Die Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) : Was sie zum wissen müssen

Was ist die Gewinn- und Verlustrechnung? 

Mit der Gewinn und Verlustrechnung (GUV) werden sämtliche Aufwände und Erträge eines Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum buchhalterisch erfasst. Sie stellt den Hauptbestandteil des Jahresabschlusses dar und entspricht der doppelten Buchführung, in der auf der linken Seite alle Aufwände und auf der rechten Seite alle Erträge vermerkt sind.

Der so ermittelte Saldo ermöglicht aussagekräftige Aussagen zur Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses, deshalb werden die Werte jedes Jahr neu erfasst. 

Viele Unternehmen erstellen sogar für jedes Quartal oder monatlich eine GUV sowie eine vollständige Bilanz und haben so jederzeit einen aktuellen Überblick über die Entwicklung des Geschäftsjahres. So können sie bei Fehlentwicklungen  frühzeitig eingreifen und unliebsame Überraschungen am Ende des Geschäftsjahres bleiben aus. Zudem können die finanziell relevanten besonderen Vorfälle  (wie größere Reparaturen oder Forderungsausfälle) einfacher den entsprechenden Monaten zugeordnet werden. 

Publizitätspflicht

Die meisten Unternehmen sind nicht nur dazu verpflichtet, jährlich eine GUV anzufertigen, sie müssen diese auch zusammen mit dem Jahresabschluss veröffentlichen.  Daher ist es besonders wichtig, bei der Erstellung keine Fehler zu begehen. Die Publizitätspflicht gilt für alle Kapitalgesellschaften und alle größeren Unternehmen.

Wenn Sie Ihre GUV nicht an einen Steuerberater oder Bilanzbuchhalter auslagern wollen (Outsourcing), können Sie eine Buchhaltungssoftware nutzen. So haben Sie jederzeit Zugriff auf topaktuelle Geschäftszahlen. Im Internet stehen auch Musterbeispiele für GUVs in unterschiedlichen Formen zur Verfügung, die einen Einblick geben, welche Angaben darin enthalten sein müssen.

Weitere gebräuchliche Bezeichnungen für die GUV sind:

• Erfolgsrechnung
• Erfolgsbilanz
• Ertragsbilanz
• Ergebnisrechnung
• Umsatzrechnung
• Aufwands- und Ertragsrechnung

Wer muss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?

Nicht jedes Unternehmen ist verpflichtet, eine GUV zu erstellen. Ist man als Kaufmann tätig oder führt eine Personengesellschaft, muss der Jahresabschluss mit der GUV verbunden werden. Dies gilt auch für die Tätigkeit als klassischer Kaufmann. Die GUV stellt einen Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses von Kaufleuten nach Paragraph 242 III Handelsgesetzbuch (HGB) dar.

Außerdem sind alle Unternehmen, die bilanzpflichtig sind und eine doppelte Buchhaltung betreiben, automatisch auch zur Erstellung einer GUV verpflichtet.

Hingegen müssen Kleinunternehmer,  die keine steuerlichen Vorteile mittels Abschreibungen oder steuerlicher Rückerstattungen erhalten, auch keine Gewinn- und Verlustrechnung für Erträge erstellen.

Wie ist die GUV aufgebaut, wie erstellt man sie und was ist bei der Erstellung generell zu beachten?

Vorab wichtig zu wissen: Für Deutschland gilt: Laut Deutschem Handelsgesetzbuch (HGB) ist der Jahresabschluss – und somit auch die Gewinn- und Verlustrechnung – in deutscher Sprache zu verfassen und in Euro anzugeben. Der Jahresabschluss wird von Kaufleuten oder persönlich haftenden Gesellschaftern unterschrieben, die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.

Für jedes erfassungspflichtige Unternehmen gelten konkrete Vorgaben, die in Paragraph 265 und 275 HGB genau aufgelistet sind.

Der Aufbau

Dieser muss klar und übersichtlich sein und so einen problemlosen Einblick in die Ertragslage des Unternehmens gewährleisten. Deshalb ist eine Saldierung/Verrechnung der Aufwendungen und Erträge grundsätzlich verboten (Verrechnungsverbot).

Das Brutto- und Nettoprinzip

Unabhängig davon, welche Form oder welches Verfahren man für seine GUV wählt, ist auch festzulegen, ob die GUV nach dem Bruttoprinzip oder nach dem Nettoprinzip erstellt werden soll. 

Der Hauptunterschied besteht darin, ob in der GUV Aufwendungen und Erträge miteinander saldiert werden dürfen oder nicht.

Nach dem Bruttoprinzip müssen die Aufwands- und Ertragsarten als Einzelpositionen in der GUV aufgeführt werden und es gilt das Verrechnungsverbot zu beachten. Die einzige Ausnahme besteht für KMU: Diese dürfen bestimmte Positionen zusammenfügen, um so vor dem Einblick der Konkurrenz zu schützen.

Auch beim Netto-Prinzip muss  ein detaillierter Kontenplan erstellt werden, dem die saldierten, also miteinander verrechneten Erfolgsbestandteile entnommen werden können. Diese übersichtlichere und einfachere Variante ist nur für kleine bis mittelgroße Unternehmen vorgesehen.

Die Darstellungsform

Die GUV kann in Kontenform oder in Staffelform erstellt werden. Zu beachten ist dabei, dass die einmal gewählte Darstellungsform aus Gründen der Vergleichbarkeit nicht mehr geändert werden darf. Für Kapitalgesellschaften ist die Gliederung der GUV in Staffelform vorgeschrieben (Paragraph 275 Abs. 1 HGB).  Für Kleinstkapitalgesellschaften ist eine vereinfachte Form zulässig. 

Kontenform

Diese Form zeichnet sich dadurch aus, dass man mit zwei Spalten arbeitet: Soll und Haben. Alle Kosten/Aufwendungen werden links (Soll) eingetragen, rechts (also auf der Haben-Seite) die Einnahmen/Erträge. 

Am Ende des entsprechenden Zeitraums muss die Summe der beiden Spalten gleich sein. Der Gewinn bzw. der Verlust wird ermittelt - je nachdem auf welcher Seite der Saldo steht, hat das Unternehmen Gewinn erzielt oder Verlust gemacht - und im Anschluss erfolgt der Übertrag auf das Konto Eigenkapital.

Die Vorteile der Kontenform gegenüber der Staffelform: Die Gewichtungen der Erträge und Aufwendungen sind in der zweispaltigen Darstellung besser ersichtlich. In der Kontenform werden zudem jeweils die Summen der beiden Spalten ausgewiesen, damit man auf den ersten Blick sieht, wie hoch der Gesamtertrag und wie hoch der Gesamtverlust ist.

Staffelform

Bei dieser Form werden Gruppierungen angelegt, innerhalb der Erträge und Aufwendungen in gemeinsamen Gruppen ausgewiesen werden, die die einzelnen Posten bilden. 

Die Vorteile der Staffelform gegenüber der Kontenform: Da für jede Gruppe die jeweilige Zwischensumme ersichtlich ist, können einzelne Bestandteile des Ergebnisses getrennt ausgewiesen werden. Die Ertragslage ist so gut zu erkennen. Man kann zudem besser nachvollziehen, wie die Gewinne oder Verluste sich entwickeln, da das Ergebnis von Postengruppe zu Postengruppe fortgeschrieben wird.

Berechnung des Jahresüberschusses: 2 zulässige Methoden

Je nachdem, ob Sie sich für das Gesamtkostenverfahren (GKV) oder das Umsatzkostenverfahren (UKV) entscheiden, enthält Ihre GUV unterschiedliche Elemente und die Gliederung ändert sich entsprechend. Nach dem deutschen Handelsgesetzbuch (Paragraph  275, Abs. 1) und auch nach internationalen Rechnungslegungsstandards (die International Financial Reporting Standards (IFRS) und den United States Generally Accepted Accounting Principles (US-GAAP) sind beide Methoden zulässig und beide führen bei korrekter Anwendung zu identischen Ergebnissen. Der wesentliche Unterschied zwischen den beiden Verfahren besteht darin, nach welchen Kriterien die Berechnungsposten aufgeschlüsselt werden.

Das Gesamtkostenverfahren

Das Gesamtkostenverfahren wird in Deutschland deutlich häufiger angewendet. Es zeichnet sich dadurch aus, dass es neben Aufwendungen und Erträgen auch Bestandsveränderungen sowie aktivierte Eigenleistungen ausweist. Diese Posten fließen zwar im Umsatzkostenverfahren ebenfalls in die Berechnung mit ein, sind jedoch in der GUV nicht gesondert ausgewiesen. Somit ist das Gesamtkostenverfahren als aussagekräftiger zu beurteilen, wenn es um die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens geht.

Bestandserhöhungen an fertigen oder unfertigen Waren werden zu den Umsatzerlösen addiert, Bestandsminderungen abgezogen. Bestandsveränderungen können im Gesamtkostenverfahren also sowohl auf der Soll- als auch der Habenseite aufgeführt werden.

Das Umsatzkostenverfahren

Beim Umsatzkostenverfahren zieht man von den Umsatzerlösen nur die Aufwendungen ab, die direkt mit den Umsatzerlösen zusammenhängen. Die Aufwendungen für Gehälter, Versand etc. werden den entsprechenden Funktionsposten wie Verwaltung oder Vertrieb zugeordnet und nicht gesondert ausgewiesen. Dies ist der wichtigste Unterschied zum Gesamtkostenverfahren, in dem die Ausweisung der einzelnen Kostenarten sowie Bestandsveränderungen und halbfertigen Erzeugnisse einzeln vorgenommen wird.

Von der GUV zur Bilanz und zum Jahresabschluss

Im internen Rechnungswesen ist die Gewinn- und Verlustrechnung sowohl Teil eines korrekten Jahresabschlusses als auch Bestandteil der Bilanz. Sie bietet eine ausführliche Übersicht über das erwirtschaftete Eigenkapital. Bei der GUV handelt es sich um ein eigenes Konto. Abhängig vom Ergebnis der GUV wird deren Ergebnis entweder auf der Soll-Seite (als Verlust) oder auf der Haben-Seite (als Gewinn) ausgewiesen. Im Jahresabschluss werden (neben der Kapitalflussrechnung und einem Anhang) die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung getrennt voneinander aufgeführt.

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