Der Budgetplan für Unternehmen: Schritt für Schritt erklärt

Warum ist die Budgetplanung so wichtig?

Jedes Unternehmen arbeitet mit begrenzten Ressourcen, die gut eingesetzt werden müssen. Nicht selten sind sie zu knapp für das, was die jeweilige Abteilung gerne umsetzen würde. Eine weise Planung und umsichtiges Abwägen sind daher die Grundlage für die Erstellung eines Budgetplans. 

Gleichzeitig kommt es bei einem Budgetplan nicht nur auf harte Zahlen und Fakten an, sondern auch auf die richtige Kommunikation. So müssen Entscheidungen richtig kommuniziert und gut begründet werden.

Die Aufgaben eines Budgetplans

Einen Budgetplan könnte man auch als „Business-Plan in Aktion“ bezeichnen, denn er sichert das finanzielle Überleben eines Unternehmens. Seine Hauptaufgabe besteht daher darin, zu garantieren, dass Ressourcen nicht unnötig ausgegeben werden und in keinem Fall mehr, als wirtschaftlich vertretbar ist.

Dazu müssen die Finanzabteilung sowie die Geschäftsführung mit den Abteilungen zusammenarbeiten, um einerseits die zur Verfügung stehenden Mittel zu berechnen und anschließend deren Verwendung zu definieren. So dient der Budgetplan der Steuerung aller Geschäftstätigkeiten für die kommende Abrechnungsperiode. 

Ein Budgetplan kann aber auch längerfristig aufgestellt und für unterschiedliche Betrachtungszeiträume festgelegt werden. So sind Budgets mit strategischen Zeithorizonten langfristig und solche mit taktischen Zeithorizonten mittelfristig angelegt. Erstere enthalten alle Mittel, die zur Umsetzung der Unternehmensstrategie notwendig sind, und dienen der Zukunftssicherung des Unternehmens. Betrachtungszeiträume sind hier meist fünf bis zehn Jahre.

Der taktische Zeithorizont im Budget betrachtet dagegen meist ein bis fünf Jahre und enthält das Budget für die Umsetzung bestimmter Strategiemaßnahmen, baut also auf der strategischen Planung auf.

Im Folgenden wollen wir uns hingegen vor allem dem operativen Zeithorizont im Budget widmen und dessen Aufstellung für das Geschäftsjahr betrachten.

Die Funktionen der Budgetplanung

Ein gut durchdachter Budgetplan bringt dem Unternehmen verschiedene Vorteile für die Arbeit im Unternehmen selbst, aber auch bei der Kommunikation mit Dritten.

• Die Budgetierung macht Prioritäten sichtbar und gibt den Rahmen für die Arbeit der Teams vor. Damit erhält das Unternehmen mehr Kontrolle und Transparenz über seine Ausgaben.
• Ein Budgetplan formuliert und kommuniziert klare Ziele sowie Erwartungen, also Annahmen zu Einnahmen und Ausgaben, an denen die verschiedenen Abteilungen ihre Arbeit ausrichten.
• Bei der Aufstellung von Budgetplänen arbeitet das Finanzteam eng mit den anderen Abteilungen zusammen und erfährt mehr über deren Projekte. Durch das Budget werden diese gezielt unterstützt.
• In einem Unternehmen gibt es meist viele Ideen, aber nicht jeder Wunsch kann in die Realität umgesetzt werden. Der Budgetplan steuert hier Erwartungen und begründet Entscheidungen. 
• Der Budgetplan ist zudem Grundlage für jede Finanzierung durch Dritte. Keine Bank gibt Unternehmen Geld, ohne zu wissen, wofür es ausgegeben wird. Gleichzeitig wollen Kreditgeber sehen, ob und wie Budgets in der Vergangenheit erstellt und eingehalten wurden.

Schritt für Schritt zur Budgetplanung im Unternehmen

Je nach Größe, Branche und Wachstumsstand gibt es für Unternehmen unterschiedliche Empfehlungen für die einzelnen Budgets. Daher gibt es nicht den einen perfekten Prozess hin zum Budgetplan, aber mit der Anpassung dieser Schritte können Sie Ihren Budgetplan optimieren.

Junge Start-ups, die sich noch durch Kredite oder Investoren finanzieren, rechnen dabei nicht direkt mit Einnahmen, sondern mit dem sogenannten „Burn“, also dem Verbrauch von Investitionen pro Jahr.

Bei der Budgetierung sind folgende Fragen zu beantworten:

• Stehen im Unternehmen bedeutende Veränderungen oder Baustellen mit Finanzierungsbedarf an?
• Welche konkreten Ziele sollen erreicht werden?
• Wie sieht die Prognose für Absätze aus? Welche Erfahrungen gab es in den letzten Jahren?

Auf Grundlage dieser Frage können Sie mithilfe folgender Schritte einen Budgetplan erstellen:

1. Rückblick auf die vergangenen Geschäftsperioden durchführen
2. Einnahmen prognostizieren
3. Fixkosten und variable Kosten sowie Mehrausgaben bestimmen
4. Cashflow prüfen
5. Budgetentscheidungen treffen
6. Budgetplan kommunizieren

Schritt 1: Rückblick auf die vergangenen Geschäftsperioden durchführen

Ein Rückblick in die letzten Geschäftsperioden zeigt, wie hoch die Einnahmen in den verschiedenen Geschäftsbereichen waren und wie gut die erstellten Budgets eingehalten werden konnten. In Gesprächen mit den jeweiligen Budgetverantwortlichen klären Unternehmen, welche Abweichungen es gab und warum. Werten Sie dabei auch aus, welche Investitionen sich besonders gelohnt haben und wie hoch die einzelnen Ausgaben waren. Diese Kennzahlen bilden eine wichtige Grundlage für die Prognosen und Entscheidungen im nächsten Geschäftsjahr.

Schritt 2: Einnahmen prognostizieren

Der Ausgangspunkt für jede Budgetplanung ist die Menge an Geld, die dem Unternehmen zur Verfügung steht. Da ein Unternehmen auf Gewinn abzielt, muss es als einen der ersten Schritte bei der Budgetplanung bestimmen, wie viel Einnahmen voraussichtlich zu erwarten sind.

Hierbei hilft der Rückblick auf die vergangenen Jahre, aber auch der Blick auf die zu erwartenden Steigerungen durch bestimmte Maßnahmen im Unternehmen. In jedem Fall bleibt es hier bei Schätzungen, die in schwierigen Krisenjahren und je nach Branche gröber ausfallen.

Schritt 3: Fixkosten und variable Kosten sowie Mehrausgaben bestimmen

Zu den Ausgaben eines Unternehmens gehören Fixkosten und variable Kosten sowie einmalig anfallende Mehrausgaben. Während erstere alle Kosten darstellen, die das Unternehmen unabhängig von seinem Erfolg hat, sind variable Kosten durch die jeweilige Tätigkeit bestimmt. Fixkosten lassen sich zumindest kurzfristig kaum kontrollieren und entstehen, auch wenn das Unternehmen nicht produktiv tätig ist.

• Fixkosten

Fixkosten fallen immer an, unabhängig davon, ob ein Unternehmen arbeitet und wie produktiv es ist. Typische Fixkosten sind:

• Personalkosten für festangestellte Mitarbeiter
• Mietkosten
• Versicherungen
• Zinsen und Kreditrückzahlungen
• bestimmte Nebenkosten wie Internet, Strom etc.

Fixkosten können also nur langfristig gesteuert werden, lassen sich aber leicht ermitteln. Variable Kosten sind dagegen auch kurzfristiger steuerbar, aber nicht weniger wichtig.

• Variable Kosten 

Variable Kosten sind meist ebenfalls ein hoher Kostenpunkt für das Unternehmen, wobei sie aber auch kurzfristig verändert und umgeplant werden können, da es hierfür keine langfristigen Verträge gibt. 

Typische Beispiele für variable Kosten sind:

• Marketingstrategien
• Zusammenarbeit mit Freelancern
• Geschäftsreisen
• Büroausstattung
• Investitionen und Spenden
• Ermäßigungen und Bonuszahlungen für Mitarbeiter

Aufgrund ihres Charakters sind die variablen Kosten in der Regel die ersten, die gestrichen werden, wenn das Budget knapp wird. Bei der Erstellung des Budgets sollten aber alle Kosten kritisch hinterfragt und mit ihrem Nutzen abgewogen werden.

• Voraussichtliche Mehrkosten bestimmen

Größere einmalige Ausgaben werden als Mehrkosten bezeichnet und können zum Beispiel für eine große Veranstaltung, eine Fusion oder eine Beratungsagentur anfallen. Da diese Kosten voraussichtlich im folgenden Geschäftsjahr nicht wieder auftauchen, sollten sie gesondert ausgewiesen werden. Zudem ist es sinnvoll, einen „Notgroschen“ als Puffer für besondere Situationen einzuplanen.

Schritt 4: Cashflow prüfen

Nachdem Sie die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben ermittelt haben, gilt es abzuschätzen, wo die größten Gefahren für Abweichungen liegen. Bei dieser Budgetanalyse hilft wiederum der Blick in die letzten Jahre. 

Wichtige Fragen, die Sie sich dabei stellen sollten, sind:

• Wie realistisch waren die Prognosen im Budgetplan in den letzten Jahren?
• Lassen sich bei den Einnahmen saisonale Effekte entdecken?

Große Abweichungen im Budgetplan sollten ein Anstoß sein, die aktuelle Budgetierung zu optimieren und aus Fehlern zu lernen. Auch saisonale Schwankungen bei den Einnahmen sollten im Budget Berücksichtigung finden und eventuell Anpassungen vorgenommen werden.

Schritt 5: Budgetentscheidungen treffen

Um eine Budgetplanung für ein Unternehmen zu erstellen, wird zunächst ein Gesamtbudget von der Geschäftsleitung vorgeschlagen. Die einzelnen Bereiche schlagen daraufhin das notwendige Einzelbudget für ihre Bereiche vor und geben den Bedarf an die Geschäftsleitung zurück.

Jetzt können alle Budgetanträge mit dem Gesamtbudget verglichen und bei Bedarf angepasst werden. Hierin besteht der schwierigste Teil des Prozesses, denn dabei wird entschieden, welche Projekte finanziert und damit priorisiert werden. Bei knappen Ressourcen werden einige dem Rotstrich zum Opfer fallen. Daher ist es wichtig, dass die Geschäftsleitung während des gesamten Prozesses in regem Austausch mit den einzelnen Abteilungen steht und sich dem Fachwissen der Teams anvertraut.

Einige Faustregeln und Methoden helfen ebenfalls bei der Entscheidungsfindung für die Aufteilung des Budgets:

• Die Budgetberechnung mithilfe eines Prozentsatzes des Umsatzes: Unternehmen in der Wachstumsphase geben beispielsweise 10 bis 15 Prozent ihres Umsatzes für Marketing aus. Etablierte Unternehmen reduzieren diesen Prozentsatz meist auf 7 Prozent. Auch für andere Geschäftsbereiche gibt es ähnliche Faustregeln als Anhaltspunkt.

• Von der Konkurrenz lernen: Etablierte Konkurrenten geben ebenfalls Orientierung für die Priorisierung im Unternehmen. Recherchieren Sie dazu, an wie vielen Messen die Mitanbieter teilnehmen, wie viel Mitarbeiter im Vertrieb tätig sind und so weiter.

Haben Sie sich für die Aufteilung der Einzelbudgets entschieden, erstellen Sie einen Gesamtbericht, der aufzeigt, welche Abteilung wie viel Budget zugewiesen bekommt.

Schritt 6: Budgetplan kommunizieren

Mit der Aufstellung des Budgetplans ist die Arbeit aber noch nicht beendet, denn auch die richtige Kommunikation ist essenziell. Im Idealfall waren die einzelnen Abteilungsleiter bereits an der Entscheidungsfindung beteiligt und sind nicht von dem Endergebnis überrascht. In jedem Fall ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter wissen, was sie erreichen sollen und warum.

Zu guter Letzt sollten Sie auch Raum für Rückmeldungen und Bedenken lassen. Ein Budgetplan ist nicht in Stein gemeißelt und kann bzw. muss bei neuen Erkenntnissen, die beim Planungsprozess nicht berücksichtigt wurden, gegebenenfalls angepasst werden. Auch hier ist stets eine klare Kommunikation mit einer durchdachten Begründung aller Entscheidungen wichtig.

Nach der Budgetplanung: Ein gutes Ausgabenmanagement sichert die Einhaltung von Budgets

Nachdem die Budgetierung für das Unternehmen und die einzelnen Bereiche erstellt wurde, steht es in der Verantwortung jedes Teamleiters, die eigenen Ausgaben zu verwalten und die Einhaltung des Budgets sicherzustellen.

Hier heißt es, ein gutes Ausgabenmanagement aufzustellen. Dabei sind heute mehr als Excel-Tabellen gefragt. Eine effiziente Lösung bietet den Bereichsleitern die Möglichkeit, Ausgaben in Echtzeit nachzuverfolgen und dabei stets zu wissen, von wem und wofür wie viel Geld ausgegeben wurde. 

In vielen Unternehmen werden die Ausgaben hingegen noch immer manuell verwaltet und so kann es sein, dass der Bereichsleiter erst nach einigen Tagen oder gar Wochen die Ausgaben in den Tabellen aufgeführt bekommt. Wenn die Rechner nicht miteinander vernetzt sind, wird der Überblick noch schwieriger und Budgets geraten schnell aus den Fugen. 

Ein gutes Ausgabenmanagement, das an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Unternehmen angepasst ist, bieten die Tools einer firmeneigenen Zahlkarte. Sie lässt sich für jeden Mitarbeiter individuell skalieren und der Teamleiter behält stets alle Kosten im Blick. Mithilfe von Obergrenzen, die entsprechend dem Budgetplan eingerichtet werden, kann die Einhaltung des Budgets erleichtert werden.

In diesem Zusammenhang ist ein einheitlicher Prozess zur Genehmigung von Ausgaben wichtig. Alle Mitarbeiter sollten genau mit den jeweiligen Zuständigkeiten vertraut sein, um optimal arbeiten zu können.

Da die Geschäftsleitung durch das automatisierte Ausgabenmanagement alle Kosten in Echtzeit aufgezeigt bekommt, kann sie bei Änderungen effizienter reagieren und flexible Anpassungen in der Budgetierung vornehmen.

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