Die vorbereitende Buchhaltung: : was sollten Sie beachten?

Was versteht man unter dem Begriff der vorbereitenden Buchhaltung?

Bei der vorbereitenden Buchhaltung werden sämtliche Belege gesammelt, nach Eingangs- und Ausgangsrechnung (chronologisch) sortiert, der Kassenbericht (mit den dazugehörigen Barbelegen) wird erstellt und die Kontoauszüge werden bei der Bank abgerufen. Hingegen gehören die Buchungen selbst, die Kontierungen, Lohnangelegenheiten, Bilanzen, Abschlüsse und ähnliche Dinge nicht mehr zur vorbereitenden Buchhaltung. Diese Arbeiten werden vom Buchhalter oder vom Steuerbüro übernommen. Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist es, alle Unterlagen für die Steuererklärung, vollständig und übersichtlich zu sammeln und zu sortieren. Zur optimalen Aufbereitung der Unterlagen müssen bei der Buchhaltung schon die Aufgaben des Steuerberaters  berücksichtigt werden. Für eine gründliche Vorbereitung fallen die folgenden Aufgaben an:

• Vorsortieren von Belegen
• Kontieren und Verbuchen
• Lohnsteuer berechnen
• Erstellung der Reisekostenabrechnung
• Beträge für die Umsatzsteuervoranmeldung erfassen

Dies sind einige Aufgaben, die das Unternehmen im Zuge der vorbereitenden Buchhaltung selbst erledigen kann. Nachfolgend werden die einzelnen Aufgaben genauer beschrieben.

Belege vorsortieren

Es gibt immer mindestens einen Kontoauszug, auch für Kleinunternehmer. Zu jedem Zahlungsvorgang im Kontoauszug existiert auch ein Beleg, beispielsweise in Form von ausgestellten Rechnungen, Rechnungen von Zulieferern und Lohnzahlungen. Die Belege sollte man direkt hinter dem passenden Kontoauszug ablegen. Zumindest diese Arbeit sollte von dem Unternehmen selbst erledigt werden.

Kontieren

Ein Buchhalter arbeitet mit so genannten Buchungskonten. Für verschiedene Kontenarten existiert somit immer eine vordefinierte und genau zuweisbare Kontonummer, bestehend aus vier Ziffern. Die Kontonummer findet man im Kontenrahmen. Kleinere Betriebe kommen mit einigen wenigen Buchungskonten aus. Wenn man während der Kontierung die passenden Kontonummern in den Kassenbüchern, auf Kontoauszügen und auf Ausdrucken als Unternehmen selbst notiert, also einen Belegvermerk erstellt, erspart man dem Steuerberater Zeit und sich selbst damit Geld. 

Denn durch den Belegvermerk macht die vorbereitende Buchhaltung dem Steuerberater die Zuordnung einzelner Belege eindeutig sichtbar und verschafft so einen schnellen Überblick. Die Kennzeichnung der Originalbelege mit den Kontonummern der entsprechenden Konten ermöglicht es dem Steuerberater, schnell zu erkennen, in welchem Konto ein gekennzeichneter Beleg verbucht wurde. Das spart Zeit durch die eindeutige Zuordnung. Mit einer speziellen Buchhaltungssoftware können Sie nach jeder Zahlung direkt den Beleg hochladen und an die entsprechende Transaktion anhängen.

Verbuchen: Beträge selbst erfassen

Buchhalter nutzen eine spezielle Buchhaltungssoftware, um sämtliche Rechnungsbeiträge sowie Kostenarten zu buchen. Wenn der Betrag korrekt zur passenden Nummer zugeordnet wurde und alle Eingaben korrekt vorgenommen wurden, berechnet die Software die entsprechende Steuer. Dies ist auch die Basis für die Umsatzsteuervoranmeldungen, welche automatisch erstellt werden.

Man kann also Buchungen durchaus auch selbst vornehmen, wenn man einige Dinge beachtet. Da die entstehenden Kosten sich häufig wiederholen, kann man sich mit der Zeit gut einarbeiten. Solche Kosten sind zum Beispiel Telefongebühren, Mieten und Gehälter. Wenn man diese Positionen in einer Buchhaltungssoftware passend zum vorhandenen Betriebssystem mit den entsprechenden Vorlagen erst einmal erfasst hat, ist schon ein Großteil der Arbeit erledigt und diese können immer wieder verwendet werden. Rechnungen, mit welchen Unternehmen ihre Gewinne erzielen, werden automatisch verwaltet, bei Rechnungsdruck werden die offenen Posten automatisch bei der Buchhaltung erzeugt. 

Mit etwas Einarbeitung und Zeitaufwand kann man wirklich vieles aus der Buchhaltung selbst erledigen. Welche Aufgaben Sie für den von Ihnen beauftragten Steuerberater als vorbereitende Buchhaltung bereits selbst erledigen sollten, ist von Fall zu Fall abzusprechen. Durch einen Teil Selbstarbeit lassen sich auf jeden Fall beträchtliche Kosten sparen.

Ausgangsrechnung buchen

Die Rechnungen an die Kunden eines Unternehmens sind Teil der vorbereitenden Buchhaltung. Verkaufte Waren oder Dienstleistungen werden in Rechnung gestellt. Die Ausgangsrechnung und der Zahlungseingang werden verbucht.

Eingangsrechnung buchen

Lieferantenrechnungen werden ebenfalls von der Buchhaltung dem entsprechenden Kontobeleg zugeordnet. Danach wird in der vorbereitenden Buchhaltung die Buchung von Eingangsrechnungen vorgenommen. 

Lohnsteuer berechnen

Die monatlich zu entrichtende Lohnsteuer kann ebenfalls im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung ermittelt werden. Die Buchhaltung übermittelt dem Finanzamt monatlich eine Lohnsteuererklärung für jeden Mitarbeiter. Auch die Zahlung der Lohnsteuer erfolgt monatlich. Die Ermittlung der Lohnsteuerklasse erfolgt ebenfalls über die Buchhaltung, auch der Kinderfreibetrag wird festgehalten. Aufgrund dieser Informationen kann anschließend die fällige Lohnsteuer mit Hilfe der Lohnsteuertabelle oder durch einen Lohnsteuerrechner berechnet werden.

Genauso können die Sozialversicherungsbeiträge innerhalb der Buchhaltung für jeden Mitarbeiter ermittelt werden. Dabei sind einige grundlegende Elemente zu beachten:

• Wohnsitz in Ost- oder Westdeutschland
• Anzahl der Kinder
• Bruttogehalt (mit Berücksichtigung von Beitragsgrenzen)

Wenn die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge für jeden Mitarbeiter festgelegt wurden, kann der Lohn gebucht werden. Dann können auch die Steuerbeträge an den Steuerberater zur Kontrolle und zur weiteren Bearbeitung übermittelt werden. 

Reisekostenabrechnung

Bei den Reisekostenabrechnungen werden die im Rahmen von beruflich bedingten Reisen getätigten Ausgaben von Angestellten und Unternehmen ausbezahlt und wie gesetzlich vorgesehen steuerlich behandelt. Dabei können viele während einer Geschäftsreise oder einer Fortbildung entstehenden Kosten zu den Betriebsausgaben gerechnet werden. Sie können also steuerlich geltend gemacht werden. Hier sind Beispiele für Kosten, die in einer Reisekostenabrechnung berücksichtigt und steuerlich geltend gemacht werden können: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand mit Pauschalbeträgen; sodann gibt es auch Reisenebenkosten (Kosten für Ferngespräche, Parkplatzgebühren oder Taxifahrten).

Die vorbereitende Buchhaltung erstellt für die Mitarbeiter oder für die Geschäftsführung die Reisekostenabrechnungen gemäß Vorgaben. Diese werden dann zusammen mit den abgerechneten Belegen an den Steuerberater weitergeleitet. 

Erfassung der Beträge für die Umsatzsteuervoranmeldung

Die Unterlagen für die Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuervoranmeldung müssen für den Steuerberater nach ganz bestimmten Kriterien zusammengestellt werden. 

Für die Umsatzsteuererklärung werden die Beträge aus der eingenommenen Mehrwertsteuer als auch der bereits gezahlten Vorsteuer berücksichtigt und miteinander verrechnet. Aus diesem Grund werden in der vorbereitenden Buchhaltung ausnahmslos alle Ausgangsrechnungen nach ihren Steuersätzen (in Deutschland zum Beispiel 7 % oder 19 %) geordnet und gesammelt, damit die Steuerbeträge berechnet werden können. Um die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs auszuschöpfen, müssen auch alle Lieferantenrechnungen zusammengestellt werden. Diese werden ebenfalls entsprechend der angewendeten Steuersätze kategorisiert und auf Grundlage der Kontoauszüge zeitlich chronologisch geordnet. 

Durch die Umsatzsteuervoranmeldung und die jährliche Umsatzsteuererklärung wird die Differenz zwischen der eingenommenen und der gezahlten Mehrwertsteuer ermittelt. Dies ist die so genannte Umsatzsteuerschuld. Sie wird an das zuständige Finanzamt gezahlt. Die genannten Belege sind somit zur Berechnung der Steuerschuld erforderlich. Sie dienen auch als Nachweis, dass die Berechnung korrekt erfolgt ist.

Gerade für kleine Unternehmen und GmbHs lohnt es sich, die vorbereitende Buchhaltung selbst zu erledigen. Der Steuerberater übernimmt dann nur spezifische Aufgaben. Für die vorbereitenden Aufgaben in der Buchhaltung ist kein Steuerfachmann erforderlich. Zwar rechnet der Steuerberater seine Kosten über die Steuerberatergebührenverordnung ab. Darin steht detailliert, wie viel er für die verschiedenen Aufgaben von seinen Mandanten fordern darf. Doch im Rahmen der Gebührenverordnung bleibt dem Steuerberater trotzdem noch ein relativ großer Ermessensspielraum. 

Als Fachmann für Steuerrecht kann der Steuerberater mit einer gut vorbereitenden Buchhaltung grundsätzlich die folgenden Aufgaben zur Entlastung der firmeninternen Buchhaltung übernehmen:

• Belege kontieren und verbuchen
• Lohnbuchhaltung
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Vorbereitung Jahresabschluss 
• Buchung von Abschreibungen
• Abstimmung von Salden
• Jahressteuererklärungen

Doch obwohl die meisten Aufgaben einer Firmenbuchhaltung an Fachleute ausgelagert werden können, sollten gerade kleine Unternehmen in der vorbereitenden Buchhaltung möglichst viele Aufgaben selbst erledigen, für die kein Steuerfachmann erforderlich ist, und dies nicht nur aus finanziellen Gründen. Denn so haben Sie immer den Überblick über die Entwicklung des Unternehmens und das Alltagsgeschäft, wodurch das betriebswirtschaftliche Handeln und Planen erleichtert wird. Daher sollten gerade kleine und mittelgroße Unternehmen nicht alle buchhalterischen Aufgaben an einen externen Dienstleister abgeben. Die vorbereitende Buchhaltung kann beispielsweise durch den Geschäftsführer selbst oder durch einen Mitarbeiter genauso erledigt werden wie das Stellen von Rechnungen, das Schreiben von Angeboten, die Bezahlung von Rechnungen und das Kontieren von Belegen. 

Und mit der richtigen Buchhaltungssoftware wird alles fast schon zum Kinderspiel. Mooncard hilft Ihnen dabei.

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