerlich geltend gemacht werden können. Hier finden Sie die wichtigsten Ausgaben, die Sie von der Steuer absetzen können.

Fortbildungskosten

Sich weiterzubilden ist nicht nur für Ihren beruflichen Erfolg sinnvoll. Die Ausgaben für Fortbildungen, Fachliteratur und Zeitschriften können von der Steuer abgesetzt werden. Es muss ein berufliches Interesse und ein Bezug zum Unternehmen bestehen. Auch die Unterbringung oder Fahrt zu einer Fortbildung, die Kosten für einen Lehrgang können angegeben werden. Auch hier muss es einen Bezug zu Ihrem Unternehmen geben.

Die üblichen Tageszeitungen zählen nicht zur Fachliteratur. Auch der Zusatz „Fachliteratur“ auf einer Rechnung reicht nicht aus. Der Titel muss zu Ihrer Branche passen, um als Fachliteratur akzeptiert zu werden.

Investitionen in die Altersvorsorge

Wer keine größeren Investitionen plant, hat eine weitere Option, um seine Steuerlast zu senken: eine Investition in die Altersvorsorge. Hier können Sonderzahlungen geltend gemacht werden. Die Obergrenze liegt bei 20.000 EUR der Basisrente, die in der Steuererklärung berücksichtigt werden können. Ein weiterer Vorteil ist die Absicherung Ihrer finanziellen Zukunft im Ruhestand.

Investitionsabzugsbetrag

Das Geschäft läuft gut und Sie planen größere Investitionen? Das kann Ihre Steuerlast reduzieren. Sie können die für die nächsten drei Jahre geplanten Investitionen sofort geltend machen. 50 % der geplanten Investitionen können abgesetzt werden. Es müssen aber weitere Auflagen erfüllt werden:

• Der jährliche Gewinn darf 200.000 EUR nicht überschreiten.
• Die Investition muss zu mindestens 90 % betrieblich genutzt werden.

Durch den Investitionsabzugsbetrag können Unternehmen bei unerwartet hohen Gewinnen ihre Steuern senken und gleichzeitig in ihre Zukunft investieren.

Spenden

Kapitalgesellschaften haben die Möglichkeit, ihre Einnahmen durch Spenden an gemeinnützige Organisationen zu mindern. Als Selbstständiger haben Sie diese Option nicht. Unter der Bedingung, dass die Spende einen betrieblichen Anlass hat, kann der Betrag trotzdem berücksichtigt werden. Außerdem können Steuerpflichtige geleistete Spenden als Sonderausgaben geltend machen. Der Beruf spielt hierbei keine Rolle.

Sponsoring kann häufig als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Hierdurch kann der Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens gesteigert werden. Es wird darum als eine Werbemaßnahme angesehen. Es müssen allerdings einige Kriterien erfüllt werden: Sie müssen als Freiberufler oder Selbstständiger durch das Sponsoring einen wirtschaftlichen Vorteil erzielen.

Bewirtungskosten

Viele Selbstständige besprechen neue Projekte bei einem Kaffee oder einem Mittagessen. Die Pflege der Geschäftsbeziehungen ist heute zwar auch per Videoanruf möglich, ein direktes Gespräch kann aber nicht vollständig ersetzt werden. Geschäftsessen mit Kunden, Betriebsangehörigen oder Projektpartnern können in Ihrer Steuererklärung geltend gemacht werden. Ein weiterer Vorteil von Geschäftsessen und Weihnachtsfeiern: Sie steigern die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Mitarbeiter. Bis zu 70 % der Bewirtungskosten können steuerlich abgesetzt werden. Sollten bei dem Geschäftsessen ausschließlich die eigenen Angestellten anwesend sein, sind die Bewirtungskosten zu 100 % absetzbar. Eine Unternehmensfeier ist ein anschauliches Beispiel. Es gelten allerdings folgende Bedingungen:

• Es dürfen nicht mehr als 110 EUR pro Person ausgegeben werden.
• Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen eingeladen sein.
• Es dürfen nicht mehr als zwei Betriebsfeiern pro Jahr stattfinden.

In der Gastronomie müssen Sie sich einen Bewirtungsbeleg ausstellen lassen, der den formellen Ansprüchen des Finanzamtes genügt. Die Getränke und Speisen müssen einzeln aufgelistet sein, der Beleg darf nicht handschriftlich sein und Sie benötigen einen geschäftlichen Anlass. Unangemessen hohe Aufwendungen sind nicht absetzbar. Dazu kann unter anderem der Besuch eines Nachtklubs zählen oder eine Einladung an Geschäftspartner auf eine private Feier. Hier ist für das Finanzamt kein geschäftliches Anliegen erkennbar. Die Kosten sind darum auch nicht absetzbar.

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