Digitale Buchhaltung — Vorteile, Pflichten und Richtlinien zur Digitalisierung

Buchhaltung — was ist das?

Eine rein digitale Buchhaltung möchte gänzlich ohne Papier auskommen. Keine ausgedruckten Belege, keine Ordner, kein physisches Archiv der Buchhaltung. Rechnungen werden per E-Mail geschickt und empfangen – und gespeichert beziehungsweise archiviert. Belege, die in Papierform vorliegen, werden eingescannt und somit digitalisiert. Für eine digitale Buchhaltung werden einige Dinge benötigt:

• Die richtige EDV-Software - sie ist das A und O jeder digitalen Buchhaltung und der beste Freund jedes Buchhalters. Bei der doppelten Buchführung übernimmt sie den Großteil der Arbeit, teilt die jeweiligen Positionen den richtigen Büchern zu — und automatisiert somit Prozesse, die andernfalls sehr lange brauchen würden.

• Ein Archivierungssystem, das GoBD-konform sein muss. GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Darauf gehen wir später noch genauer ein.
• Um analoge Belege und Dokumente zu digitalisieren, benötigen Sie selbstverständlich auch einen Scanner.

Die Vorteile von digitaler Buchhaltung

Wie wir bereits anfangs erwähnt haben: Eine digitale Buchführung erleichtert Ihr Leben immens und bietet eine ganze Reihe von Vorteilen.

• Die ständige Verfügbarkeit

Angenommen, Sie sind unterwegs, benötigen aber ganz dringend Zugriff auf diverse Dokumente aus Ihrer Buchhaltung. Würde der entsprechende Aktenordner bei Ihnen zu Hause oder im Büro liegen, müssten Sie diesen vor Ort holen oder jemand anderen bitten, das zu tun. Ist Ihre Buchhaltung digital, können Sie jederzeit darauf zugreifen — vorausgesetzt, Sie haben eine Internetverbindung.

• Sie finden alles im Handumdrehen

Wenn Sie Ihre Buchhaltung richtig digitalisiert haben, gibt es kein langes Suchen von Belegen mehr. Sie nutzen einfach die Suchfunktion.

• Sie sparen Papier und Platz

Papier und Aktenordner kosten Geld — und genau das sparen Sie sich, wenn Ihre Buchhaltung rein digital ist. Apropos Aktenordner: Die brauchen natürlich auch einen physischen Platz — und da kann im Laufe der Jahre ganz schön was zusammenkommen. Ein weiterer Vorteil der digitalen Buchhaltung!

• Sie sparen Zeit

Die digitale Buchhaltung bringt auch einiges an Zeitersparnis — da die EDV-Software die richtige Zuordnung von Belegen in die entsprechenden Konten und Büchern übernimmt. 

• Leichtere Kommunikation mit Ihrem Steuerberater

Mit einer ordentlichen digitalen Buchhaltung erleichtern Sie sich nicht nur selbst, sondern auch Ihrem Steuerberater das Leben immens. Wenn Sie Ihrem Steuerberater Zugriff auf Ihre Dokumente geben, fallen so etliche Arbeitsschritte weg — und das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld, da Ihr Steuerberater schneller vorankommt.

• Kostenersparnis

Generell bietet eine digitale Buchhaltung einiges an Kostenersparnis, da der Arbeitsaufwand durch automatisierte digitale Prozesse deutlich geringer wird.

• Datensicherheit

In einer Cloud sind Ihre Daten nicht nur stets verfügbar, sondern auch gut geschützt. Natürlich können wir an dieser Stelle nicht detailliert auf technische Aspekte und Sicherheitsanforderungen eingehen — aber mit den richtigen Vorkehrungsmaßnahmen sind Ihre Daten in der Cloud sicher und stets verfügbar. Mit Datensicherheit wollen wir aber noch einen anderen Punkt ansprechen: Während bei einem Gebäudebrand oder ähnlichen Katastrophen die Akten möglicherweise vernichtet werden, kann Ihnen dies mit digitalen Daten in dieser Form nicht passieren.

• Transparenz und Entscheidungshilfe

Eine gute digitale Buchhaltung gibt Ihnen jederzeit einen detaillierten Blick über die finanzielle Situation und einzelne Aspekte Ihres Unternehmens. Das sorgt nicht nur dafür, dass sie stets über Einnahmen, Ausgaben & Co. im Bilde sind, sondern erleichtert Ihnen auch die Entscheidungsfindung.

Digitale Buchhaltung — was Sie tun müssen

Reden Sie mit Ihrem Team

Wenn Sie Ihren Betrieb auf digitale Buchhaltung umstellen wollen, gibt es einige Dinge, die Sie dafür vorab erledigen müssen. Zunächst ist eine Absprache mit Ihrem Finanzteam natürlich unabdingbar. Gerade die Mitarbeiter aus dem Finanzsektor müssen über diesen Schritt genau informiert sein, da durch die Automatisierung auch einige Arbeitsschritte für sie wegfallen.

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater

Nicht nur mit Ihrem Team, auch mit Ihrem Steuerberater sollten Sie dies vorab besprechen. Der könnte schließlich wertvolle Tipps parat haben —muss aber auch über die Änderung gewisser Arbeitsabläufe im Bilde sein.

Kaufen Sie Software

Natürlich — um die richtige EDV-Software kommen Sie nicht umhin. Hier gibt es ein großes Angebot. Was sie definitiv brauchen, ist auch eine Software für das Archivierungssystem.

Digitalisieren Sie Ihre Belege

Nun kommt der etwas mühsame Punkt — denn die analogen Belege und Zettel müssen schließlich digitalisiert werden. Das sollte mit allen Belegen seit Beginn des Jahres passieren. Anschließend müssen die Belege den GoBD-Vorgaben entsprechend gespeichert werden.

GoBD: Was ist das?

An dieser Stelle wollen wir einen kurzen Abstecher in das Thema GoBD machen. GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese werden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) veröffentlicht und stellen eine genaue Richtlinie für die Archivierung dar.

Bücher, sowohl in elektronischer als auch in Papierform, müssen den folgenden Anforderungen entsprechen:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
• Vollständigkeit
• Einzelaufzeichnungspflicht
• Richtigkeit
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Ordnung
• Unveränderbarkeit 

Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben. Es ist wichtig, diese Grundsätze einzuhalten — da diese GoBD-Richtlinien bei einer möglichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt genau unter die Lupe genommen werden.

Welcher Aufbewahrungsfrist unterliegt die digitale Buchhaltung?

Auch bei der digitalen Buchhaltung gilt es, die gesetzliche Aufbewahrungspflicht unbedingt zu beachten. Dies bedeutet, dass bestimmte Geschäftsunterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen für handelsrechtliche oder steuerrechtliche Zwecke aufbewahrt werden müssen — und zwar so, dass jederzeit Zugriff auf diese Dokumente besteht. Digitale Files müssen zudem so gespeichert sein, dass die Daten problemlos lesbar sind.

Wie lange digitale Belege aufbewahrt werden müssen, variiert von der Art des Dokuments.

Eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gilt unter anderem für folgende Dokumente:

• Eröffnungsbilanz einschließlich der für deren Verständnis notwendigen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Jahresabschlüsse (Bilanz, GuV)
• Inventare
• Bücher und Aufzeichnungen
• Lageberichte
• Buchungsbelege
• Rechnungen (z. B. Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Quittungen)
• Fahrtenbücher
• Bankunterlagen, Kontoauszüge
• Steuererklärungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Sechs Jahre müssen hingegen folgende Dokumente aufbewahrt werden:

• erhaltene Geschäfts- oder Handelsbriefe
• Wiedergaben versandter Geschäfts- oder Handelsbriefe
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Versicherungspolicen, Verträge u. Ä.)

Die Verfahrensdokumentation bei digitaler Buchhaltung

Ein nicht zu vernachlässigender Teil der digitalen Buchhaltung ist die sogenannte Verfahrensdokumentation. Sie dient der Erfüllung der in Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO) und den GoBD festgelegten Bestimmungen für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen bei der Verarbeitung digitaler Dokumente. So müssen nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Schritte im Vorfeld (der Erhalt der Belege, der gesamte Buchhaltungsprozess) im Nachhinein nachvollziehbar sein — genauso wie die Verwendung von EDV-Programmen. Achten Sie also darauf, einzelne Schritte zu dokumentieren.

Zusammenfassung

Die digitale Buchhaltung ist ein Segen für jeden Betrieb. Sie spart Zeit, Geld und Platz, automatisiert Prozesse und Workflows. Sie hilft dabei, einen Überblick zu behalten, verhilft zu mehr Transparenz und erleichtert auch Entscheidungen. Die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater wird genauso effizienter wie der Umgang mit dem Finanzamt. 

Die Umstellung auf eine komplett digitale Buchhaltung ist definitiv eine gute Entscheidung für jeden Betrieb — für das interne Rechnungswesen wie auch für das externe — denn so wird das Controlling in jeder Hinsicht optimiert.

Bei der digitalen Buchhaltung gibt es selbstverständlich einige gesetzliche Richtlinien zu beachten, über die Sie sich vorab genau informieren sollten. Dazu gehören die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff — genauso wie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Dokumenten.

Fazit: Halten Sie Ihre Buchhaltung übersichtlich — mit Mooncard!

Dass eine transparente und für jedermann nachvollziehbare Buchhaltung und ein übersichtliches internes Rechnungswesen das A und O für jeden Betrieb ist, haben wir nun ja bereits betont. Hier kommt Mooncard ins Spiel! Die Mooncard-Lösung ermöglicht die automatische Generierung Ihrer Geschäftsausgaben, von der Zahlung bis zur automatischen Aufnahme in der Buchhaltung, und erleichtert so die Rückforderung der Mehrwertsteuer. So begrenzen Sie das Risiko von Eingabefehlern und des Verlusts von Belegen. Die Buchungen werden dann in Ihre Buchhaltungssoftware integriert.

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