Journal: Alles zum Thema Buchungsjournal, Primanota & Co.

Journal: Was ist das eigentlich?

Das Journal wird auch Grundbuch genannt und ist ein Eckpfeiler jeder Buchhaltung. Im Grundbuch (nicht zu verwechseln mit dem Begriff des Grundbuchs beim Grundstücksamt) werden sämtliche Geschäftsvorfälle aufgeführt — von der ersten Transaktion des Unternehmens an und das in chronologischer Reihenfolge. Jeder Geschäftsvorfall, den das Unternehmen oder der Kaufmann tätigt, wird detailliert aufgelistet. Die Einträge müssen aber nicht nur chronologisch angeführt werden, sondern auch transparent und übersichtlich einzelnen Bilanzpositionen zugeordnet werden.

Was muss im Grundbuch aufgeführt werden?

Die folgenden Details müssen bei jedem Einzelposten beziehungsweise jeder Transaktion unbedingt im Journal zu finden sein:

• Buchungsdatum
• Journalnummer
• Sollkonto
• Habenkonto
• Buchungstext
• Belegdatum
• Belegnummer

Optional können Sie im Journal auch noch Details über die Steuerart sowie die Steuerabgaben anführen.

Was es mit dem Begriff „Primanota“ auf sich hat

Der Begriff Primanota („erste Aufzeichnung“) stand früher einmal für das Journal an sich. Er wird heute immer noch benutzt — und bezeichnet, oft als PN abgekürzt, einen für die Buchhaltung vorbereiteten Belegstapel, der etwa aus 100 bis 200 Buchungsbelegen besteht. Den Begriff finden Sie auch in der EDV-Buchhaltung — hier steht er für noch nicht journalisierte Buchungen, die aus Dokumentations- und Kontrollgründen ausgedruckt werden.

Journal: gesetzliche Pflicht zur Buchführung

Dass Betriebe ein ordentliches Journal — und generell eine sorgfältige, doppelte Buchhaltung haben müssen — ist gesetzlich vorgeschrieben. So heißt es in § 238 Abs. 1 HGB (Handelsgesetzbuch): „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen“.

Wer muss ein Journal führen?

Ein Journal ist für alle jene Pflicht, die aus steuerlichen Gründen zur ordnungsmäßigen Buchführung verpflichtet sind. Auch wenn mittlerweile die Software die Buchhaltungsposten entsprechend zuordnet und die einzelnen Bücher erstellt, ist es ratsam, über die einzelnen Bücher genau Bescheid zu wissen.

Andere Bücher der Buchhaltung

Das Journal oder Grundbuch ist gemeinsam mit dem Hauptbuch die Grundvoraussetzung für jede Buchhaltung. Das Hauptbuch ordnet alle Buchungen, die im Grundbuch eingetragen wurden, bestimmten Sachkonten zu. Um das Hauptbuch erstellen zu können, benötigt man zuerst das Journal, welches somit die Grundvoraussetzung für jede Buchhaltung ist. Zusätzlich gibt es noch Nebenbücher, in denen die anderen Bücher ausgegliedert und Teilbereiche (wie zum Beispiel das Lohn- und Gehaltsbuch oder das Rechnungsausgangsbuch) genau beleuchtet werden.

Journal: Heute geht alles elektronisch

Während man früher noch händisch und somit analog Buch führen musste, erleichtern heute EDV-Software und Computer das Geschäftsleben enorm. Mit dem richtigen EDV-Programm werden die einzelnen Posten automatisch richtig zugeordnet – und die einzelnen Bücher somit automatisch erstellt. Natürlich muss sich auch das elektronische Journal an diese Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) halten.

Wie lange muss man das Journal aufbewahren?

Bei der Buchführung gelten gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Beim Journal gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Sollte zum Beispiel das Finanzamt eine Prüfung bei Ihnen veranlassen, müssen diese Dokumente in dieser gesetzlichen Frist jederzeit verfügbar und lesbar sein.

Übrigens ist es ratsam, sich wirklich genauestens an diese Aufbewahrungspflicht zu halten. Bei einem Verstoß könnte das Finanzamt nämlich von Steuergefährdung oder Steuerhinterziehung ausgehen und dies mit Geld- oder Freiheitsstrafen ahnden. Seien Sie also stets genau und sorgsam — in der Buchführung an sich wie auch bei der Archivierung und Aufbewahrung von Hauptbuch, Grundbuch und Nebenbüchern.

Die Mooncard-Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsausgaben automatisch zu generieren, von der Zahlung bis zur automatischen Erstellung von Buchungseinträgen. Das erleichtert Ihnen unter anderem auch die Rückforderung der Mehrwertsteuer. Auf diese Art und Weise minimieren Sie das Risiko von Fehlern bei der Wiedererfassung oder des Verlustes von Belegen. Die Buchungen werden dann in Ihre Buchhaltungssoftware integriert.

Wie sich das Ganze in der Praxis gestaltet? Testen Sie es am besten gleich selbst! Buchen Sie noch heute eine Demo — und überzeugen Sie sich selbst von der Mooncard-Lösung!

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