Die Offenlegung des Jahresabschlusses: Das müssen Unternehmen beachten

Wer unterliegt der Offenlegungspflicht für den Jahresabschluss?

Laut § 325 HGB ist jede Kapitalgesellschaft, also jede UG, AG und GmbH, Handelsgesellschaft und Kommanditgesellschaft, bei denen keine natürliche Person haftet, dazu verpflichtet, den Jahresabschluss im elektronischen Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Die Frist dafür beläuft sich auf zwölf Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres, welches meist (aber nicht immer) dem Kalenderjahr entspricht.

Die genauen Regelungen für die verschiedenen Rechtsformen sind in § 325 bis 329 HGB festgelegt. Dabei unterscheidet sich der Umfang des zu veröffentlichen Jahresabschlusses je nach Größe der Kapitalgesellschaft. Die Größenklassen für die Beurteilung der Größe des Unternehmens sind wiederum im § 267 definiert.

Vorgaben für Kapitalgesellschaften

Große und mittelgroße Kapitalgesellschaften unterliegen einer Prüfungspflicht. Dies bedeutet, dass sie ihren Jahresabschluss durch einen Wirtschaftsprüfer überprüfen lassen müssen.

Übt eine Kapitalgesellschaft zum Beispiel als Dachgesellschaft einer Holding einen beherrschenden Einfluss auf andere Unternehmen aus, muss sie nach § 11 des Publizitätsgesetzes zusätzlich einen Konzernabschluss veröffentlichen.

Für Kleingewerbe, Freiberufler und Einzelunternehmen mit weniger als 600.000 Euro Umsatz bzw. 60.000 Euro Gewinn müssen keine Schluss- und Eröffnungsbilanz erstellen und unterliegen damit auch keiner Offenlegungspflicht. Sie müssen am Ende des Geschäftsjahres lediglich eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellen.

Der Inhalt des Jahresabschlusses

Im Jahresabschluss muss eine Kapitalgesellschaft eine Schlussbilanz aufstellen, die die finanzielle Situation aufzeigt. Hier werden u. a. Eigen- und Fremdkapital sowie materielle wie immaterielle Vermögenswerte dargestellt.

Mithilfe einer Gewinn- und Verlustrechnung legt das Unternehmen dar, wie viel Geld am Ende des Geschäftsjahres erwirtschaftet wurde.

Je nach Größenklasse der Gesellschaft muss sie unterschiedliche Vorgaben an die Offenlegung des Jahresabschlusses erfüllen.

Umfang der Offenlegung nach Größenklasse

Nach § 267 HGB wird die Größenklasse von Unternehmen nach folgenden Kriterien bestimmt:

• Umsatzerlös
• Mitarbeiterzahl
• Bilanzsumme

Nach § 326 Abs. 2 HGB muss eine Kleinst-GmbH die Bilanz in elektronischer Form nur hinterlegen und nicht veröffentlichen. Das bedeutet, sie ist nicht öffentlich einsehbar, sondern muss von Interessierten kostenpflichtig zur Einsicht beantragt werden. Zugleich kann die Bilanz vereinfacht und der Anhang verkürzt werden. Die Gewinn- und Verlustrechnung muss nicht veröffentlicht werden.

Eine kleine Gesellschaft kann ebenfalls den Anhang verkürzen und auf die Veröffentlichung der Gewinn- und Verlustrechnung verzichten. Sie kann die Bilanz aber nicht vereinfachen und muss alle Vorgaben veröffentlichen.

Eine mittelgroße Gesellschaft muss ihre Gewinn- und Verlustrechnung dagegen veröffentlichen und kann keine Posten in der Bilanz zusammenfassen.

Große Gesellschaften müssen weitere Anforderungen an die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erfüllen. So kann der Jahresabschluss nicht verkürzt und das Rohergebnis in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgegliedert werden. Im Anhang sind Geschäftstätigkeiten zudem nach Absatzmärkten aufzugliedern.

Zusätzliche Anforderungen an Aktiengesellschaften

Aktiengesellschaften müssen zusätzlich zum Jahresabschluss einen Geschäftsbericht für ihre Aktionäre erstellen. Laut § 325 Abs. 4 HGB müssen börsennotierte Kapitalgesellschaften ihren Jahresabschluss innerhalb von vier Monaten nach dem Geschäftsjahr veröffentlichen. Kommt die Gesellschaft dieser Pflicht nicht nach, kann der Handel mit ihren Aktien zwangsweise unterbrochen werden. Zudem gelten für sie weitere kapitalmarktrechtliche Publizitätspflichten.

Der Zweck der Offenlegung des Jahresabschlusses

Die Offenlegung des Jahresabschlusses dient Geschäftspartnern, Anteilseignern und anderen Interessierten dazu, einen Einblick in die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu erhalten. Aus den Daten, wie Umsatz und Gewinn, können sie dabei eine Orientierung über die weitere Entwicklung der Firma bekommen und sich entscheiden, ob und wie sie die Zusammenarbeit weiterführen möchten.

Wo erfolgt die Offenlegung des Jahresabschlusses?

Der Jahresabschluss kann von allen Interessierten auf der Webseite des Unternehmensregisters eingesehen werden. Dazu müssen die Geschäftsführer der jeweiligen Kapitalgesellschaft alle offenlegungspflichtigen Bestandteile des Jahresabschlusses auf der Webseite veröffentlichen. Sobald der Jahresabschluss den Gesellschaftern vorgelegt wurde, muss diese Veröffentlichung stattfinden.

Um die Veröffentlichung des Jahresabschlusses vorzunehmen, müssen sich Unternehmen einmalig beim Bundesanzeiger (bundesanzeiger.de) registrieren.

Fristen für die Offenlegung

Laut § 325 Abs. 1 ff. HGB muss die Offenlegung unverzüglich nach der Vorlage an die Gesellschafter stattfinden. In jedem Fall muss dies jedoch bis spätestens zum Ende des folgenden Geschäftsjahres erfolgen. Bei Geschäftsjahren, die dem Kalenderjahr entsprechend, bedeutet dies, dass der Jahresabschluss für das Jahr 2022 bis zum 31.12.2023 eingereicht werden muss.

Die Kosten für die Veröffentlichung im Bundesanzeiger

Die Veröffentlichung des Jahresabschlusses beim elektronischen Bundesanzeiger ist nicht kostenlos und richtet sich in der Regel nach der Anzahl der Zeichen. In einigen Fällen besteht jedoch auch die Möglichkeit, Fixpreise zu nutzen. Dies ist zum Beispiel für kleine und mittelgroße Gesellschaften bei Anlieferung des Jahresabschlusses in „XML-Format“ vorgesehen. Diese Option ist in vielen Buchhaltungsprogrammen möglich und damit leicht realisierbar.

Änderungen oder Stornierungen sind für große Unternehmen nur vor der Publikation zu einem Fixpreis von 25 Euro (Stand 11/2022) möglich; nach erfolgter Veröffentlichung wird dagegen ein Zeichenpreis angewendet. Müssen kleine oder mittelgroße Gesellschaften Änderungen an ihren Jahresabschlüssen vornehmen, können sie das zu einem Fixpreis von 25 Euro (Stand 11/2022) tun, insofern sie die Publikation im „XML-Format“ geliefert haben. 

Wer Grafiken in seiner Veröffentlichung einreicht, muss zusätzlich zu den Mindest-, Zeichen- bzw. Fixpreisen pro Grafik eine Gebühr von 20 Euro (Stand 11/2022) zahlen.

Rechtliche Konsequenzen bei versäumter Offenlegung

Unternehmen, deren Unterlagen zu Offenlegung des Jahresabschlusses unvollständig oder gar nicht beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden, droht ein Ordnungsgeldverfahren. Dies wird entsprechend § 335 HGB vom Bundesamt für Justiz gegen den Geschäftsführer eröffnet.

Dabei erhält das Unternehmen eine sogenannte „Androhungsverfügung“, die mit Kosten von etwa 100 Euro verbunden ist. Diese Kosten muss das Unternehmen selbst tragen und binnen sechs Wochen den Jahresabschluss offenlegen.

Geschieht dies nicht, droht ein Ordnungsgeld, das zwischen 2.500 und 25.000 Euro beträgt. Entsprechend des Verhaltens der Kapitalgesellschaft in den vergangenen Jahren können noch weitere Ordnungsgelder festgesetzt werden.

Rechtliche Konsequenzen bei Falschangaben

Die eingereichten Daten werden vom Bundesanzeiger nur formal auf Vollständigkeit überprüft. Es findet also keine inhaltliche Prüfung statt. Dennoch machen sich Kapitalgesellschaften, die bewusst zu wenige oder falsche Daten veröffentlichen, strafbar.

Zudem kann die Falschangabe schwerwiegende Probleme für das Unternehmen nach sich ziehen, da die Daten im Bundesanzeiger unter anderem vom Finanzamt und Banken eingesehen werden. Die Erstellung des Jahresabschlusses sollte daher stets sorgfältig durchgeführt werden.

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