Aufbewahrungspflicht in der Buchhaltung: Was Sie wissen müssen

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Widmen wir uns zunächst kurz einer Definition. Die Aufbewahrungspflicht ist die rechtliche Pflicht, bestimmte Geschäftsunterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen für handelsrechtliche oder steuerrechtliche Zwecke aufzubewahren — und zwar so geordnet, dass bei Bedarf darauf zugegriffen werden kann.

Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht?

Wer nun aber meint, dass nur Betriebe und keine Privatpersonen ihre Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen, irrt — denn die Aufbewahrungspflicht gilt für jeden, der zur Buchführung verpflichtet ist.

Rechtliche Pflicht für Betriebe

Die Aufbewahrungspflicht für Belege, Rechnungen und Co. ist nicht nur gute Geschäftspraxis, sondern tatsächlich gesetzlich vorgeschrieben — und zwar in GDPdU Handelsgesetzbuch (HGB). Darin werden Kaufleute zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen verpflichtet — und war auf eine Art und Weise, dass sie auch von Drittpersonen (dazu zählt nicht zuletzt das Finanzamt!) lückenlos nachvollzogen werden können.

Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen

Dass auch Privatpersonen und somit Nicht-Unternehmer ihre Unterlagen eine gewisse Zeit lang aufbewahren müssen, ist laut § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG gesetzlich festgeschrieben.

Erlischt die Aufbewahrungspflicht, wenn ein Betrieb geschlossen wird?

Nein, die Aufbewahrungspflicht gilt auch bei Betriebsauflösungen und ähnlichen Fällen. Sie ist auch nicht übertragbar — etwa auf einen Nachfolger. Haben Sie Ihr Geschäft verkauft, müssen Sie also dennoch die Unterlagen aus der geforderten Zeitspanne (dazu später mehr) aufbewahren.

Was fällt unter die Aufbewahrungspflicht?

Was aufbewahrungspflichtig ist, wird in § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) genau festgelegt. Darin heißt es:

Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:

Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
Die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
Buchungsbelege,
4a. Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Das Handelsgesetzbuch (kurz HGB) indes nennt im bereits zitierten § 257 (Abs. 1) folgende Aufbewahrungspflichten für jeden Kaufmann:

Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
Die empfangenen Handelsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht für Betriebe?

Wie lange die Aufbewahrungspflicht gilt, ist von Fall zu Fall verschieden. In der Regel müssen Dokumente, Belege & Co. zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden.

Die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht endet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem

die letzte Eintragung in das Handelsbuch getätigt wurde,
das Inventar aufgestellt wurde,
die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde,
der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a HGB aufgestellt wurde,
der Konzernabschluss aufgestellt wurde,
der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde,
der Buchungsbeleg entstanden ist.

Eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gilt unter anderem für folgende Dokumente

Bücher und Aufzeichnungen
Inventare
Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
Lageberichte
Eröffnungsbilanz mit allen zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
Buchungsbelege und Rechnungen (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Quittungen)
Bankunterlagen und Kontoauszüge
Fahrtenbücher
Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen

Sechs Jahre müssen hingegen folgende Dokumente aufbewahrt werden

* empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe

* Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe

* sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Versicherungspolicen und Verträge

Wie lange müssen Privatpersonen Dokumente aufbewahren?

Bei Privatpersonen gilt in den meisten Fällen eine zweijährige Aufbewahrungspflicht. Diese bezieht sich auf Rechnungen und Zahlungsbelege sowie Unterlagen, die Personen in Zusammenhang mit einem Grundstück erhalten haben (in diesen Bereich fallen etwa Bauüberwachung, Renovierung und vieles mehr). Für Kontoauszüge gilt eine Empfehlung von drei Jahren. Bei Steuerbescheiden gibt es keine Regelung — hier ist es jedoch ratsam, diese dennoch nicht gleich wegzuwerfen. Selbiges gilt für Gehaltsnachweise. Dokumente, die für die Rente wichtig sind, sollten bis zum Rentenalter aufbewahrt werden.

Ausnahmen von der Aufbewahrungspflicht

Natürlich gibt es auch Fälle, in denen die Aufbewahrungspflicht trotz eigentlich abgelaufener Frist immer noch bestehen bleibt. Dies kann unter anderem der Fall sein, wenn eine Betriebsprüfung bereits im Gange ist, ein Steuerstrafverfahren bzw. Bußgeldverfahren besteht oder eine vorläufige Steuerfestsetzung erfolgt ist.

Was passiert bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht?

Wer der Aufbewahrungspflicht als Unternehmer nicht nachkommt, begeht einen Verstoß gegen die Buchführungspflicht — und das kann gravierende rechtliche Konsequenzen haben. So kann das Finanzamt im schlimmsten Fall von Steuergefährdung oder Steuerhinterziehung ausgehen und dies mit Geld- oder Freiheitsstrafen ahnden.

Liegen keine Dokumente vor, wird das Finanzamt Gewinne und Umsätze schätzen — und dies kann definitiv nicht zu Ihrem Vorteil geschehen. Achten Sie also stets auf korrekte Buchführung und Aufbewahrung der Dokumente!

Eine Frage, die bei der Buchhaltung und der Aufbewahrungsfrist immer wieder vorkommt, ist, ob man physische Belege auch einscannen/digitalisieren darf — und somit die Originalbelege wegwerfen kann. Dies ist laut § 239 Absatz 4 bzw. § 257 Absatz 3 HGB sowie § 147 Absatz 2 AO grundsätzlich möglich, solange die Vorschriften zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Belege eingehalten werden. Diese Regelung beinhaltet unter anderem, dass digitale Dokumente während der Aufbewahrungszeit jederzeit verfügbar und lesbar sein müssen. Außerdem sind die Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) einzuhalten — vernichtet werden dürfen die Papierbelege erst dann, wenn die Daten gesichert wurden.

Es gibt aber auch Ausnahmen — so müssen unter anderem Bilanzen und Abschlüsse im Original aufbewahrt werden.

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Vadim Losch

Seit fast 2 Jahren ist er bei Mooncard als Account Manager DACH tätig. Vor seiner Tätigkeit bei Mooncard war er als Account Manager im Bereich Finanzmärkte bei BNP Paribas beschäftigt und hatte die Möglichkeit, als Auditor bei DB Schenker zu arbeiten. In seiner aktuellen Position liegt sein Fokus darauf, deutsche Kunden bei der Nutzung von Mooncard zu unterstützen und ihnen bei der Integration ihrer Ausgaben in die Buchhaltung behilflich zu sein.

Aufbewahrungspflicht in der Buchhaltung: Alles, was Sie wissen müssen