Buchhaltung für Selbstständige : Was man wissen muss

Definition Buchhaltung

Genau genommen ist die Buchführung das Festhalten der einzelnen Vorgänge auf Ihren Konten und die Buchhaltung die Abteilung Ihrer Firma, die sich mit dieser Aufgabe beschäftigt. Die beiden Begriffe werden aber synonym verwendet.

Für viele Selbstständige mit Kleingewerbe sind die Steuern und die Steuererklärung die erste große Hürde bei der Unternehmensgründung. Mooncard hat Ihnen die wichtigsten Informationen zusammengestellt. Es werden Fragen zur Steuerklasse oder zur Lohnsteuer beantwortet. 

Einfache und doppelte Buchhaltung

Bei der einfachen Buchführung werden die Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahres miteinander verrechnet. Vom erwirtschafteten Umsatz werden die Betriebskosten abgezogen. Das Ergebnis ist der Gewinn oder Verlust des Unternehmens. Dieser muss versteuert werden. Je nach Rechtsform des Unternehmens als Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit oder als Einkünfte aus gewerblicher Tätigkeit. Dabei muss kein bestimmtes Format berücksichtigt werden. Es gibt nur zwei Regeln zu beachten: 

• Alle Geschäftsvorfälle müssen aufgenommen werden.
• Die Ausgaben und Einnahmen müssen einander überschaubar gegenübergestellt werden.

Diese Form der Buchführung und der Steuererklärung ist für viele Selbstständige noch ohne die Hilfe eines Steuerberaters machbar. 

Bei der doppelten Buchführung wird jeder Vorgang zweimal erfasst. Zum Geschäftskonto gibt es immer auch ein Gegenkonto. Basierend auf diesen Konten wird am Ende des Geschäftsjahres eine Bilanz erstellt. Es wird zudem eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gemacht, deren Saldo in die Schlussbilanz übertragen wird. Kapitalgesellschaften sind zu einer doppelten Buchführung verpflichtet. Das Erstellen einer Bilanz erfordert solides Fachwissen. Wer eine komplexere Buchhaltung hat, sollte über professionelle Hilfe nachdenken. Das deutsche Steuerrecht ändert sich ständig und ein Steuerberater kann Ihnen verschiedene Tipps und Tricks aufzeigen, um weniger Steuern zu zahlen. Außerdem kann seine Expertise Ihnen teure Fehler ersparen.

Wer darf eine einfache Buchführung haben?

Wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie am Anfang Ihrer Selbstständigkeit eine einfache Buchhaltung führen. So können Sie Ihre Geschäftsidee testen, ohne sich mit zu vielen administrativen Aufgaben zu beschäftigen. Hier die Kriterien, die erfüllt werden müssen:

• Freiberufler, Umsatz oder Gewinn spielen keine Rolle.
• Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und deren Umsatz nicht über 600.000 Euro im Jahr liegt oder deren Gewinn 60.000 Euro im Jahr nicht überschreitet.
• Für die Land- und Forstwirtschaft gelten ebenfalls Erleichterungen, auf die an dieser Stelle nicht weiter eingegangen wird.

Weitere Vorteile der einfachen Buchhaltung

Neben dem geringeren Aufwand hat die einfache Buchhaltung einen weiteren Vorteil: das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Durch die EÜR wirken sich die Einnahmen erst dann steuerlich aus, wenn sie dem Unternehmen zugekommen sind. Sie müssen also Ihren Gewinn erst dann versteuern, wenn Sie ihn auch realisiert haben.

Wer zählt zu den Freiberuflern?

Freiberufler sind grundsätzlich von der doppelten Buchführung befreit. Es macht also keinen Unterschied, ob die geltenden Obergrenzen überschritten werden. Die Gewinnermittlung kann mit der EÜR erfolgen. In § 18 Einkommensteuergesetz werden die freien Berufe definiert:

„Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbständig ausgeübte

    wissenschaftliche,

    künstlerische,

    schriftstellerische,

    unterrichtende oder

    erzieherische Tätigkeit“

Es gibt auch eine Liste der freien Berufe, diese ist aber nicht abschießend. Die Entscheidung über die Freiberuflichkeit liegt immer beim zuständigen Finanzamt. Im Gegensatz zu Gewerbetreibenden genügt ein einfaches Schreiben, mit dem der Beginn der Tätigkeit dem Finanzamt mitgeteilt wird.

Umsatzsteuer

Eine weitere wichtige Information für das Finanzamt ist die eingenommene und bezahlte Umsatzsteuer Ihres Unternehmens. Es geht hier um die Umsatzsteuer, die mit den Ausgangsrechnungen eingenommen wird und die Vorsteuer, die Sie bei Ihren Lieferanten für Eingangsrechnungen entrichtet haben. 

Ist die eingenommene Umsatzsteuer des Geschäftsjahres höher als die gezahlte Vorsteuer, zahlen Sie die Differenz. Da es sich hierbei um größere Summen handeln kann, wird die Umsatzsteuer quartalsweise oder monatlich abgerechnet. Hierfür ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung nötig.

Abschließend geben Sie die Umsatzsteuererklärung ab, bei der die bereits geleisteten Zahlungen mit den tatsächlichen Vorgängen abgeglichen werden. Da die Zahlung der Umsatzsteuer mit relativ viel Aufwand einhergeht, können sich kleine Unternehmen und Freiberufler von der Umsatzsteuer befreien lassen. Wie genau? Das erklären wir Ihnen im nächsten Abschnitt zur Kleinunternehmerregelung.

Kleinunternehmerregelung

Unter bestimmten Bedingungen können Selbstständige und Freiberufler von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Die Rechtsform des Unternehmens spielt hierfür keine Rolle, es zählen bestimmt Umsatzgrenzen. Im ersten Geschäftsjahr dürfen Sie nicht mehr als 22.000 Euro umsetzen. Im darauffolgenden Jahr dürfen 55.000 Euro nicht überschritten werden. In diesem Fall können Sie sich beim Finanzamt als Kleinunternehmer melden und sich von der Umsatzsteuer befreien lassen. 

Wer große Investitionen tätigen muss, sollte berücksichtigen, dass in diesem Fall die Vorsteuer nicht mehr vom Finanzamt zurückgefordert werden kann. Die Entscheidung sollte aber auch aus einem zweiten Grund wohlüberlegt sein. Wenn Sie sich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden, sind Sie für fünf Jahre daran gebunden.

Welche Belege müssen aufbewahrt werden?

Egal, welche Form der Buchführung angewendet wird, bestimmte Belege und Unterlagen müssen aufbewahrt werden. Von Ihnen ausgestellte Rechnungen an Kunden und die Rechnungen von Ihren Lieferanten sind die wichtigsten Unterlagen, die archiviert werden müssen. Informieren Sie sich unbedingt über die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen.

Welche Unterlagen werden ans Finanzamt übermittelt?

Das zuständige Finanzamt benötigt entweder die Einnahmenüberschussrechnung oder die Bilanz der doppelten Buchführung. Zusätzlich werden eine Einkommensteuererklärung und die Umsatzsteuererklärung abgegeben. Wer nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, muss zusätzlich die Umsatzsteuer-Voranmeldung (im Laufe des Jahres jedes Quartal oder jeden Monat) vorlegen. Die Regelung ist relativ komplex. Das zuständige Finanzamt teilt Ihnen mit, in welchem Abstand die Voranmeldung eingereicht werden muss.

Warum muss der Kleinunternehmer trotz der Befreiung von der Umsatzsteuer eine Umsatzsteuererklärung abgeben? Dies dient dazu, dem Finanzamt zu beweisen, dass die Kleinunternehmerregelung auch weiterhin für Sie zutrifft.

Mooncard hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihren Alltag als Selbstständiger noch einfacher zu gestalten. Mit einem Klick werden Ausgaben an Ihre Buchhaltungssoftware übermittelt. Auch die Digitalisierung von Belegen ist schnell und sicher erledigt. Kontaktieren Sie Ihren Mooncard-Berater hinsichtlich einer Demo unserer Lösungen für Ihre Spesenabrechnung.