Das Hauptbuch: Was sie zum Thema Buchhaltung wissen müssen

Das Hauptbuch: gesetzlich vorgeschriebener Teil der Buchhaltung

Gleich vorweg: Die ordnungsmäßige Buchführung gehört nicht nur zur guten Geschäftspraxis und ist wichtig für jeden Betrieb — sie ist auch gesetzlich vorgeschrieben. In § 238 Abs. 1 HGB (Handelsgesetzbuch) heißt es: „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen“.

Nicht nur die genaue und ordnungsgemäße Buchführung, auch die Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen ist Pflicht — dazu kommen wir etwas später in diesem Artikel noch ausführlich.

Was ist das Hauptbuch — und was hat es mit dem Grundbuch zu tun?

Grundvoraussetzung für das Hauptbuch ist das Grundbuch, auch Journal genannt. Das Grundbuch in der Buchhaltung darf auf keinen Fall mit dem Begriff des Grundbuchs beim Grundstücksamt verwechselt werden. Im Grundbuch werden sämtliche Geschäftsvorfälle aufgeführt — von der ersten Transaktion des Unternehmens an und das in chronologischer Reihenfolge gelistet.

Jeder Buchungsposten muss folgende Angaben enthalten:

• Buchungsdatum
• Journalnummer
• Sollkonto
• Habenkonto
• Buchungstext
• Belegdatum
• Belegnummer

Das Hauptbuch ordnet anschließend alle im Grundbuch eingetragenen Buchungen bestimmten Sachkonten zu. Somit werden alle Einträge aus dem Grundbuch ins Hauptbuch übertragen und entsprechen zugeordnet. Gemeinsam mit dem Grundbuch ist das Hauptbuch ein unerlässliches Controlling-Instrument für jeden Betrieb. Es wird unter anderem für die Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung genutzt.

Für die Übertragung vom Grundbuch ins Hauptbuch gibt es mehrere Buchungsverfahren:

• Die sogenannte Übertragungsbuchführung. Hier erfolgen die Buchungen im Grundbuch und im Hauptbuch nacheinander — diese Methode ist allerdings mittlerweile überholt und nicht mehr ganz up to date.
• Die sogenannte Durchschreibebuchführung. Bei ihr werden die Buchungen in einem Arbeitsgang mittels Durchschreibepapier auf den Konten und im Journal erledigt — auch dies ist nicht mehr zeitgemäß.
• Automatische Übertragung bei EDV-Programmen. Sie müssen nur noch das Grundbuch führen. Die Konten des Hauptbuches werden automatisch vom Programm geführt.

Doppelte Buchführung — was ist das?

Bei dieser Buchhaltung spricht man von der doppelten Buchführung, da jeder Geschäftsvorfall in zwei Büchern erfasst wird. Der Unterschied zur einfachen Buchführung besteht darin, dass die einfache Buchführung — darunter versteht man in der Regel die Ermittlung von Einnahmen und Ausgaben – am Ende des Kalenderjahres in der Einnahmenüberschussrechnung zusammengefasst wird. Die doppelte Buchführung wird mittels eines Kontenrahmens durchgeführt. Ihr Abschluss ist die Bilanz für das Kalenderjahr.

Das EDV-Programm regelt das meiste

Den Großteil der Buchhaltung erledigen mittlerweile EDV-Programme für Sie, von denen es eine große Auswahl gibt. Sie müssen nur noch das Grundbuch eintragen beziehungsweise eingeben, die EDV-Buchhaltung überträgt dieses anschließend in Hauptbuch sowie in Nebenbücher. Trotzdem ist es für Selbstständige und Betriebe wesentlich, über die Buchhaltung und auch über den Unterschied zwischen Hauptbuch, Grundbuch (Journal) und Nebenbücher Bescheid zu wissen.

Warum das Hauptbuch so wichtig ist

Das Hauptbuch ist die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie die Schlussbilanz. Diese werden am Ende einer Buchhaltungsperiode, wie zum Beispiel einem Geschäftsjahr, erstellt. Schon alleine deshalb ist eine richtige und transparente Buchführung das A und O für jeden Betrieb.

Die Nebenbücher

Für das Hauptbuch werden diese Geschäftsvorfälle dann den entsprechenden Sachkonten (Bestandskonten und Erfolgskonten) zugeordnet. Unter dem Begriff Sachkonto versteht man gemeinhin alle Konten des Hauptbuchs. Die Sachkonten fließen unmittelbar in die Bilanz, die Ergebnisrechnung beziehungsweise die Finanzrechnung ein.

Neben Hauptbuch und Grundbuch gibt es noch die Nebenbücher. Darin werden die anderen Bücher ausgegliedert und Teilbereiche genau beleuchtet. Die Nebenbücher widmen sich sozusagen Teilaspekten der Buchhaltung. Zu den Nebenbüchern gehören unter anderem das Lohn- und Gehaltsbuch, das Rechnungsausgangsbuch, das Anlagebuch, das Kontokorrentbuch oder das Kassenbuch.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht: So lange müssen Sie Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher aufbewahren

Wesentlich ist für Selbstständige, Betriebe & Co. aber nicht nur die genaue und ordnungsgemäße Buchführung, auch die Aufbewahrungsfrist ist unbedingt zu beachten und gesetzlich festgeschrieben. So sind Sie vom Gesetz her dazu verpflichtet, Haupt- Grund-, und Nebenbücher 10 Jahre lang aufzubewahren. Generell gelten für Buchführungsunterlagen Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren. 

Zusammenfassung:

• Die ordnungsgemäße Buchhaltung ist gesetzliche Pflicht für Kaufleute und Betriebe.

• In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbuch.

• Beim Hauptbuch werden die Geschäftsvorfälle aus dem Grundbuch entsprechenden Sachkonten zugeordnet.

• Für Hauptbuch, Grundbuch und Nebenbücher gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist.

• EDV-Programme übertragen das Grundbuch automatisch auf das Hauptbuch. Somit müssen Sie nur noch das Grundbuch führen.

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Weiterführende Links

• Buchungssatz
• Afa