Buchhaltungs-Outsourcing: Buchhaltung extern machen lassen?

Buchhaltung abgeben — auch Teilbereiche möglich

Wenn wir vom Outsourcing der Buchhaltung sprechen, ist damit nicht gezwungenermaßen die gesamte Buchhaltung eines Betriebs gemeint. Es können auch nur Teilbereiche der Buchhaltung an externe Dienstleister übergeben werden. Dazu gehören neben der Finanzbuchhaltung eine ganze Reihe von Teilbereichen:

• Steuererklärung
• Jahresabschluss
• Lohnbuchhaltung

• Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Betriebswirtschaftliche Auswertung
• Lohnbuchhaltung
• Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Die Vorteile von externer Buchhaltung

Die Zeitersparnis

Egal, ob Kleinbetrieb oder große Firma — eine angemessene und genaue Buchhaltung ist etwas, das sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Zeit, die man für andere, betrieblich wichtige Dinge verwenden könnte. Das Outsourcing der Buchhaltung verschafft Ihnen und Ihrem Betrieb also durchaus großen Zeitgewinn. Schließlich heißt es nicht umsonst: Zeit ist Geld.

Die Kostenersparnis

Mit dem Outsourcing der Buchhaltung kann man aber nicht nur Zeit, sondern auch an Kosten sparen. Sogar bis zu 50 Prozent, wenn es nach Untersuchungen zu diesem Thema geht. Was Sie sich dabei ersparen, sind unter anderem Kosten für Personal, aber auch für Software und Hardware. Außerdem sind die Kosten für eine externe Buchhaltung viel einfacher zu kalkulieren als die für eine interne Buchhaltung, da es sich in der Regel um nicht variable Fixkosten handelt.

Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren

Der Zeitgewinn verschafft Ihnen einen großen Vorteil: Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren — nämlich Ihr Kerngeschäft. 

Die Fehlerquote und das Risiko sinken — genau wie die Haftung

Wenn Sie bei der Buchhaltung einen Fehler machen, haften Sie. Wenn der externe Dienstleister bei Ihrer Buchhaltung einen Fehler macht, muss er die Konsequenzen tragen — etwa, wenn er Fristen versäumt. Somit senken Sie gewissermaßen das Risiko. Dasselbe gilt übrigens auch für die Haftung, die auf den externen Dienstleister übertragen wird.

Die Nachteile des Outsourcings Ihrer Buchhaltung

Soweit zu den Vorteilen — es gibt aber auch Nachteile in dieser Angelegenheit.

Die Abhängigkeit vom externen Dienstleister

Wenn Sie Ihre komplette Buchhaltung an einen externen Dienstleister abgeben, entsteht natürlich auch eine gewisse Abhängigkeit von diesem. Während Sie mit einer eigenen Buchhaltung rund um die Uhr Zugriff auf Ihre Daten haben, kann das bei einem externen Buchhalter schon mal etwas dauern. Dies gilt es durchaus zu bedenken, wenn Sie über ein Outsourcing der Buchhaltung nachdenken.

Die Kosten

Wie wir bereits erwähnt haben, können sich Betriebe mit einer externen Buchhaltung Kosten sparen. Das muss aber nicht unbedingt so sein, denn gerade Selbstständige, Freiberufler oder kleinere Unternehmen können sich einiges an Geld sparen, wenn Sie die Buchhaltung selbst erledigen. Ob sich ein Outsourcing also finanziell rentiert, kann nicht pauschal beantwortet werden und ist von Fall zu Fall verschieden.

Sie geben Betriebsgeheimnisse preis

Es gilt auch zu bedenken, dass das Outsourcing der Buchhaltung auch zur Folge hat, dass externe Personen Einblick in Firmeninterna und Geheimnisse haben. Dabei besteht auch das Risiko, dass diese vertraulichen Informationen weitergegeben werden, was sich für Sie und Ihren Betrieb im schlimmsten Fall negativ auswirken kann.

Je besser vorbereitet Sie dem externen Dienstleister die Buchhaltung übergeben, desto weniger Aufwand hat dieser — und desto kostengünstiger wird die Sache für Sie. Es kann sich also durchaus lohnen, einen Blick auf die mannigfaltigen Angebote in puncto EDV-Software zu werfen.

Die Buchhaltung kann dabei ein Steuerberater oder ein Buchhalter übernehmen — oder Sie beauftragen zwei verschiedenen Dienstleister, auch das ist möglich. Wenn Sie einen Steuerberater damit beauftragen, hat dies eine Reihe von Vorteilen — denn dieser ist befugt, gleich eine Fülle an Agenden für Sie zu erledigen. Dazu gehören:

• Steuerberatung und Vorbereitung der Steuererklärung
• Doppelte Buchführung für Gewerbe
• Erstellung der Bilanz und des Jahresabschlusses
• EÜR für Kleinunternehmer oder Personengesellschaften
• Einrichten der Buchhaltung und Lohnkonten
• Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Lohnsteuerjahresausgleich

Ein Buchhalter ist nicht befugt, alle diese Aufgaben zu erledigen — nämlich die Umsatzsteuer-Voranmeldung wie auch steuerberatende Tätigkeiten.

Laut § 6 Nr. 4 StBerG dürfen ausschließlich Bilanzbuchhalter, Personen mit einer erfolgreich abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung oder Personen mit einer gleichwertigen Vorbildung und dreijähriger Praxiserfahrung im Buchhaltungswesen von mindestens 16 Wochenstunden folgende Aufgaben selbständig ausführen:

• Datenerfassung nach Belegen, die von einer befugten Person kontiert wurden
• Datenerfassung nach Buchungsanweisungen einer befugten Personen
• Buchung, Kontrolle und Dokumentation laufender Geschäftsvorfälle
• Lohnsteuer-Anmeldung
• Lohnbuchhaltung
• Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

Angenommen, Sie wollen Ihre gesamte Buchhaltung beim Steuerberater erledigen lassen. Hier kommen folgende Faktoren ins Spiel:

• Buchführung mit Kontieren der Belege
• Kontieren der Belege
• Buchführung nach kontierten Belegen
• Buchführung nach erstellten Datenträgern
• Überwachung der laufenden Buchführung

Wieviel das kostet? Das hängt zum Teil von Ihrem Jahresumsatz ab, aber auch vom Aufwand, den der Steuerberater mit Ihrer Buchhaltung hat. Er kann die „volle Gebühr“ berechnen, aber auch deutlich darunter ansetzen. Für einen Steuerberater zahlen Sie im Regelfall etwas mehr als für einen Buchhalter — auch weil selbstständige Buchhalter ihr Honorar im Gegensatz zum Steuerberater frei wählen können. 

Wie bereits erwähnt, gibt es aber auch die Option, das Outsourcing der Buchhaltung zwischen einem Steuerberater und einem Buchhalter aufzuteilen. Der Buchhalter erledigt dabei die Buchhaltung, der Steuerberater den Jahresabschluss und die Steuererklärung.

Trotz externer Buchhaltung nicht zu vernachlässigen: die Aufbewahrungspflicht

Dass Sie so gut wie möglich vorarbeiten sollten — also Ihrem Buchhalter die Belege und Dokumente geordnet und übersichtlich übergeben sollten — haben wir bereits erwähnt. Vergessen Sie dabei keinesfalls die gesetzliche Aufbewahrungspflicht Ihrer Dokumente. Diese ist in Paragraph 256 Handelsgesetzbuch (HGB) verankert. Darin werden Kaufleute zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen verpflichtet — und zwar auf eine Art und Weise, dass sie auch von Drittpersonen (dazu zählt nicht zuletzt das Finanzamt!) lückenlos nachvollzogen werden können. 

Eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gilt unter anderem für folgende Dokumente:

* Bücher und Aufzeichnungen

* Inventare

* Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)

* Lageberichte

* Eröffnungsbilanz mit allen zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen

*Buchungsbelege und Rechnungen (zum Beispiel Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Quittungen)

*Bankunterlagen und Kontoauszüge

*Fahrtenbücher

*Steuererklärungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Sechs Jahre müssen hingegen folgende Dokumente aufbewahrt werden:

* empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe

* Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe

* sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Versicherungspolicen und Verträge

Macht das Outsourcing der Buchhaltung für Sie Sinn?

Diese Frage müssen Sie letztendlich selbst für sich beantworten, hier gibt es aber einige Punkte, die — falls diese auf Sie zutreffen — darauf hindeuten, dass das Outsourcen Ihrer Buchhaltung durchaus Sinn machen und sich rentieren würde:

• Die Buchhaltung nimmt viel Zeit in Anspruch — und verhindert, dass Sie sich ausreichend dem Kerngeschäft widmen.
• Das Risiko durch die interne Buchhaltung wird größer.
• Sie können die Buchhaltung selbst nicht machen, haben aber auch nicht das Budget, einen eigenen Mitarbeiter dafür anzustellen.
• Für die Buchhaltung gibt es keine zeitlichen Ressourcen.
• Es fehlt das Geld für Weiterbildung im Bereich der Buchhaltung.

Zusammenfassung

• Das Outsourcing der Buchhaltung kann ganz oder in Teilbereichen erfolgen.
• Es hat einige Vorteile, aber auch Nachteile.
• Es kann dabei helfen, Kosten zu sparen.
• Die Buchhaltung kann von einem Steuerberater oder auch von einem Buchhalter übernommen werden.
• Ob ein Outsourcing der Buchhaltung für Sie Sinn macht, kommt auf Ihre persönliche Situation beziehungsweise die Ihres Betriebes an.
• Sie können auch nur Teile der Buchhaltung von externen Dienstleistern erledigen lassen — dazu gehören zum Beispiel Steuererklärung, Jahresabschluss, Lohnbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung sowie die Umsatzsteuer-Voranmeldung.
• Buchhalter können nicht alle Aufgaben erledigen, manche dürfen nur von Steuerberatern übernommen werden.

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