Die doppelte Buchführung : was sollten Sie beachten?

Was versteht man unter doppelte Buchführung?

„Doppelt“ bedeutet in diesem Zusammenhang –aber auch im technischen Sinn – die Buchung als Erfassung eines Geschäftsvorfalls auf Konto und Gegenkonto. In der Bilanz sind auf der linken Seite (Soll) alle Aufwände und auf der rechten Seite (Haben) alle Erträge vermerkt. Der so ermittelte Saldo ermöglicht aussagekräftige Aussagen zur Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens.

Die doppelte Buchführung bildet alle zahlenmäßigen Geschäftsvorgänge eines Unternehmens ab. Durch diese systematische Abbildung kann das Ergebnis des unternehmerischen Handels festgestellt werden. Sie ist komplexer als die einfache Buchführung, da alle Einnahmen und Ausgaben zweimal erfasst werden: Über die Kasse oder ein Bankkonto wird festgehalten, wie die Geldbewegung erfolgte, während auf dem Gegenkonto die Art der einzelnen Buchungsposten erfasst wird. Durch diese doppelte Buchung wird die rechnerische Richtigkeit aller Buchungen sichergestellt.

Bei der doppelte Buchführung werden nicht nur Einnahmen und Ausgaben erfasst, sondern auch Aufwendungen und Erträge sowie Kapital und Vermögen. Dazu gehören:

• betriebliche Aufwendungen
• betriebliche Erträge
• Wareneingang und Warenbestand
• Fremdkapital
• Anlagevermögen
• Umlaufvermögen

Man sollte sich bereits vor Aufnahme der Unternehmenstätigkeit mit dem Thema der doppelten Buchführung befassen, um abzuklären, ob man dazu verpflichtet ist. Auch wenn keine Buchführungspflicht besteht, kann es sinnvoll sein, die doppelte Buchführung zu nutzen. Dies gilt vor allem, wenn man damit rechnet, dass das Unternehmen in der nächsten Zeit stark wachsen wird. 

Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen sowie Gewerbetreibende, die eine bestimmte Einkommensgrenze überschreiten, sind gesetzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet (Buchführungspflicht). Dazu zählen neben AGs und OHGs auch GmbHs.

Die Buchhaltung ist nicht nur die Grundlage für den Jahresabschluss beim Finanzamt, der aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) besteht. Die Unterlagen sind auf Nachfrage jederzeit dem Finanzamt vorzulegen, um zu belegen, dass alle Geschäftsvorgänge ordnungsgemäß verbucht und sämtliche Vorgaben eingehalten wurden. Auch die Sicherung der Daten ist entsprechend vorzunehmen.

Wer muss keine doppelte Buchführung machen?

Als Freiberufler, Selbstständiger oder Kleinunternehmen ohne Eintragung im Handelsregister ist man nicht zur einer doppelten Buchführung verpflichtet. Ansonsten gelten folgende Grenzen für Einzelunternehmen und landwirtschaftliche Betriebe: ein Umsatz von 600.000 Euro oder ein Gewinn von 60.000 Euro im Jahr. Wer unterhalb dieser Grenzen liegt, kann eine einfache Buchführung machen. Hier dient die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zur Gewinnermittlung.

Macht es Sinn, die doppelte Buchführung freiwillig zu erstellen?

Eine doppelte Buchführung kann auch für davon befreite Unternehmen von Vorteil sein. Der Aufwand ist zwar höher, aber dafür hat man einen guten Überblick über die aktuelle Unternehmenslage. Die gewonnenen Informationen dienen als Basis für wichtige Entscheidungen, auch Investitionsentscheidungen, für die weitere Entwicklung des Unternehmens. Falls man den Zeitaufwand für eine doppelte Buchführung scheut oder keine Expertise dafür im Haus hat, sollte man zumindest die vorbereitende Buchhaltung übernehmen.

In diesen Fällen kann die doppelte Buchführung sinnvoll sein:

• Bei der Planung eines stark wachsendes Unternehmens oder wenn ein Unternehmen sich im Wachstum befindet und die geltenden Umsatz- und Gewinngrenzen wahrscheinlich überschritten werden.
• Ab einer gewissen Unternehmensgröße und einer zunehmenden Anzahl von Kunden ist ein Überblick über die Geldflüsse und Unternehmenszahlen erforderlich.
• Bei der Planung größerer Investitionen, für die man auf Fremdkapital angewiesen ist.

Es ist allerdings zu beachten, dass man, wenn man sich für die doppelte Buchführung entscheidet, verpflichtet ist, diese 3 Jahre beizubehalten. Deshalb sollte man unbedingt auch die eventuell damit verbundenen Mehrkosten einplanen.

Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung ermöglicht im Vergleich zur EÜR, die nur den Gewinn oder Verlust abbildet, eine wesentlich komplexere Auswertung der Unternehmenszahlen. Veränderungen werden über einen längeren Zeitraum abgebildet, was bei zukunftsrelevanten Entscheidungen helfen kann. Auch für Banken ist die Gewinnermittlung durch einen Betriebsvermögensausgleich als Grundlage für die Entscheidung über eine Kreditvergabe interessant.

Als Nachteil zu nennen ist, dass die doppelte Buchung von Geschäftsvorfällen komplexer und aufwendiger ist. Steuerliches und buchhalterisches Wissen sind in jedem Fall gefragt. Außerdem wird bei der Meldung ans Finanzamt die Umsatzsteuer bereits bei der Buchung fällig, d.h. in der Regel noch vor dem Zahlungseingang. Das erfordert eine höhere Liquidität des Unternehmens.

Die Aufbewahrungspflicht

Alle Unterlagen der doppelten Buchführung sind aufzubewahren. Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus der Abgabenordnung (z.B. §§ 90 Abs. 3, 141 bis 144 AO) und aus Einzelsteuergesetzen (§ 4 Abs. 7 und § 41 EStG).

Es müssen nicht nur die steuerlichen und außersteuerlichen Bücher, Unterlagen und Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Auch andere Unterlagen, die zum Verständnis der Geschäftsvorgänge und zur Überprüfung der Besteuerung notwendig sind, müssen aufgehoben werden. Die Aufbewahrung kann in Papierform erfolgen, aber praktischer ist die digitale Variante. Hier können die Unterlagen in unterschiedlichen Formen aufbewahrt werden: Datensätze, Daten oder elektronische Dokumente gewährleisten das Umsetzen von Ordnungsvorschriften und dokumentieren gleichzeitig die Überwachung ihrer Einhaltung. Entwürfe von nicht abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefen müssen nicht aufbewahrt werden.

Viele Rechnungen und Ähnliches werden heute ohnehin digital versandt, Papierbelege kann man einscannen. Dabei gelten die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Auch die Sicherung der Daten ist entsprechend vorzunehmen. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre. Um eventuell noch geltende Fristen zu berücksichtigen, sollte man die Unterlagen besser 12 Jahre aufbewahren. 

Die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen sind nicht abschließend definiert. Die Finanzämter benötigen einen gewissen Spielraum, was eine abschließende Definition unmöglich macht. Die betrieblichen Abläufe, die betriebsinternen Unterlagen und die verwendeten Buchführungssoftwares und Aufzeichnungssysteme können sich stark unterscheiden und darum muss jeder Fall einzeln bewertet werden können.

Buchhaltung selber machen oder auslagern? Wir listen die Vor- und Nachteile auf

Die Buchhaltung selber machen

Ob man die doppelte Buchführung selber machen will, muss man sorgfältig abwägen. Das deutsche Steuerrecht ist kompliziert. Ohne Digitalisierung der Buchhaltung und ohne Buchhaltungssoftware muss man alles ganz ordentlich in Papierform ablegen, was einen hohen Aufwand bedeuten kann. Außerdem muss man sich neben dem Zeitaufwand fragen, ob man wirklich über die nötige Expertise verfügt.

Personal einstellen oder einen Steuerberater beauftragen

Natürlich kann man entsprechendes Personal einstellen oder auch die Buchhaltung an einen Steuerberater auslagern. Die dafür anfallenden Kosten sind auf jeden Fall einzuplanen. 

Moderne Buchhaltungssoftware nutzen

Man kann natürlich alles chronologisch in Papierform ablegen. Eine Buchhaltungssoftware ist jedoch die schnellere und effektivere Lösung, die zudem auch noch umweltfreundlicher ist. Die Online-Geschäftskonten können in wenigen Schritten mit der Buchhaltungssoftware verbunden werden, wodurch Banking und Buchhaltung einfacher werden.

Die Software ist die Basis für ein erfolgreiches Rechnungswesen. Buchhaltungsprogramme ermöglichen zeitnahe Auswertungen, die von den Gesellschaftern und Kapitalgebern oft gefordert werden. Wirtschaftliche Veränderungen lassen sich schnell erkennen. So kann die Gesellschaft aktiv und vorausschauend geführt werden. Dabei ist die Hauptaufgabe der Buchhaltungssoftware die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle auf der Grundlage der Prinzipien der ordnungsgemäßen Buchführung sowie der rechtlichen Forderungen des HGB. 

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