Nebenbuch: Warum die Nebenbücher in der Buchführung so wichtig sind?

Ein Überblick über die doppelte Buchführung

In der ordentlichen Buchhaltung — man spricht von doppelter Buchführung, wenn alle Geschäftsvorgänge in zwei wesentlichen Büchern festgehalten werden — gibt es drei Arten von Büchern:

• Grundbuch (auch Journal genannt),
• Hauptbuch und
• Nebenbuch (beziehungsweise mehrere Nebenbücher).

Grundvoraussetzung für das Hauptbuch ist das Grundbuch bzw. Journal. Das Grundbuch in der Buchhaltung darf auf keinen Fall mit dem Begriff des Grundbuchs beim Grundstücksamt verwechselt werden. Im Grundbuch der Buchführung werden sämtliche Geschäftsvorfälle aufgeführt — von der ersten Transaktion des Unternehmens an und das in chronologischer Reihenfolge gelistet. Hierbei sind eine ganze Reihe von Daten anzugeben. Hierzu gehören:

• Buchungsdatum
• Journalnummer
• Sollkonto
• Habenkonto
• Buchungstext
• Belegdatum

Alle Buchungen, die im Grundbuch eingetragen wurden, werden im Hauptbuch bestimmten Sachkonten zugeordnet. Somit werden alle Einträge aus dem Grundbuch ins Hauptbuch übertragen. Gemeinsam mit dem Grundbuch ist das Hauptbuch ein unerlässliches Controlling-Instrument für jeden Betrieb. Es wird unter anderem für die Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung genutzt.

Das Nebenbuch — darum ist es so wichtig

Jetzt denken Sie vielleicht: „Gut, die Sache mit dem Hauptbuch und dem Grundbuch verstehe ich, aber wo kommt jetzt das Nebenbuch ins Spiel?“. Nun, vereinfacht gesagt: Das Nebenbuch widmet sich anschließend gewissen Teilaspekten der Buchhaltung beziehungsweise des Betriebs. Es geht im Detail auf bestimmte Bereiche ein und liefert somit eine vertiefende Darstellung der damit zusammenhängenden Sachverhalte. Dies sorgt dafür, dass das Hauptbuch übersichtlich bleibt und nicht zu viele Details enthalten muss. Ein Blick in das Nebenbuch beziehungsweise die Nebenbücher sorgt dafür, dass sich gewisse Salden im Hauptbuch anschließend gut nachvollziehen lassen!

Welche Nebenbücher gibt es?

Zu den Nebenbüchern gehören unter anderem das Lohn- und Gehaltsbuch, das Rechnungsausgangsbuch, das Anlagenbuch, das Kontokorrentbuch oder das Kassenbuch. Zu den Bereichen, in denen Nebenbücher geführt werden können, zählen die Kontokorrentbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung sowie die Lagerbuchhaltung.

Die Kontokorrentbuchhaltung ist sowohl in der Debitorenbuchhaltung als auch in der Kreditorenbuchhaltung wichtig. In ersterer widmet sie sich dem Geschäftsverkehr mit den Kunden, in der Kreditorenbuchhaltung mit den Lieferanten.

Hier geht das Nebenbuch ins Detail: Es ordnet jedem Kunden und jedem Lieferanten ein eigenes Konto zu und stellt somit genauestens alle Zahlungsein- und -ausgänge dar. Ganz ähnlich ist der Sachverhalt in der Lagerbuchhaltung, die Aufzeichnungen über Lagerbestände und eine Lagerkartei umfasst. In der Lohnbuchhaltung gibt es etliche Nebenbücher — und zwar in der Regel eins für jeden Mitarbeiter der Firma. Die Anlagenbuchhaltung indes umfasst Veränderungen (das heißt Zugänge, Abgänge und Abschreibungen) im Anlagevermögen.

Wie sieht die Führung eines Nebenbuchs in der Praxis aus?

Heute erleichtert die Technik unser aller Leben — natürlich auch in der Buchführung! Mittlerweile übernehmen EDV-Programme den Großteil der Buchführung. Dies beinhaltet auch die Unterteilung in Hauptbuch, Grundbuch/Journal und Nebenbücher. Das Programm ordnet jedem Nebenbuch einen speziellen Nummernkreis zu.

Warum ist das Nebenbuch so wichtig?

Mithilfe der Nebenbücher kann man sich ein detailliertes Bild machen, das sich aus den Hauptbüchern in dieser Form nicht so umfangreich erschließen würde. Es hilft dabei, eine genaue Auflistung und Auswertung von Umsätzen oder auch offenen Posten zu erstellen. Sie sehen also: Auch wenn der Titel Nebenbuch nicht ganz so wichtig wie Hauptbuch und Grundbuch klingt — die genaue Führung von Nebenbüchern darf auf gar keinen Fall vernachlässigt werden!

Ist das Nebenbuch Pflicht?

Nebenbücher werden in der Gesetzgebung nicht konkret erwähnt, wichtig ist aber zu bedenken, dass eine ordentliche Buchführung sehr wohl gesetzlich vorgeschrieben ist. In § 238 Abs. 1 HGB (Handelsgesetzbuch) heißt es: „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen“. 

Aufbewahrungsfrist

Ebenfalls gesetzlich vorgeschrieben ist die Aufbewahrungsfrist. So sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, Haupt- Grund- und Nebenbücher 10 Jahre lang aufzubewahren. Generell gelten für Buchführungsunterlagen Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren. Festgeschrieben ist dies in Paragraph 256 HGB. Darin werden Kaufleute zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen verpflichtet — und zwar auf eine Art und Weise, dass sie auch von Drittpersonen (dazu zählt nicht zuletzt das Finanzamt!) lückenlos nachvollzogen werden können. 

Fazit

Egal ob Hauptbuch, Journal oder Nebenbuch: Eine transparente und für jedermann nachvollziehbare Buchhaltung sowie ein übersichtliches internes Rechnungswesen sind für jeden Betrieb unerlässlich. Die Mooncard-Lösung ermöglicht die automatische Generierung Ihrer Geschäftsausgaben, von der Zahlung bis zur automatischen Aufnahme in die Buchhaltung, und erleichtert so die Rückforderung der Mehrwertsteuer. So begrenzen Sie das Risiko von Eingabefehlern und des Verlusts von Belegen. Die Buchungen werden dann in Ihre Buchhaltungssoftware integriert.

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