Budgetplan-Vorlage: Alles zur perfekten Planung

Budgetplan-Vorlage für geschäftliche Zwecke

Egal, um welches Business es sich handelt: Eine genaue Budgetplanung ist in der Berufswelt einfach unerlässlich. Nur wer richtig plant und stets den finanziellen Überblick behält, ist auch langfristig erfolgreich — und sorgt dafür, dass sein Unternehmen stets liquide ist. Ein Budgetplan ist der Schlüssel zur erfolgreichen Abwicklung einer Investition.

Ein Budgetplan hat aber im geschäftlichen Bereich auch weitere Vorteile:

• Man kann seinem Team leichter Ziele und die gegenwärtige Lage erklären — und so eventuelle Probleme lösen.
• Ein Budgetplan gibt einem selbst einen Überblick über Prioritäten.
• Ein Budgetplan dient der Kontrolle und der Transparenz.
• Ein Budgetplan hilft auch, eventuelle Abweichungen von den Firmenzielen schnell zu erkennen — und gegebenenfalls schnell gegenlenken und Ihre Budgetplanung anpassen zu können.
• Ein ordentlicher Budgetplan trägt unter anderem auch dazu bei, Streit innerhalb der Firma beziehungsweise unter den Gesellschaftern beizulegen — denn er legt Ziele wie auch die tatsächliche Lage offen und stellt einen Fahrplan dar.

Betriebswirtschaftliche Auswertung und Budgetplan — was ist der Unterschied?

Immer wieder taucht bei der Budgetplanung ein spezieller Begriff auf — und zwar der betriebswirtschaftlichen Auswertung (abgekürzt: BWA). An dieser Stelle möchten wir auf den Unterschied zwischen einem regulären Budgetplan und einer betriebswirtschaftlichen Auswertung genauer eingehen. 

Vereinfacht gesprochen, stellt die betriebswirtschaftliche Auswertung nur die Gegenwart der Firma dar. Sie ist dazu da, um einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens — konkreter über die Kosten und die Erträge — zu geben. Somit ist die BWA eine durchaus wichtige Sache im Geschäftsleben. Ein gut erstellter Budgetplan ist aber aussagekräftiger, denn er stellt Gegenwart und Zukunft gegenüber und legt den Fokus auf die kommenden und zukünftigen Ausgaben.

Übrigens finden Sie nicht nur für Ihren Budgetplan passende Vorlagen — auch für die betriebswirtschaftliche Auswertung gibt es vorgefertigte Dokumente, die Sie nur noch für Ihre spezifischen Zwecke modifizieren müssen.

Wie erstelle ich eine Budgetplanung?

Kommen wir zum Eingemachten. Wie erstellt man am besten einen Budgetplan? Zum ersten gilt es, sich über die zeitliche Perspektive Gedanken zu machen. Soll es ein strategischer oder ein operativer Geschäftsplan sein?

Übrigens gibt es noch weitere Unterteilungen — so ist ein Budgetplan, den Sie für ein Projekt erstellen, anders als einer, den Sie etwa für eine einzelne Abteilung oder den gesamten Betrieb erstellen. Ein Budgetplan für ein konkretes Projekt könnte unter anderem für die Erstellung einer Webpräsenz für Ihr Unternehmen oder andere einmalige, aber unter Umständen dennoch komplexere Ausgaben erstellt werden.

Operativer Budgetplan vs. strategischer Geschäftsplan — worin besteht der Unterschied?

Bei einem operativen Budgetplan blicken Sie auf eine überschaubare Zeitspanne — etwa ein Jahr beziehungsweise ein Geschäftsjahr. Der operative Budgetplan geht auch konkret auf kleinere Ausgaben und Einnahmen ein und geht ins Detail. Der strategische Budgetplan ist indes weit weniger kleinteilig — sondern er blickt auf das große Ganze.

Budgetplan: der größere Plan

Je nach Größe ihres Geschäfts ist es unter Umständen unmöglich, nur einen Businessplan für den gesamten Ablauf zu erstellen. Es kann durchaus Sinn machen, zunächst ein Budget festzulegen — und dieses dann aufzuteilen. Oder Sie gehen es sozusagen von der anderen Richtung aus an und erstellen kleinere Budgetpläne, denken zunächst fragmentarisch und fügen dies später zu einem Gesamtbild zusammen.

Budgetplan Tipp 1: Kennen Sie Ihre Ausgaben!

Als Unternehmen haben Sie laufend regelmäßige Ausgaben. Dazu gehören etwa die Büromiete, die Stromkosten, Versicherungen — aber auch Telefon- und Internetrechnungen und die Löhne für Ihr Personal beziehungsweise Personalkosten. Hier gilt es, diese so genau wie möglich aufzustellen und in Ihren Budgetplan zu integrieren. 

Gehören Sie zur Führungsetage des Unternehmens, sollten Sie sich im Rahmen der Budgetplanerstellung auch überlegen, wieviel sie sich monatlich selbst zum Leben aus dem Budget herausnehmen beziehungsweise wie viel sie sich selbst bezahlen — natürlich gesetzt des Falles, dass es nicht ohnehin vertraglich fest vereinbart ist.

Budgetplan Tipp 2: Definieren Sie genaue Ziele!

Jeder Betrieb hat Ziele. Deshalb sollten Sie sich bei Ihrer Zielsetzung sicher sein und sich hier konkrete Vorgaben stecken. Um Ihre Ziele auch zu erreichen, ist es wesentlich, einen Soll-Ist-Abgleich zu führen. Wohin wollen Sie, wo stehen Sie — und was ist notwendig, um dort hinzukommen?

Budgetplan Tipp 3: Seien Sie genau, aber nicht ZU genau

Nicht nur Vorsicht, auch Sorgfalt ist die Mutter der Porzellankiste — und gerade im Geschäftsbetrieb ist genaue Buchhaltung das A und O. Das heißt beim Erstellen eines Geschäftsplans aber nicht, dass sie deswegen bis in die 5. Nachkommastelle der Centbeträge reinrechnen müssen. Das wäre unnötige Fleißarbeit — denn das Geschäftsjahr wird ohnehin nie auf die Kommastelle genauso laufen, wie Sie sich das vorgestellt haben.

Budgetplan Tipp 4: Wie kalkulieren?

Es gibt Dinge in ihrem Budgetplan, die sich leicht monatlich ermitteln lassen — diese Faktoren werden natürlich in Monaten angegeben. Was sich nur auf das Jahr verteilt abschätzen lässt, wird eben zunächst so angegeben — als Jahreswert.

Budgetplan Tipp 5: Baustellen einkalkulieren

Teil der Planung ist aber auch, potenzielle Veränderungen oder Baustellen im Betrieb einzurechnen — genau wie allfällige Kredite und andere Sachen, die es abzubezahlen gilt.

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Fazit:

An dieser Stelle wollen wir noch einmal die wichtigsten Punkte bei der Erstellung eines Budgetplans durchgehen — dies hat jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da ein Budgetplan ein individueller (und oft auch fluider) Prozess ist. Dennoch sollten Sie an diese Punkte denken:

• Analysieren Sie die letzte Geschäftsperiode (zum Beispiel das vergangene Jahr).
• Überlegen Sie sich, auf welchen Zeithorizont Ihr Budgetplan angelegt sein soll.
• Kennen Sie Ihre Fixkosten — und führen Sie diese genau auf.
• Schätzen Sie Ihre Einnahmen für das kommende Jahr / die kommende Geschäftsperiode realistisch ein.
• Listen Sie auch die Mehrausgaben auf, genau wie die variablen Kosten (zu diesen gehören unter anderem Werbungskosten, Löhne für Freelancer sowie möglicherweise einmalige Renovierungs- und Einrichtungskosten).
• Kennen Sie Ihren Umsatz. Nur wer den Status quo in puncto Cashflow realistisch einschätzen kann, kann entsprechend kalkulieren.
• Entscheiden Sie sich. Haben Sie sich einen Überblick verschafft, gilt es, Entscheidungen zu treffen. Was soll wie budgetiert werden, wie soll das Budget aufgeteilt werden?
• Halten Sie Ihren Plan konsequent ein. Ist der Budgetplan erstellt, gilt es, diesen so gut wie möglich umzusetzen!

Im Internet finden Sie eine ganze Reihe von kostenlosen Budgetplan-Vorlagen. Planen Sie realistisch, kalkulieren Sie ungeschönt — so bekommen Sie nicht nur einen Überblick über den Unterschied zwischen dem Ist- und dem Sollzustand, sondern können auch anderen Ihre Ziele und eventuelle Probleme transparent kommunizieren. Beim Setzen von Zielen gilt es indes, realistisch zu bleiben. Nur, wer gut planen kann, ist in der Geschäftswelt dauerhaft erfolgreich — deshalb sollten Sie definitiv ausreichend Ressourcen in einen möglichst ausführlichen Budgetplan stecken.