Buchhaltung
Verrechnungskonto: Warum das Hilfskonto für Transparenz sorgt ?
Vadim Losch
Account manager
Aktualisiert am
Gerade bei einem großen Betrieb kann die Sache mit dem Zahlungsverkehr schon mal ziemlich umfassend und unübersichtlich werden. Eine gute Lösung dafür ist das sogenannte Verrechnungskonto, das nicht nur bei Betrieben, sondern auch bei Privatpersonen zum Einsatz kommen kann. Mooncard erklärt Ihnen, was es damit auf sich hat und warum das Verrechnungskonto das Leben der Buchhaltung erleichtert, obwohl es im Grunde gar kein echtes Konto ist.
Inhalt
Was ist ein Verrechnungskonto?
Ein Verrechnungskonto ist ein Hilfskonto. Es dient im Grunde dazu, die Verbuchung von Geldbeträgen zu vereinfachen und die Zahlungen beziehungsweise deren Dokumentation noch übersichtlicher und transparenter zu gestalten. Es ist somit kein reales Konto, das für sich alleine steht, sondern existiert im Regelfall nur in Kombination mit einem anderen, primären Konto. Das Verrechnungskonto wird dabei einzig und allein zu buchhalterischen Zwecken genutzt. Dabei werden die Kontobewegungen nur temporär erfasst. Der Saldo des Kontos muss immer wieder ausgeglichen werden.
Wichtig: Das Verrechnungskonto muss den GoB entsprechen
Das jedweder Zahlungsverkehr einer Firma transparent und einwandfrei dokumentiert werden muss, ist nicht nur gute Geschäftspraxis, sondern in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (abgekürzt GoB) festgelegt. Hier ist das Verrechnungskonto eine große Hilfe.
Oft werden mit einem Verrechnungskonto durchlaufende Posten, der Zahlungsverkehr mit einer Kreditkarte oder der Zahlungsverkehr von Kasse an Bank erfasst.
Kann man Geld auf ein Verrechnungskonto überweisen?
Nein, das geht in der Regel nicht — da ein Verrechnungskonto kein reelles Konto ist, sondern eine Art virtuelles Hilfskonto, das einzig zur Abbildung von Zahlungsströmen gilt. Sie können also weder Geld auf das Verrechnungskonto überweisen noch einzahlen – dies passiert über das reelle Hauptkonto.
Verrechnungskonto und Bilanz
Bei einer Bilanz werden die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt. Man spricht in der Buchführung von der Soll-Seite und der Haben-Seite. Das Soll steht links, das Haben rechts. Ist das Konto ins Minus gerutscht, ist der Kontostand im Soll, ist das Konto im Plus, im Haben.
Beim Verrechnungskonto müssen diese beiden Seiten stets ausgeglichen sein. Haben und Soll müssen in gleicher Höhe vorhanden sein — die sogenannte Soll-Haben-Gleichheit. Wichtig ist dies etwa beim Verrechnungskonto für Umsatzsteuer.
Verrechnungskonto im Unternehmen
Nutzen wir an dieser Stelle ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter einer Firma geht auf Geschäftsreise. Natürlich fallen auf einer Geschäftsreise einige Kosten an – zum Beispiel Tickets für den öffentlichen Nahverkehr, Essensrechnungen und dergleichen. Der Mitarbeiter bezahlt die Summe vorerst aus seiner eigenen Tasche, legt das Geld vor. Natürlich will er den Betrag aber von der Firma zurückerstattet bekommen. Der Betrieb bucht die Ausgaben des Mitarbeiters von seiner Geschäftsreise also auf das Verrechnungskonto. Dabei werden alle relevanten Informationen und Details angegeben, etwa wann und wofür dieser und jener Betrag verwendet wurde. Als zweiter Eintrag wird derselbe Betrag, den er ausgegeben hat, als Erstattung ausgegeben. Am Ende ergibt das einen Nullbetrag, anders formuliert: Das Konto ist wieder ausgeglichen.
| Beschreibung | Datum | Betrag |
|---|---|---|
| Geschäftsessen Berlin, Rechnungsnummer 2022-X01auslegt von Max Müller | 11.11.2022 | 200,00 € |
| Zugticket Frankfurt-Berlin-Frankfurt, Rechnungsnummer 2022-X02 auslegt von Max Müller | 11.11.2022 | 150,50 € |
| Hotel Berlin, Rechnungsnummer 2022-X03 ausgelegt von Max Müller | 11.11.2022 | 200,00 € |
| Reisekostenerstattung für Max Müller (Mitarbeiter) | 11.11.2022 | -550,50 € |
Und warum macht man das?
Diese Abrechnung im Verrechnungskonto hat einige Vorteile. Unter anderem kann die unternehmensinterne Buchhaltung den Zahlungsverkehr besser nachvollziehen. Es ist immer ersichtlich, warum Ausgaben getätigt wurden — man vermeidet so also fragwürdige, private Zahlungen. Auch für das Finanzamt ist diese Transparenz bei der Bearbeitung beziehungsweise bei der Prüfung natürlich wichtig.
Verrechnungskonto in einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
In der GmbH gibt es eine spezielle Kategorie des Verrechnungskontos, die zum Einsatz kommt — nämlich das sogenannte Gesellschafter-Verrechnungskonto. Dieses bietet in einer GmbH gravierende Vorteile. In einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung gibt es in der Regel mehrere Gesellschafter – und da kommt es durchaus vor, dass diese ihrem Unternehmen Geld aus eigener Tasche auslegen.
Es ist aber auch nicht ungewöhnlich, dass vom GmbH-Konto Zahlungen an die Gesellschafter gehen, die privat genutzt werden. Private und geschäftliche Zahlungen sind nicht immer ganz leicht auseinander zu halten. Hier kommt das Gesellschafter-Verrechnungskonto ins Spiel. Angenommen, ein Gesellschafter legt auf einer Geschäftsreise 200 Euro für das Unternehmen aus — im Gegenzug zahlt das Unternehmen dem Gesellschafter eine Versicherung im Wert von 100 Euro. Dies wird gegengerechnet — am Ende beträgt der Saldo hier 100 Euro zu Lasten des Betriebs.
Es gilt hier unbedingt zu beachten, dass ein Soll zu Lasten des Gesellschafters verzinst werden muss — in der Regel mit einem Zinssatz von 6 Prozent und einer Anrechnung auf den Jahresmittelwert, da das Finanzamt sonst von einer verdeckten Gewinnausschüttung ausgehen könnte. Dies gilt es unbedingt zu vermeiden! Bei GmbHs ist es ratsam, für jeden Gesellschafter ein solches Verrechnungskonto zu führen — so ist bei allen Zahlungsvorgängen Transparenz gewährleistet!
Verrechnungskonto bei Privatpersonen
Wie bereits erwähnt, können Verrechnungskonten auch für Privatpersonen in Frage kommen. Hier handelt es sich um Nebenkonten, die ebenfalls nur in Kombination mit einem reellen Hauptkonto existieren können. Ein Beispiel hierfür ist das Festgeldkonto, bei dem das Geld des Kunden für einen mit der Bank vereinbarten Zeitraum angelegt wird und in diesem Zeitraum nicht abgebucht werden kann. Auch sogenannte Währungskonten oder Geldmarktkonten fallen in diesen Bereich. Diese Verrechnungskonten haben in jedem Fall nur eingeschränkte Funktionen in puncto Zahlungsverkehr. Bei einem Festgeldkonto wird das Geld zu Vertragsbeginn vom Hauptkonto abgebucht und dem Verrechnungskonto gutgeschrieben — nach Ende der Anlagezeit wird es von diesem wieder abgebucht und kommt wieder auf das Hauptkonto — zuzüglich Zinsen!
Verrechnungskonto für Aktiendepots
Unumgänglich ist ein Verrechnungskonto auch, wenn Sie ein Aktiendepot eröffnen möchten. Es ist die Grundvoraussetzung für den Wertpapierkauf. Dabei werden die einzelnen Wertpapiertransaktionen genau im Verrechnungskonto aufgelistet.
Zusammenfassung
- Ein Verrechnungskonto ist kein reelles Konto, sondern ein virtuelles Hilfskonto.
- Ein Verrechnungskonto ist mit einem reellen Hauptkonto verknüpft.
- Es dient dazu, Zahlungsvorgänge transparenter dazustellen.
- Soll und Haben müssen immer ausgeglichen sein.
- Auch Privatleute können von Verrechnungskonten profitieren.
- Verrechnungskonten müssen den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (abgekürzt GoB) entsprechen.
Ohne eine transparente und für jedermann nachvollziehbare Buchhaltung und ein übersichtliches internes Rechnungswesen geht in der Geschäftswelt gar nichts. Es gibt aber Dinge, die Ihnen das Leben immens erleichtern: Die Mooncard-Lösung ermöglicht die automatische Generierung Ihrer Geschäftsausgaben, von der Zahlung bis zur automatischen Einbeziehung in der Buchhaltung, und erleichtert so die Rückforderung der Mehrwertsteuer. So begrenzen Sie das Risiko von Eingabefehlern und des Verlusts von Belegen. Die Buchungen werden dann in Ihre Buchhaltungssoftware integriert.
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Vadim Losch
Seit fast 2 Jahren ist er bei Mooncard als Account Manager DACH tätig. Vor seiner Tätigkeit bei Mooncard war er als Account Manager im Bereich Finanzmärkte bei BNP Paribas beschäftigt und hatte die Möglichkeit, als Auditor bei DB Schenker zu arbeiten. In seiner aktuellen Position liegt sein Fokus darauf, deutsche Kunden bei der Nutzung von Mooncard zu unterstützen und ihnen bei der Integration ihrer Ausgaben in die Buchhaltung behilflich zu sein.