Buchhaltung für Kleinunternehmer – die wichtigsten Infos

Die Buchführungspflicht für Unternehmen

In Deutschland ist jedes ins Handelsregister eingetragene Unternehmen zur Buchführung verpflichtet. Am Ende des Geschäftsjahres muss dem Finanzamt eine Gewinnermittlung vorgelegt werden. Es gibt unter anderem die Bilanz, die für Kapitalgesellschaften vorgelegt werden muss. Hierfür ist eine doppelte Buchführung nötig. Sie wird auch kaufmännische Buchführung genannt.

Eine andere Form der Buchhaltung ist für Kapitalgesellschaften nicht möglich. Weniger aufwendig ist die sogenannte einfache Buchführung. Dies ist häufig die Form der Buchhaltung für Kleinunternehmer oder Freiberufler. Ohne Eintrag ins Handelsregister besteht für diese Berufsgruppen keine Buchführungspflicht.

Eine sorgfältige Buchführung ist auch ratsam, wenn man nicht unter die Pflicht fällt. Denn eine Einnahmenüberschussrechnung ist trotzdem nötig. Behalten Sie also den Überblick über Ihre Buchungsposten. Letztendlich gibt es nur den Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung.

Wer gilt als Kleinunternehmer?

Wenn Sie unter einer bestimmten Umsatzgrenze bleiben, können Sie von der Kleinunternehmerregelung profitieren. Dadurch haben Sie es bei der Buchhaltung ein wenig leichter. Natürlich müssen dennoch einige Regeln beachtet werden. Hier ein kurzer Überblick über die Voraussetzungen und Anforderungen an Kleinunternehmer.

Keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen

Die Rechtsform Ihres Unternehmens spielt in diesem Fall keine Rolle. Sie können eine GmbH gegründet haben oder selbstständig tätig sein und als Kleinunternehmer gelten. In diesem Fall gilt für Sie nicht die Regelbesteuerung. Sie sind von der Umsatzsteuer befreit und gelten aus finanzrechtlicher Sicht weitgehend als Nichtunternehmer. Es wird also keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausgewiesen. Es ist keine Umsatzsteuervoranmeldung nötig. Hinsichtlich Ihrer Buchhaltung gelten die Regelungen von § 4 Abs. 3 EStG – die Vorschriften für die vereinfachte Buchführung.

Abzug der Vorsteuer nicht möglich

Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass keine Vorsteuer aus den zu zahlenden Rechnungen geltend gemacht werden kann. Bei der Buchführung werden die Vorsteuern nicht berücksichtigt. Die Umsatzsteuerzahllast muss darum nicht berechnet werden.

Seit 2020 geltende Umsatzgrenze

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 UStG. Es müssen zwei Bedingungen erfüllt werden:

Maximaler Gesamtumsatz 22.000 Euro (Ist-Umsatz) im Jahr der Antragsstellung
Im folgenden Jahr maximaler Gesamtumsatz 50.000 Euro. Angabe basiert auf Schätzungen (Plan-Umsatz)

Sollte der Gesamtumsatz überschritten werden, hebt das Finanzamt die Regelung automatisch auf.

Beantragung der Kleinunternehmerregelung

Klingt interessant? Die nächste Frage ist: Wie werde ich Kleinunternehmer? Gewerbetreibende erhalten vom Finanzamt automatisch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Hier kann entschieden werden, ob von der Regelung Gebrauch gemacht werden soll oder nicht.

Freiberufler müssen sich beim zuständigen Finanzamt von selbst melden, haben aber ebenfalls die Wahl. Wer die Regelung ablehnt, ist fünf Jahre lang an diese Entscheidung gebunden und muss die Umsatzsteuer ausweisen. Eine Änderung ist im sechsten Jahr möglich.

Sind Freiberufler Kleinunternehmer?

Freiberufler sind generell von einer doppelten Buchhaltung befreit. Zusätzlich können sie von der Kleinunternehmerreglung profitieren, das heißt, Sie sind ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit. Ob dies von Vorteil für einen Freiberufler ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Sollten Sie viel mit Privatkunden zusammenarbeiten, sind Sie etwas günstiger als die umsatzsteuerpflichtige Konkurrenz. Wenn Sie direkt mit Unternehmen zusammenarbeiten, ist dies kein Vorteil. Diese können die Umsatzsteuer ohnehin absetzen.

Sie haben weitere Fragen zum Thema Selbstständigkeit und Kleinunternehmertum? Zum Beispiel, zu welcher Steuerklasse Unternehmer zählen? Sie finden bei Mooncard zahlreiche nützliche Artikel, die Ihnen die wichtigsten Punkte aufzählen.

Gut zu wissen

Für die Buchhaltung bei Kleinunternehmern

Auch wenn die wirklich schwierigen Themen wie Bilanzanalysen und internes Rechnungswesen vorerst nicht zu Ihren Aufgaben gehören, ist eine strukturierte Buchhaltung wichtig. Es gibt Buchhaltungssoftware, die schnell für Ordnung in den verschiedenen Belegen sorgen. Wenn Sie Hilfe bei der Steuererklärung benötigen, ist der Steuerberater sicherlich auch dankbar für eine vollständige Buchhaltung.

Es gibt Software und Berater, dennoch werden Sie nicht vollkommen um die Buchhaltung herumkommen. Mooncard hat einige Grundregeln der Buchhaltung, damit Sie einen leichteren Einstieg haben:

Bewahren Sie Ihre Unterlagen chronologisch und für Dritte leicht nachvollziehbar auf. Die neusten Unterlagen befinden sich oben im Ordner.
Belege und Rechnungen sollten sowohl in Papierform als auch im digitalen Format aufbewahrt werden.
Auflistungen und Kontoauszüge sollten Sie nach Monat sortieren.
Wenn eine Geschäftskasse vorhanden ist, muss auch hier Buch geführt werden.
Es gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen. Stellen Sie sicher, dass diese eingehalten werden.

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Bei der einfachen Buchführung müssen Sie lediglich am Ende des Geschäftsjahres Ihre Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen. Dies ist die sogenannte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Wenn Sie die oben vorgestellten Tipps befolgen, geht die EÜR gleich viel schneller. Noch mehr Zeit sparen Sie mit einer Buchhaltungssoftware und den automatisierten Spesenabrechnungen mit Mooncard.

Zusätzliche Anforderungen wie eine Inventur oder die Bewertung von Schulden und Vorratsvermögen sind nicht notwendig. Inzwischen erfolgt die Übertragung an das Finanzamt elektronisch. Gemeinsam mit der Steuererklärung wird die Anlage EÜR abgegeben. Alle nötigen Formulare finden Sie auf der Steuerplattform ELSTER. Seit 2017 muss das Formular auch von Kleinunternehmern ausgefüllt werden, eine formlose Einnahmenüberschussrechnung gibt es nicht mehr.

Wenn Sie als Gewerbetreibender eine EÜR einreichen wollen, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein:

Jahresumsatz unter 600.000 Euro
Jahresgewinn unter 60.000 Euro
Kein Eintrag ins Handelsregister

Das Überschreiten dieser Schwellenwerte bedeutet, dass eine Bilanz erstellt werden muss. Hierfür ist eine doppelte Buchführung notwendig. Allerdings muss das zuständige Finanzamt Sie darüber informieren, dass sie buchführungspflichtig geworden sind.

Weitere Tipps für Kleinunternehmer

Es gibt noch viele weitere Themen, die für Kleinunternehmer interessant sind. Auch als Kleinunternehmer können Sie Mitarbeiter anstellen. In diesem Fall kommen einige administrative Aufgaben auf Sie zu, unter anderem die Lohnsteuer. Dazu haben wir einige Informationen für Sie zusammengestellt.

Es gibt verschiedene Wege für Kleinunternehmer, Steuern zu sparen und Betriebsausgaben geltend zu machen. Da sich das Steuerrecht in Deutschland häufig ändert, sollten Sie sich an einen Profi wenden, der alle Steuertricks kennt und Sie individuell beraten kann. Einen ersten Überblick finden Sie auf unserer Seite.

Mooncard lässt sich nicht nur vollständig in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren, sie passt sich auch Ihren Kontenplänen und Gewohnheiten an. Reservieren Sie Ihre Demo und lernen Sie alle Vorteile kennen!

Vadim Losch

Seit fast 2 Jahren ist er bei Mooncard als Account Manager DACH tätig. Vor seiner Tätigkeit bei Mooncard war er als Account Manager im Bereich Finanzmärkte bei BNP Paribas beschäftigt und hatte die Möglichkeit, als Auditor bei DB Schenker zu arbeiten. In seiner aktuellen Position liegt sein Fokus darauf, deutsche Kunden bei der Nutzung von Mooncard zu unterstützen und ihnen bei der Integration ihrer Ausgaben in die Buchhaltung behilflich zu sein.