Die Buchführungspflicht einer GmbH: was sollten Sie beachten?

Was ist eine GmbH?

Bei der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) handelt es sich um eine in Deutschland sehr beliebte Gesellschaftsform. Bei der Gründung dieser Kapitalgesellschaft muss ein Startkapital von 25.000 € vorhanden sein.

Es gibt ein eigenes GmbH-Gesetz, dass die Rechte und Pflichten einer GmbH regelt. Auch die Vorschriften zur Buchhaltung sind hier festgehalten. Die Geschäftsvorfälle sind in zwei Bereiche unterteilt: Gesellschaftsebene und Gesellschafterebene. Sie sind strikt voneinander zu trennen.

Die Anforderungen, die für GmbHs bezüglich der Buchführungspflicht gelten, im Überblick:

• doppelte Buchführung
• Gewinnermittlung
• Jahresabschluss (Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz sind notwendig)
• Inventur

Zusätzlich müssen alle (ausstehenden) Forderungen gegenüber Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern aufgeführt werden. Auch die Vertragsbeziehungen zwischen dem Unternehmen und den Gesellschaftern muss dokumentiert werden. Die Einhaltung dieser Anforderungen wird laut § 41 GmbH vom Geschäftsführer gewährleistet.

Die doppelte Buchführung 

Bei der Bilanzierung oder doppelten Buchführung erfolgt die Gewinnermittlung durch einen Betriebsvermögensvergleich.

• Der Gewinn wird ermittelt, indem das am Ende des Jahres vorhandene Betriebsvermögen vom Betriebsvermögen am Ende des Vorjahres abgezogen wird.
• Das Betriebsvermögen wird ermittelt, in dem Anlagevermögen und Umlaufvermögen addiert werden. Schulden werden abgezogen.

Bei dieser Methode wird zwingend eine Eröffnungsbilanz und eine Schlussbilanz erstellt: Bei Aufnahme des Unternehmens oder zu Beginn eines Geschäftsjahres muss eine Aufstellung des Vermögens und der Schulden eines Unternehmens erfolgen.

Die erneute Bestandsaufnahme (Inventur) am Ende des Geschäftsjahres ist die Grundlage für die Berechnung des aktuellen Betriebsvermögens. Es werden für jeden Geschäftsvorfall mindestens zwei Konten angelegt, das Konto und das Gegenkonto. Dabei stehen die Vermögenswerte auf der Aktivseite und die Vermögensaufwendungen auf der Passivseite. Daher auch der Name doppelte Buchführung.

Dieses Vorgehen ermöglicht es, die Entwicklung der GmbH nachvollziehbar darzulegen.

Zusätzlich muss eine doppelte Buchführung den Mindestanforderungen aus § 239 Handelsgesetzbuch genügen. Das bedeutet zusammengefasst:

Einfache, lebendige Sprache, Erklärungen zu Abkürzungen, Vollständigkeit, zeitgerechte, richtige und aktuelle Anordnung, Anfangs- und Schlussbilanz, Doppelbuchungen, Gewinn- und Verlustrechnung.

Buchhaltung selber machen oder auslagern? Wir listen die Vor- und Nachteile auf

1.Die GmbH-Buchhaltung durch den Steuerberater 

Gerade für die erste Zeit der Gründung ist es bei der GmbH-Buchführungspflicht ratsam, einen Steuerberater zu beauftragen, der in der deutschen Gesetzgebung sattelfest und immer auf dem neuesten Stand ist. Er verfügt nicht nur über das buchhalterische, für eine GmbH erforderliche Wissen und erspart eine Menge Zeit und bürokratischen Aufwand, sondern er weiß auch, wie man Steuern sparen kann und was bei der jährlichen Steuererklärung zu beachten ist.

Falls man sich für diese Lösung entscheidet, sollte man auf jeden Fall die vorbereitende Buchhaltung selbst erledigen, so spart man dem Steuerberater Zeit und sich selbst hohe Kosten. 

2. Die GmbH-Buchhaltung selber machen

Das deutsche Steuerrecht ist kompliziert. Ohne digitale Buchhaltung und ohne eine spezielle Buchhaltungssoftware muss man alles ganz ordentlich in Papierform ablegen und das kann einen hohen Aufwand bedeuten. Außerdem sind sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für solche in digitaler Form, sei es in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, bestimmte Aufbewahrungspflichten zu beachten. Anhand der Unterlagen muss jederzeit dokumentiert werden können, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurden. Dabei gelten die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Auch die Sicherung der Daten ist entsprechend vorzunehmen.

Moderne Buchhaltungssoftware für die GmbH-Buchhaltungspflicht nutzen

Natürlich kann man alles auch in Papierform chronologisch geordnet ablegen. Eine spezielle Buchhaltungssoftware ist jedoch die schnellere und effektivere Lösung, die zudem auch noch umweltfreundlicher ist. Die Online-Geschäftskonten können in wenigen Schritten mit der Buchhaltungssoftware verbunden werden und Banking und Buchhaltung für die GmbH werden stark vereinfacht.

Die Software ist die Basis für ein vollständiges und sorgfältiges Rechnungswesen. Buchhaltungsprogramme bieten zeitnahe Auswertungen der Zahlen. Dies wird von den Kapitalgebern  und Gesellschaftern oft gefordert. Finanzielle Veränderungen lassen sich schnell erkennen. So kann die Gesellschaft aktiv und vorausschauend geführt werden. Dabei ist die Hauptaufgabe der Buchhaltungssoftware die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle auf der Grundlage der Prinzipien der ordnungsgemäßen Buchführung sowie der rechtlichen Forderungen des HGB und des GmbH-Gesetzes. 

Mahnwesen

Ein Mahnwesen ist in einer guten Buchhaltungssoftware enthalten. Die Stammdaten der Geschäftspartner werden gesammelt, vereinbarte Zahlungskonditionen erfasst und Mahnschreiben auf Knopfdruck erstellt. Streng davon getrennt werden Forderungen und Verbindlichkeiten an den Geschäftsführer oder an die Gesellschafter der GmbH. Diese sind zum einen im Jahresabschluss separat auszuweisen, zum anderen müssen externe Prüfer die innergesellschaftlichen Verflechtungen schnell erkennen können.

Berichtswesen

Neben dem Geschäftsführer und den Investoren sind bei der GmbH auch die Gesellschafter an einem regelmäßigen Reporting interessiert. Die Software bereitet alle Daten strukturiert auf. Eine monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung und der betriebliche Kurzbericht spielen dabei eine besonders wichtige Rolle. Natürlich können Kennzahlen bezüglich Umsatzrentabilität oder Liquidität zusätzlich ausgewiesen werden. In welche Richtung die Gesellschaft sich entwickelt, lässt sich durch Vergleiche mit dem Vorjahr erkennen. Auf der Grundlage dieser Zahlen werden Entscheidungen getroffen, Investitionen vorgenommen und die Gewinnverwendung beschlossen.

Steuern 

Die GmbH muss den ermittelten Gewinn versteuern, unabhängig davon, ob er ausgeschüttet wird. Des Weiteren müssen Gewerbesteuern an die Gemeinde und Körperschaftssteuern entrichtet werden. Eine Buchhaltungssoftware unterstützt Unternehmen ebenfalls bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung. Dieser erfolgt monatlich oder quartalsmäßig und wird elektronisch abgegeben. Eine beantragte Dauerfristverlängerung wird ebenso von der Software beachtet.

Gewinn

Der Gewinn am Jahresende kann mit einem Gesellschafterbeschluss vollständig oder teilweise ausgeschüttet werden. Die Zahlungsanweisungen gehen automatisiert an die Bank.

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